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Abonnement- & SaaS-Prüfung

Ziel

Wiederkehrende Ausgaben aus einem Bericht in ein gepflegtes Register übertragen: die wiederkehrenden Gebühren bestätigen, die niemand gekennzeichnet hat, diejenigen verwerfen, die keine Abonnements sind, einen Anbieter zu einem einzigen Datensatz zusammenführen und benennen, was nicht bearbeitet werden konnte.

Wann Sie es einsetzen

Wenn der Benutzer die Abonnementliste durcharbeiten und bearbeiten möchte: um sie zu bereinigen, wiederkehrende Gebühren zu klären, die niemand bestätigt hat, doppelte Datensätze eines Lieferanten zusammenzuführen oder SaaS- und wiederkehrende Ausgaben auf Preiserhöhungen und doppelte Tools zu überprüfen. Nicht für eine Anfrage, die nur dazu dient, Abonnements oder deren Kosten einzusehen, aufzulisten oder zu zählen: Dies sind Abfragen, die der Agent mit seinen eigenen Tools beantwortet. Es schreibt Daten: Es bestätigt und verwirft erkannte Abonnements und archiviert doppelte Datensätze, wobei jedes Element zunächst in einer Vorschau angezeigt und bestätigt wird.

Beispiel-Prompt

Gehe unsere Abonnements durch: Markiere diejenigen, für die wir tatsächlich bezahlen, und bereinige die Duplikate.

Verwandeln Sie wiederkehrende Ausgaben in ein Register, auf das Sie sich verlassen können. Der Assistent findet die Gebühren, die niemand als Abonnements gekennzeichnet hat, und die Anbieter mit mehr als einem Datensatz, zeigt die Nachweise und die betroffenen Beträge und bestätigt, verwirft und konsolidiert sie dann gemeinsam mit Ihnen – wobei jede Änderung vor der Durchführung in einer Vorschau angezeigt und nichts gelöscht wird.

So funktioniert's

Erfasst jede wiederkehrende Gebühr aus tatsächlichen Karten- und Rechnungsausgaben, nicht aus einem manuell geführten Verzeichnis, und kennzeichnet Preiserhöhungen mit dem entsprechenden Nachweis für jede Kennzeichnung.
Zeigt die Gebühren an, die Payhawk als wiederkehrend erkannt hat und die niemand bestätigt oder verworfen hat, gruppiert nach Anbieter mit dem betroffenen Ausgabenbetrag.
Bestätigt die echten und verwirft gemeinsam mit Ihnen den Rest, konsolidiert einen Lieferanten zu einem einzigen Datensatz und listet auf, was nicht bearbeitet werden konnte.

Häufige Fragen

Wir verfolgen Abonnements bereits in einer Tabelle. Warum benötigen wir dies?

Dies basiert auf dem, was tatsächlich berechnet wurde – jede wiederkehrende Kartenbelastung und Rechnung –, sodass es erfasst, was Aufzeichnungen übersehen: das Tool, das jemand außerhalb der Beschaffung als Ausgabe eingereicht hat, die Preiserhöhung, die niemand bemerkt hat, das Duplikat, das von einem anderen Team gekauft wurde. Es muss kein Inventar gepflegt werden.

Wird das Abonnement dadurch gekündigt?

Nein, und dies wird auch so angegeben, anstatt zu implizieren, dass die Zahlungen eingestellt wurden. Es bereinigt die von Payhawk nachverfolgten Daten: Es bestätigt die Belastungen, die tatsächlich Abonnements sind, lehnt diejenigen ab, die keine sind, und fasst einen Händler zu einem einzigen Datensatz zusammen. Die Kündigung des Vertrags bleibt eine Angelegenheit zwischen Ihnen und dem Händler.

Kann es uns sagen, welche Lizenzen niemand nutzt?

Nein. Payhawk sieht, was Ihnen in Rechnung gestellt wird, nicht, wer sich anmeldet, daher muss die Lizenznutzung vom Anbieter kommen. Was es belegen kann, ist, was jedes Abonnement kostet, wie sich diese Kosten entwickelt haben und wo derselbe Anbieter doppelt bezahlt wird – wo in der Regel ohnehin das meiste Geld steckt.