Gemakkelijke kaart- en factuurreconciliatie
Met Payhawk heeft je bedrijf een complete uitgavenbeheeroplossing inclusief betaalkaarten, uitgavenbeheer, factuurbeheer en meer.
Kaarthouders hebben zakelijke betaalkaarten die via een gebruiksvriendelijke app en beheerdersportaal gekoppeld zijn met software voor uitgavenbeheer. Ze hoeven alleen uitgaven te doen (binnen limieten die door het financiële team zijn ingesteld in de oplossing), een foto van het bonnetje te maken en te uploaden en de uitgavencategorieën te selecteren (uit een lijst die door het financiële team is opgesteld).
"De Payhawk-app is zo slim en intuïtief", zegt Alessandro Lupo, financieel directeur van Club Freelance. "Het team is erg enthousiast over de app omdat die voor iedereen gemakkelijk te gebruiken is. Er worden ook minder fouten gemaakt nu de geïntegreerde OCR-technologie alle gegevens van bonnetjes vastlegt zodra iemand een bonnetje geüpload heeft. Ze hoeven dus alleen de juiste uitgavencategorie te kiezen."
De OCR-technologie haalt alle relevante gegevens op om te zorgen dat er geen velden of gegevens ontbreken. En als je collega vergeet het bonnetje te uploaden? Dan gaat de software daar automatisch achteraan totdat het alsnog gebeurt.
Payhawk-klant ATU bespaarde ruim 2 miljoen euro aan teruggevorderde btw door betaalkaarten te gebruiken en de bonnetjes correct te categoriseren bij de reconciliatie.
"We hoeven niet meer achter bonnetjes aan te gaan. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen maar een foto van hun kassabon te maken om deze te digitaliseren en in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. Dankzij deze wijziging kon ATU in het eerste jaar 2 miljoen euro terugvorderen van de belastingdienst, die anders verloren zou zijn gegaan", zegt Mathias Goet, senior projectmanager bij ATU.
Slimme factuurreconciliatie
Net als de reconciliatie van bonnetjes van kaartbetalingen is ook de factuurreconciliatie gemakkelijk dankzij de OCR-technologie en de aangepaste velden in Payhawk.
We hebben aan onze klanten gevraagd hoe de betaling en reconciliatie van een enkele factuur verliep voordat ze Payhawk gebruikten. Ze vertelden dat de betaling wel 15 minuten kon duren en dat er meerdere mensen bij betrokken waren.
Met Payhawk gebeurt het in slechts enkele seconden. Nadat de OCR-technologie alle relevante gegevens heeft opgehaald, hoeft de persoon die de factuur indient alleen een paar velden te selecteren en een opmerking toe te voegen. Klaar.
Dit proces betekent dat het categoriseren gedecentraliseerd is en dat het financiële team strategische beslissingen voor het bedrijf kan nemen in plaats van te verdrinken in facturen en achter ontbrekende gegeven aan te moeten gaan.