Een slimme oplossing voor uitgavencontrole en zichtbaarheid

Blijf in controle over alle zakelijke uitgaven, inclusief facturen, onkostenvergoedingen, betaalkaarten en meer - allemaal vanaf één plek.

Neem controle over zakelijke uitgaven

Laat je collega's hun werk doen terwijl jij de controle houdt over de uitgaven met zakelijke betaalkaarten die worden ondersteund door slimme software voor uitgavenbeheer.

Geef altijd en overal betaalkaarten uit

Geef betaalkaarten individueel of in bulk uit en maak teamkaarten en budgetten aan. Je hoeft niet weken te wachten op een bankuitgifte; virtuele Payhawk-kaarten kunnen in enkele seconden worden gebruikt.

Kaartlimieten instellen

Stel stand-alone of bedrijfsbrede uitgavenlimieten voor kaarten in, zonder dat je kaart voor kaart hoeft te beheren. Pas eenvoudig aan en stel een waarschuwing in wanneer het saldo bijna op is. Zo behoud jij controle over uitgaven.

Gebruik risicovrije kaarten zonder saldo

Geef kaarten uit met een nulsaldo en vraag gebruikers om via de app eenvoudige geldverzoeken te doen. Keur aanvragen automatisch goed of koppel ze aan vooraf ingestelde goedkeuringsworkflows op basis van het bedrag.

Kaarten blokkeren of bevriezen

Leg kaartuitgaven in een paar klikken stil in geval van misbruik door medewerkers of verdachte activiteiten. Probleem opgelost? Deblokkeer kaarten in enkele seconden om het overeengekomen gebruik te hervatten.

Kaarten verwijderen

Verwijder kaarten eenvoudig op basis van het personeelsverloop. Sluit de kaart in een paar stappen af via het portaal, zonder enige moeite of verwachting van de vertrekkende medewerker.

Beheer kaarten in bulk

Bespaar tijd bij het implementeren van kaartcontroles door ze in bulk te beheren. Beheer meerdere kaarten en stel verschillende beleidsregels in per senioriteitsniveau van de kaarthouder.

Ondersteun je uitgavenbeleid

Gebruik software die de regelgeving verbetert om je uitgavenbeleid binnen handbereik van je
kaarthouders te brengen via goedkeuringsworkflows, uitgavenregels en slimme automatisering.

Meer acceptatie en naleving

Zeg vaarwel tegen een stoffig, verwaarloosd uitgavenbeleid en stimuleer naleving van regelgeving met ingebouwde aanpasbare regels en limieten en een app waar werknemers dol op zijn. Zo behoud jij controle over uitgaven.


Regels voor uitgaven aanpassen

Stel kaartregels in en werk deze individueel of in bulk bij rond afzonderlijke transacties, dagelijkse limieten, hiërarchieën en soorten uitgaven om je uitgavenbeleid uit te rollen en indien nodig bij te werken.

Offline uitgaven blokkeren

Kies of je online betalingen wilt toestaan of niet. Als je bedrijf kaarten voornamelijk gebruikt voor bijvoorbeeld reizen, dan kun je eenvoudig kiezen om zakelijke uitgaven online niet toe te staan.


ATM-opnames instellen

Bepaal of collega's hun kaarten al dan niet kunnen gebruiken in geldautomaten. Beheerders en accountants kunnen het gebruik van geldautomaten per kaart of in bulk eenvoudig in- en uitschakelen.

Bespaar tijd met aangepaste workflows voor goedkeuring van zakelijke uitgaven

Bespaar tijd en verminder risico's met geautomatiseerde goedkeuringen van financieringen en veilige stapsgewijze verificaties.

Maak veilige goedkeuringsstromen

Stel goedkeuringsstappen voor financieringsaanvragen in voor goedkeuring (of afwijzing), controle en betaling. Geef je budgethouders en je financiële team het overzicht en breid de flow naar behoefte uit.

Goedkeuringen in meerdere stappen toewijzen

Voeg eenvoudig en in bulk extra goedkeuringsniveaus toe volgens het beleid van je bedrijf. Stel goedkeuringen in en automatiseer wie wordt geattendeerd op basis van het bestede bedrag of de gevraagde middelen.

Goedkeuringen per type zakelijke uitgave instellen

Creëer verschillende goedkeuringsworkflows op basis van het type zakelijke uitgave, waaronder betalingen per kaart, bankoverschrijvingen, onkostenvergoedingen, zakelijke gelden en kilometervergoedingen.

Naadloze integratie met ERP- en boekhoudsystemen

Bekijk je volledige bedrijfsuitgaven in real-time - en krijg tijdig waarschuwingen -
om je te helpen controles aan te passen en je bedrijfsprestaties te verbeteren.

Directe ERP-integraties
Zorg ervoor dat je altijd de meest actuele relevante gegevens binnen handbereik hebt. Synchroniseer de uitgavengegevens die je bedrijf voeden met directe ERP-integraties voor volledige zichtbaarheid en controle.

Real-time zichtbaarheid van uitgaven
Geniet van een volledig real-time overzicht van de uitgaven in je hele bedrijf via het multi-entity management dashboard. Neem slimme beslissingen op basis van real-time informatie en inzicht.

Onderneem snel actie dankzij waarschuwingen
Blijf op de hoogte van het cashflowbeheer en voorkom vertragingen met automatische meldingen wanneer rekeningen bijna leeg zijn. Bovendien kun je medewerkers automatisch achterna zitten als ze hun bonnetjes niet inleveren.

