Een slimme oplossing voor uitgavencontrole en zichtbaarheid

Met controle op bedrijfsuitgaven worden de processen en procedures bedoeld voor het beheren, controleren en reguleren van bedrijfsuitgaven. Een brede doelstelling van uitgavenbeheersing is het optimaliseren van de manier waarop een bedrijf financiële middelen gebruikt om de uitgaven af te stemmen op de financiële doelstellingen van de organisatie. Uitgavenbeheer en -controle omvat onder andere budgettering, inkoop, facturering en betalingsverwerking.
Op een meer gedetailleerd niveau omvat uitgavenbeheer specifieke functies zoals kaartcontroles, blokkering van geldopnames, uitgavenlimieten en meer.

Over het algemeen heeft controle op de uitgaven verschillende voordelen voor een bedrijf, waaronder:

1. Beter financieel beheer: Bedrijven kunnen weloverwogen beslissingen nemen door inzicht in en controle op de uitgaven.
2. Verhoogde winstmarges: Door onnodige uitgaven te verminderen, kun je de bottom line van je bedrijf verbeteren en de winst verhogen.
3. Betere budgettering: Met uitgavenbeheer kun je budgetten opstellen die de financiële doelstellingen van je bedrijf ondersteunen, overbesteding voorkomen en nauwkeurigere prognoses maken.
4. Minder verspilling: Door je uitgaven te controleren en te bezuinigen op onnodige uitgaven, kun je verspilling tegengaan en de efficiëntie van je bedrijfsvoering verbeteren.
5. Verbeterde cashflow: Door uitgaven te controleren en verspilling te verminderen, kun je de cashflow van je bedrijf verbeteren en financiële stabiliteit en groei stimuleren.

Op een meer specifiek niveau kunnen controles op bedrijfsuitgaven, zoals controles op zakelijke betaalkaarten, en workflows je bedrijf helpen een proactief en reactief uitgavenbeleid uit te rollen en een stevige grip te houden op de bedrijfsuitgaven.

Kijk voor een volledig overzicht van onze kaartcontroles en hun voordelen op de hoofdpagina controle en zichtbaarheid van uitgaven.


Kaartcontroles omvatten:

• Individuele kaarten en teamkaarten met toegewezen budgetten
• Uitgavenlimieten voor kaarten
• Risicovrije kaarten met nul saldo
• Kaarten blokkeren
• Kaarten bevriezen
• Verwijderen van kaarten
• Bulk kaartbeheer
• Blokkades voor online uitgaven
• Blokkades voor geldautomaten
  En meer

Payhawk helpt je op een aantal duidelijke manieren het risico van het verstrekken van zakelijke betaalkaarten te verminderen:

1. Stel duidelijke richtlijnen op en gebruik uitgavenbeheer software zoals Payhawk om het beleid te implementeren via ingebouwde kaartcontrolefuncties zoals daglimieten, bevriezing van geldopnames en per diem.
2. Controleer transacties: Je kaarten zijn rechtstreeks verbonden met je software, zodat je in realtime kunt zien wie wat uitgeeft en waar. Zo krijg je het inzicht dat je nodig hebt om het beleid aan te passen en bij te werken of zelfs om medewerkers of teams rechtstreeks aan te spreken.
3. Stel uitgavenlimieten in: Stel uitgavenlimieten in voor elke kaart of in bulk om het risico van overbesteding te verminderen.
4. Gebruik workflows: Maak goedkeuringsworkflows binnen de tool om uitgaven goed te keuren. Je kunt zelfs kaarten uitdelen met een nulwaarde en kaarthouders vragen om bij elke uitgave geld aan te vragen. Vervolgens kan de goedkeuring, afhankelijk van het gevraagde bedrag, worden geautomatiseerd of via een reeks gewenste goedkeurders verlopen.
5. Implementeer maatregelen voor detectie en preventie van fraude: Gebruik hulpmiddelen voor fraudedetectie en -preventie en maak gebruik van kaartcontroles zoals het bevriezen en blokkeren van kaarten
6. Wees gebruiksvriendelijk: Geef je kaarthouders kaarten en tools waar ze van houden. Payhawk kaarthouders vinden het gemakkelijk om compliant te blijven omdat ze de kaarten en de tool voor uitgavenbeheer graag gebruiken (wat betekent dat er gevallen zijn van uitgaven die buiten het beleid vallen).
7. Reconciliatie processen implementeren: Payhawk haalt automatisch gegevens van je bonnen, helpt je deze te categoriseren en synchroniseert naadloos met je boekhoudsoftware, waardoor reconciliatie eenvoudig en effectief is.