De grote voordelen van categoriseren bij State of Play

Het leven vóór Payhawk

Voordat ze Payhawk gebruikten, gebruikte het State of Play team meerdere losse tools om de financiën te beheren. Met meerdere entiteiten (of locaties) in zowel de VS als het VK, wilden ze een globaal overzicht van de uitgaven en de betalingsprocessen verbeteren binnen het uitgavenbeheer. Dit in combinatie met een fijne integratie met het ERP: NetSuite.

"Voor Payhawk gebruikten we een vrij handmatig systeem in het Verenigd Koninkrijk en verwerkten we onze uitgaven volledig via NetSuite," legde David Watson, Group Financial Controller bij State of Play, uit. "Het kaartgebruik ging via een traditionele creditcard van onze bank."

Het team wilde één wereldwijd platform dat kon functioneren in zowel de VS als het VK, inclusief kaarten, facturen en declaraties.

"Voordat we overstapten naar Payhawk, gebruikten we creditcards en bill.com voor het crediteuren systeem. Het integreerde niet met NetSuite en combineerde geen kaarten met crediteuren-vervulling, dus dat was veel schakelen tussen tools," vervolgde David. "Een van de grootste voordelen van Payhawk is de integratie met onze boekhoudsoftware en de mogelijkheid om betalingen in handen te geven van de daadwerkelijke gebruikers en operators (locaties)."

Payhawk viel met zijn 'all-in-one' oplossing erg op.

"Het overbrengen van zakelijke creditcardtransacties van traditionele banken naar een product dat direct integreert met NetSuite was een game changer!" zei David. "Nu besparen we tijd en nemen we betere beslissingen dankzij het volledige inzicht in onze multi-entiteit-uitgaven."

Eenvoudig multi-entity management

Met meerdere locaties in de VS en het VK beschouwt het State of Play-team uitgebreid multi-entity management als een topprioriteit.

"Het internationale aspect van Payhawk is voor ons ontzettend belangrijk," zei David. "In het bijzonder de mogelijkheid om door de verschillende dashboards en entiteiten te navigeren om precies te achterhalen wanneer en waar een transactie heeft plaatsgevonden."

Het multi-entity management dashboard is belangrijk voor het financiële team, omdat het hen in staat stelt om een actuele weergave van de uitgaven over elke entiteit te zien, inclusief wanneer een kaarttransactie plaatsvindt en waarom.

Dat is wat ons echt overtuigde om voor Payhawk te kiezen. We betalen per platform in plaats van per transactie, wat cruciaal voor ons is als hospitality bedrijf.

"We zijn momenteel een groep met zes entiteiten, maar naarmate we uitbreiden, zal de behoefte om per platform te betalen alleen maar toenemen," legde David uit. "Dat is wat ons echt overtuigde om voor Payhawk te kiezen. We betalen per platform in plaats van per transactie, wat cruciaal voor ons is als hospitalitybedrijf."

Uitgavencategorisatie op maat – en de kosten van DJ's

Terwijl de functies voor multi-entity management essentieel zijn voor het bieden van overzicht over de totale uitgaven, is het financiële team ook dol op de superhandige aanpassingsmogelijkheden van onze oplossing.

"We vertrouwen echt op de aanpasbare categoriën binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen locaties, zodat we de prestaties kunnen analyseren," vertelde Andrew Jacobi, VP van US Finance, ons. "We creëren de aangepaste velden die onze kaarthouders gebruiken om hun uitgaven te categoriseren. Of het nu gaat om het categoriseren tussen locaties of het indelen in de juiste grootboekcode, het is uiterst behulpzaam voor hoe we uitgaven toewijzen."

Het bijhouden van uitgaven over verschillende operators kan complex zijn voor een hospitalitygroep met meerdere locaties zoals State of Play. Het financiële team moet de uitgaven, forecasts en budgetten nauwlettend in de gaten houden. Bij Payhawk zijn onze aanpasbare categorieën ontworpen met dit in gedachten. Het financiële team van State of Play gebruikt de oplossing om snel afwijkingen en potentiële overschrijdingen in verschillende uitgavencategorieën te identificeren.

