Op maat gemaakte uitgavencategorieën om je bedrijfsmodel te ondersteunen

Er zijn twee belangrijke manieren waarop bedrijven hun uitgaven bijhouden: handmatig of via automatisering. Handmatig bijhouden houdt in dat elke uitgave wordt geregistreerd in een Excel-spreadsheet of boekhoudsoftware zoals QuickBooks.

Voor geautomatiseerd bijhouden is er een oplossing voor uitgavenbeheer nodig, waaronder zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer, die automatisch alle aankopen registreert die werknemers of leveranciers namens het bedrijf doen.

Uitgavencategorieën afgestemd op je bedrijfsmodel

De uitgavencategorieën die je voor je bedrijf aanmaakt, moeten worden afgestemd op je specifieke behoeften. Voor bedrijven die bijvoorbeeld de personeelsuitgaven per afdeling willen bijhouden, kun je een uitgavencategorie "Marketing" en een andere uitgavencategorie "HR" aanmaken. Wanneer je dan nieuwe werknemers toevoegt, kun je ze toewijzen aan een van deze twee categorieën en hun uitgaven en budget overzichtelijk bijhouden.

Om dit proces goed te starten, kun je je uitgaven onderverdelen in drie hoofdcategorieën: operationeel, kapitaal en overige. Tot de operationele uitgaven behoren de dagelijkse bedrijfsuitgaven, de kapitaaluitgaven zijn noodzakelijk voor de groei op lange termijn en de overige uitgaven omvatten alle andere zaken.

Deze aanpak heeft verschillende voordelen:

• Je kunt je uitgaven vergelijken met andere bedrijven in je sector of zelfs met oude gegevens van je eigen bedrijf.
• Je kunt er doelstellingen en prognoses mee opstellen voor toekomstige budgetten en uitgaven.
• Je kunt je prestaties vergelijken met andere bedrijven in vergelijkbare sectoren.
• Het helpt je om te identificeren waar je geld zou kunnen besparen zonder dat dit een negatieve invloed heeft op het bedrijf (bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden).

Hoe uitgavencategorieën werken met boekhoudkundige en ERP-integratie

Gegevens maken de kern uit van software-integraties. Als je boekhoudsoftware gebruikt, is er een grote kans dat je je betalingsgegevens handmatig invoert voor analyse en reconciliatie.

Met een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk is de handmatige invoer van gegevens echter verleden tijd. Onze zakelijke betaalkaarten synchroniseren met onze software voor uitgavenbeheer, zodat je betalingen kunt verrichten en uitgaven kunt controleren op één plek. Dankzij onze directe ERP-integratie met Exact Online en gestroomlijnde integraties met QuickBooks, Xero en dergelijke hoef je zelf niet langer gegevens te uploaden om je uitgaven te bekijken. Je gegevens worden naadloos gesynchroniseerd in enkele klikken. Je kunt zelfs de uitgavencategorieën die je gebruikt binnen de Payhawk-oplossing aanpassen, zodat alle uitgaven automatisch aan de juiste categorie worden gekoppeld.

"Met Payhawk kan iedere kaarthouder alles zelf categoriseren om te zien waar het geld naartoe gaat", aldus Uchenna, Finance Manager bij MDM Props. "Dit is belangrijk omdat alle gegevens zo op één plek worden bewaard en alle informatie over de uitgaven van het projectbudget wordt samengevoegd, zodat we kunnen nagaan wat we kunnen verbeteren. Bovendien hebben we nu genoeg tijd om proactief een projectanalyse uit te voeren, omdat we niet langer eindeloos achter bonnetjes aan hoeven te zitten!"

Boekhoudsoftware is ontworpen voor financiële rapportage en boekhouding. Je kunt er perfect je bedrijfsfinanciën mee bijhouden, maar niet je uitgaven beheren. Dat is waar software voor uitgavenbeheer specifiek voor is ontworpen. Hiermee kun je bijhouden en controleren hoeveel geld je uitgeeft aan verschillende budgetcategorieën zoals reizen, entertainment, kantoorbenodigdheden enzovoort.

Doe het op jouw manier met Payhawk

Met Payhawk kun je je eigen uitgavencategorieën aanmaken. Je kunt er zoveel toevoegen als je nodig hebt, en ze worden gesynchroniseerd met je boekhoudsysteem.

Je kunt je uitgavencategorieën instellen door de velden in het systeem aan te passen. Wanneer een medewerker dan een betaling doet en een foto van het bonnetje maakt om te uploaden, kan er tegelijkertijd een categorie worden geselecteerd, en klaar. De uitgave gaat naar de juiste categorie in je budget- en je boekhoudsoftware of ERP.

Uitgavencategorieën, vereenvoudigd: Belangrijkste conclusies

Het categoriseren van je uitgaven is een belangrijke stap in het plannings- en analyseproces voor je financiële prestaties. Zo kun je laten zien waar je geld naartoe gaat en kun je betere beslissingen nemen over toekomstige uitgaven en investeringen. (Daarnaast kun je ook nagaan hoeveel geld je hebt uitgegeven voor belastingdoeleinden of bij het berekenen van afschrijvingen op activa).

Op maat gemaakte uitgavencategorieën tillen de granulariteit en efficiëntie naar een hoger niveau. Hiermee kun je je uitgaven opsplitsen in categorieën en subcategorieën om de ROI te berekenen en nauwkeuriger te bepalen waar je geld kunt besparen en toch je doelen kunt bereiken.

Bij Payhawk werken onze integraties ook volgens het concept van overlopende posten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de datum op de factuur of het bonnetje en de betalingsdatum, waardoor onze klanten kunnen profiteren van meer nauwkeurigheid en minder werk.

Benieuwd hoe financiële teams uitgavencategorieën samenstellen die bij hun bedrijfsmodel aansluiten? Boek vandaag nog een demo.