Een zakelijke betaalkaart is een betaalkaart die wordt gebruikt om betalingen te doen namens een bedrijf. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat een medewerker van een sales team met zijn zakelijke betaalkaart een diner moet betalen tijdens een vergadering met een klant. De betaling wordt voor het werk gedaan met de door het bedrijf verstrekte kaart en is gekoppeld aan een desbetreffende bankrekening. Dit betekent dat de werknemer niet met zijn eigen geld hoeft te betalen en hoeft te wachten tot het bedrijf hem terugbetaalt. Daarnaast krijgt het bedrijf direct inzicht in de uitgaven, mits de kaart gekoppeld is aan geschikte, allesomvattende software. Sommige leveranciers van oplossingen voor uitgavenbeheer, zoals Payhawk, beschikken ook over ingebouwde, aanpasbare workflows, zodat bedrijven hun uitgaven kunnen controleren en limieten en goedkeuringen kunnen instellen.

Bedrijven van een bepaalde omvang zullen voor het beheer van hun betaalkaarten willen werken met een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk. Wij kunnen bedrijven een all-in-one uitgavenbeheer ervaring bieden die ontelbare uren administratie bespaart en real-time zichtbaarheid en controle over uitgaven biedt. De meeste groeiende bedrijven en Enterprises zullen hun eigen betaalkaarten niet zelf beheren. In plaats daarvan werken ze samen met experts om handmatige financiële processen te automatiseren, uitgaven te controleren, hun betalingen en boekhoudkundige gegevens te integreren, een geweldige gebruikerservaring te bieden en een eenvoudige manier om bonnetjes en facturen vast te leggen, en uitgebreide controles en governance te bieden.

Je bedrijf kan de betaalkaarten gebruiken voor alle legitieme zakelijke activiteiten die het nodig heeft (raadpleeg de algemene voorwaarden van de kaartdragers voor meer informatie). Je kaartgebruikers/werknemers hoeven alleen maar een betaling te doen met de zakelijke kaart, een bonnetje te fotograferen of te downloaden, dit te uploaden naar de app, een klein beetje info toe te voegen, en ze zijn klaar. De uitgaven worden vervolgens in real-time weergegeven, zodat het financiële team de uitgaven kan controleren, de budgettering in de gaten kan houden en realistische prognoses kan opstellen. Met de ondersteunende software voor de virtuele en fysieke bedrijfskaarten kan het financiële team ook limieten instellen en goedkeurings workflows toevoegen volgens het bedrijfsbeleid, zodat het bedrijf een goede uitgavencontrole en governance kan implementeren.

Nee. Normaal gesproken zijn zakelijke betaalkaarten niet bedoeld voor persoonlijke uitgaven. Maar het is aan de organisatie om te bepalen wat binnen het uitgavenbeleid als persoonlijke en wat als werkuitgaven wordt beschouwd. Het kan zijn dat sommige bedrijven toestaan dat reizen naar kantoor worden vergoed. Anderen verwachten dat de werknemer de reiskosten zelf betaalt en berekenen dit door in hun salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Bij Payhawk hebben we ingebouwde, aanpasbare goedkeurings workflows en uitgavenlimieten. Dit betekent dat een bedrijf eenvoudig kan definiëren wat geaccepteerd moet worden, en dat het voor gebruikers veel moeilijker is om het beleid te overtreden.