Beheer terugkerende betalingen
Voorkom dat je te veel uitgeeft aan dubbele of ongebruikte terugkerende betalingen met onze functie voor abonnementenbeheer. Houd prijzen, afwijkingen en duplicaten bij om besparingsmogelijkheden te vinden.

"Voorheen hadden we maar één goedkeuringsniveau, en dat was voor mij niet genoeg om de controle te houden. Als CFO vind ik dat met Payhawk prettig; we hebben de controle over wie wat kan goedkeuren. Kortom, Payhawk geeft ons een combinatie van efficiëntie en extra controle over de uitgaven, en dat is precies wat we nodig hebben op financieel gebied."

Leon Steenbrink CFO bij Mercell Nederland

FAQs

Met controle op bedrijfsuitgaven worden de processen en procedures bedoeld voor het beheren, controleren en reguleren van bedrijfsuitgaven. Een brede doelstelling van uitgavenbeheersing is het optimaliseren van de manier waarop een bedrijf financiële middelen gebruikt om de uitgaven af te stemmen op de financiële doelstellingen van de organisatie. Uitgavenbeheer en -controle omvat onder andere budgettering, inkoop, facturering en betalingsverwerking.
Op een meer gedetailleerd niveau omvat uitgavenbeheer specifieke functies zoals kaartcontroles, blokkering van geldopnames, uitgavenlimieten en meer.

Over het algemeen heeft controle op de uitgaven verschillende voordelen voor een bedrijf, waaronder:

  1. Beter financieel beheer: Bedrijven kunnen weloverwogen beslissingen nemen door inzicht in en controle op de uitgaven.
  2. Verhoogde winstmarges: Door onnodige uitgaven te verminderen, kun je de bottom line van je bedrijf verbeteren en de winst verhogen.
  3. Betere budgettering: Met uitgavenbeheer kun je budgetten opstellen die de financiële doelstellingen van je bedrijf ondersteunen, overbesteding voorkomen en nauwkeurigere prognoses maken.
  4. Minder verspilling: Door je uitgaven te controleren en te bezuinigen op onnodige uitgaven, kun je verspilling tegengaan en de efficiëntie van je bedrijfsvoering verbeteren.
  5. Verbeterde cashflow: Door uitgaven te controleren en verspilling te verminderen, kun je de cashflow van je bedrijf verbeteren en financiële stabiliteit en groei stimuleren.

Op een meer specifiek niveau kunnen controles op bedrijfsuitgaven, zoals controles op zakelijke betaalkaarten, en workflows je bedrijf helpen een proactief en reactief uitgavenbeleid uit te rollen en een stevige grip te houden op de bedrijfsuitgaven.

Kijk voor een volledig overzicht van onze kaartcontroles en hun voordelen op de hoofdpagina controle en zichtbaarheid van uitgaven.


Kaartcontroles omvatten:

  • Individuele kaarten en teamkaarten met toegewezen budgetten
  • Uitgavenlimieten voor kaarten
  • Risicovrije kaarten met nul saldo
  • Kaarten blokkeren
  • Kaarten bevriezen
  • Verwijderen van kaarten
  • Bulk kaartbeheer
  • Blokkades voor online uitgaven
  • Blokkades voor geldautomaten
    En meer

Payhawk helpt je op een aantal duidelijke manieren het risico van het verstrekken van zakelijke betaalkaarten te verminderen:

  1. Stel duidelijke richtlijnen op en gebruik uitgavenbeheer software zoals Payhawk om het beleid te implementeren via ingebouwde kaartcontrolefuncties zoals daglimieten, bevriezing van geldopnames en per diem.
  2. Controleer transacties: Je kaarten zijn rechtstreeks verbonden met je software, zodat je in realtime kunt zien wie wat uitgeeft en waar. Zo krijg je het inzicht dat je nodig hebt om het beleid aan te passen en bij te werken of zelfs om medewerkers of teams rechtstreeks aan te spreken.
  3. Stel uitgavenlimieten in: Stel uitgavenlimieten in voor elke kaart of in bulk om het risico van overbesteding te verminderen.
  4. Gebruik workflows: Maak goedkeuringsworkflows binnen de tool om uitgaven goed te keuren. Je kunt zelfs kaarten uitdelen met een nulwaarde en kaarthouders vragen om bij elke uitgave geld aan te vragen. Vervolgens kan de goedkeuring, afhankelijk van het gevraagde bedrag, worden geautomatiseerd of via een reeks gewenste goedkeurders verlopen.
  5. Implementeer maatregelen voor detectie en preventie van fraude: Gebruik hulpmiddelen voor fraudedetectie en -preventie en maak gebruik van kaartcontroles zoals het bevriezen en blokkeren van kaarten
  6. Wees gebruiksvriendelijk: Geef je kaarthouders kaarten en tools waar ze van houden. Payhawk kaarthouders vinden het gemakkelijk om compliant te blijven omdat ze de kaarten en de tool voor uitgavenbeheer graag gebruiken (wat betekent dat er gevallen zijn van uitgaven die buiten het beleid vallen).
  7. Reconciliatie processen implementeren: Payhawk haalt automatisch gegevens van je bonnen, helpt je deze te categoriseren en synchroniseert naadloos met je boekhoudsoftware, waardoor reconciliatie eenvoudig en effectief is.