"Aan het einde van de periode kijken we naar twee dingen. Ten eerste, waren we in staat om onze uitgaven goed te voorspellen? Hiervoor geven we Payhawk rechtstreeks in handen van onze locatiebeheerders, zodat zij kunnen rapporteren waar ze hun geld aan uitgeven. Deze aanpak betekent dat zij hun uitgaven kunnen volgen ten opzichte van het budget en ervoor kunnen zorgen dat ze dit binnen elke grootboek categorie halen," legde Andrew uit. "Dan kijken we aan het einde van de periode naar de afwijking ten opzichte van het budget — of een uitgavencategorie het budget heeft overschreden of eronder is gebleven. Payhawk stelt ons in staat om snel te zien of er in specifieke gebieden in onze winst- en verliesrekening te veel wordt uitgegeven. Bijvoorbeeld, als we zien dat we in een bepaalde locatie te veel of meer dan verwacht uitgeven aan DJ's."

Payhawk stelt ons in staat om snel te zien of er in specifieke gebieden in onze winst- en verliesrekening te veel wordt uitgegeven. Bijvoorbeeld, als we zien dat we in een bepaalde locatie te veel of meer dan verwacht uitgeven aan DJ's.

"We kunnen zien wat we in de periode aan DJ's hebben uitgegeven dankzij de facturen die onze operators hebben ingediend, en we hebben die facturen gecategoriseerd naar de juiste afdeling en grootboekcode, wat voor ons de locatie is," vervolgde Andrew. "Door naar de uitgaven te kijken, kunnen we zeggen: 'We hadden €5.000 gepland voor deze periode, maar we hebben €7.000 uitgegeven. Wat is er gebeurd?' Zijn we te veel in rekening gebracht? Hebben we de frequentie van DJ's verhoogd? En zo ja, moeten we het budget voor de volgende periode aanpassen?"

Leveranciersbeheer

Leveranciersrelaties zijn cruciaal voor hospitalitybedrijven zoals State of Play, omdat ze zorgen voor betrouwbare toegang tot kwaliteitsproducten en -diensten, wat uiteindelijk de gasten ervaring verbetert en het succes bevordert.

Bij de oude leveranciers werd het financiële team vaak een bottleneck voor het beheer van leveranciers. De locatie teams of centrale kantoorfuncties konden niet snel genoeg aankopen doen en moesten dagen wachten op de ontvangst van zakelijke betaalkaarten of goedkeuringen.

"We hebben verschillende leveranciers die betaling aan het begin van een samenwerking vereisen om een campagne of iets dergelijks te starten," zei Andrew. "Dus, in staat zijn om onmiddellijk een kaart uit te geven voor onze teamgenoot — met het exacte limiet die ze nodig hebben — voor die specifieke leverancier stelt hen in staat om wendbaar te blijven terwijl wij de controle behouden."

Leveranciersfacturen zijn ook gemakkelijker te beheren. En dankzij onze slimme OCR, zodra een van de teamleden een factuur uploadt, worden de gegevens direct in het gekozen ERP van State of Play, NetSuite, geïmporteerd.

"We krijgen volledig inzicht in de internationale uitgaven en we kunnen onze bonnetjes en facturen rechtstreeks in NetSuite zien dankzij de integratie met Payhawk. Die gegevensstroom betekent dat we onze winst- en verliesrekening heel snel kunnen begrijpen, zonder hoofdpijn," vertelde Andrew ons.

Grote winst geboekt met slim uitgavenbeheer

Sinds ze zijn overgestapt naar onze oplossing, is het State of Play-team blij om de financiën duidelijk en gemakkelijk te kunnen beheren.

Bedrijven zoals State of Play ontdekken dat de overstap naar Payhawk grote voordelen biedt, waaronder tijdbesparing door naadloze ERP-integraties en verbeterde besluitvorming door realtime inzicht in uitgaven.

Ontdek hoe jouw bedrijf kan profiteren, boek vandaag nog een demo.