Suppliers & subscriptions

Abonnement- & SaaS-audit

Doel

Breng terugkerende uitgaven over van een rapport naar een bijgehouden register: bevestig de terugkerende kosten die niemand heeft gemarkeerd, negeer de kosten die geen abonnementen zijn, voeg een leverancier samen tot één record en benoem wat niet kon worden afgehandeld.

Wanneer je het gebruikt

Wanneer de gebruiker de abonnementenlijst wil doorwerken en er actie op wil ondernemen: deze opschonen, terugkerende afschrijvingen afhandelen die niemand heeft bevestigd, dubbele records van een leverancier samenvoegen, of SaaS- en terugkerende uitgaven controleren op prijsstijgingen en dubbele tools. Niet voor een verzoek dat alleen vraagt om abonnementen of de kosten ervan te bekijken, op te sommen of te tellen: dat zijn opzoekacties die de Agent met zijn eigen tools beantwoordt. Het schrijft gegevens: het bevestigt en negeert gedetecteerde abonnementen en archiveert dubbele records, die stuk voor stuk eerst als voorbeeld worden getoond en bevestigd.

Voorbeeldprompt

Neem onze abonnementen door: markeer de abonnementen waarvoor we daadwerkelijk betalen en verwijder de duplicaten.

Maak van terugkerende uitgaven een register waarop je kunt vertrouwen. De assistent vindt de uitgaven die niemand als abonnement heeft aangemerkt en de leveranciers met meer dan één record, toont het bewijs en de gemoeide bedragen, en bevestigt, negeert en consolideert deze vervolgens samen met jou - van elke wijziging wordt een voorbeeld getoond voordat deze wordt doorgevoerd, en er wordt niets verwijderd.

Hoe het werkt

Brengt elke terugkerende uitgave in kaart vanuit daadwerkelijke kaart- en factuuruitgaven, niet vanuit een handmatig bijgehouden register, en signaleert prijsstijgingen met het bewijs achter elke melding.
Toont de uitgaven die Payhawk als terugkerend heeft gedetecteerd en die nog door niemand zijn bevestigd of afgewezen, gegroepeerd per leverancier met het gemoeide bedrag.
Bevestigt de echte en wijst de rest samen met jou af, voegt een leverancier samen tot één record en geeft een overzicht van wat er niet kon worden afgehandeld.

Veelgestelde vragen

We houden abonnementen al bij in een spreadsheet. Waarom dit?

Dit werkt op basis van wat daadwerkelijk in rekening is gebracht - elke terugkerende kaartuitgave en factuur - zodat het oppikt wat administraties missen: de tool die iemand buiten inkoop om als onkosten heeft ingediend, de prijsstijging die niemand heeft opgemerkt, het duplicaat dat door een ander team is gekocht. Er hoeft geen inventaris te worden bijgehouden.

Annuleert dit het abonnement?

Nee, en dat staat er ook, in plaats van te suggereren dat de betalingen zijn gestopt. Het schoont op wat Payhawk bijhoudt: het bevestigen van de kosten die echt abonnementen zijn, het afwijzen van de kosten die dat niet zijn, en het samenvoegen van een leverancier tot één record. Het beëindigen van de overeenkomst blijft tussen jou en de leverancier.

Kan het ons vertellen welke licenties niemand gebruikt?

Nee. Payhawk ziet wat er in rekening wordt gebracht, niet wie er inlogt, dus het licentiegebruik moet van de leverancier komen. Wat het wel kan aantonen is wat elk abonnement kost, hoe deze kosten zich hebben ontwikkeld, en waar dezelfde leverancier dubbel wordt betaald - en dat is meestal toch al waar het geld zit.