De kunst van kaart-, bank- en factuurreconciliatie en de voordelen voor je bedrijf

Vooral als je deel uitmaakt van een financieel team in een groter of groeiend bedrijf met ingewikkelde financiële activiteiten en verschillende bronnen van inkomsten en uitgaven, dan is reconciliatie een hele uitdaging.

Van discrepantie tussen gegevens tot ontbrekende informatie: nauwkeurige reconciliatie levert veel stress op. En de druk om snel tot een nauwkeurige reconciliatie te komen, is enorm, vooral als het gaat om het beheren van kasstromen en het halen van deadlines voor rapportage.

Wat is reconciliatie in boekhouding?

Reconciliatie in boekhouding is een kritisch proces dat ervoor zorgt dat financiële gegevens nauwkeurig en consistent zijn tussen verschillende boekhoudkundige bronnen. Het houdt in dat de financiële records van een bedrijf, zoals bankafschriften, kasboeken en boekhoudsoftware, worden vergeleken en in overeenstemming worden gebracht. Dit proces speelt een cruciale rol in het waarborgen van de financiële integriteit van een organisatie en biedt verschillende voordelen.

Waarom is reconciliatie in boekhouding belangrijk?

Reconciliatie in boekhouding is om verschillende redenen belangrijk, het zorgt o.a. voor:

• Nauwkeurigheid
• Fraudedetectie
• Budgetbeheer
• Tijdige besluitvorming
• Naleving en regelgeving

Het beschouwen van reconciliatie als een essentieel aspect van het boekhoudproces stelt bedrijven in staat om de betrouwbaarheid en transparantie van hun financiële gegevens te waarborgen, terwijl ze deze afstemmen op de overkoepelende bedrijfsdoelen. Dit vormt de basis voor een solide financiële structuur en bevordert duurzame groei.

Wat is kaartreconciliatie?

Bedrijven volgen het kaartreconciliatieproces om alle transacties op de bankafschriften van het bedrijf te matchen met de bijbehorende boekhoudgegevens.

Het uitvoeren van kaartreconciliatie zorgt ervoor dat het bedrijf, het financiële team en de kaarthouders al hun uitgaven correct geregistreerd hebben en helpt om discrepanties en fouten te ontdekken. Het proces bestaat doorgaans uit het vergelijken van transacties op de bankafschriften met transacties in de boekhoudgegevens en het oplossen van eventuele verschillen of het doen van noodzakelijke aanpassingen om de nauwkeurigheid te waarborgen.

Wat zijn de belangrijkste stappen in kaartreconciliatie?

Om de kaartreconciliatie uit te voeren, moet je financiële team de transacties op de bankafschriften matchen met de boekhoudgegevens van het bedrijf.

In de belangrijkste stappen in kaartreconciliatie doe je het volgende:

1. Alle relevante informatie verzamelen: pak de bankafschriften, alle bonnetjes of documentatie over de transacties en de eigen bedrijfsgegevens over de transacties erbij.
2. De transacties vergelijken: loop elk van de transacties op het bankafschrift door en match die met de bijbehorende transactie in de gegevens van het bedrijf. Als een transactie niet in de gegevens van het bedrijf geregistreerd is, voeg die dan toe aan het reconciliatieproces.
3. Discrepanties identificeren en oplossen: als er discrepanties tussen het bankafschrift en de gegevens van het bedrijf bestaan, moet je die uitzoeken en oplossen. Ze kunnen het gevolg zijn van fouten in de boekhouding, fouten van de bank of fraude.
4. De gegevens van het bedrijf bijwerken: werk de gegevens van het bedrijf bij met alle wijzigingen die tijdens het reconciliatieproces zijn aangebracht.
5. De reconciliatie controleren en goedkeuren: controleer het volledige reconciliatieproces om te waarborgen dat alle transacties op de juiste wijze gematcht zijn en alle discrepanties opgelost zijn. Als je tevreden bent, keur je de reconciliatie goed en breng je alle noodzakelijke wijzigingen aan in de boekhoudgegevens van het bedrijf.
6. Documenteren en gegevens bewaren: documenteer het reconciliatieproces, inclusief alle aangebrachte wijzigingen en de redenen voor die wijzigingen. Bewaar een kopie van het gereconcilieerde bankafschrift en alle gerelateerde documentatie.

Wat gaat er verkeerd bij kaartreconciliatie in bedrijven?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom kaartreconciliatie verkeerd gaat in bedrijven:

1. Handmatige fouten: menselijke fouten zijn een veelvoorkomende oorzaak van onjuiste kaartreconciliatie. Handmatige posten kunnen bijvoorbeeld worden verwisseld, gedupliceerd of op de verkeerde rekening geregistreerd.
2. Gebrek aan documentatie: als bedrijven geen duidelijke documentatie voor hun kaartreconciliatieprocessen hebben, kan dat tot inconsistenties en fouten leiden.
3. Onvolledige of ontbrekende transacties: als transacties niet op tijd ingevoerd worden of als er transacties ontbreken, kan dat leiden tot een onjuiste reconciliatie.
4. Inconsistente categorisatie: als transacties niet consistent gecategoriseerd worden of als er inconsistenties zijn in de manier waarop verschillende transacties geregistreerd worden, kan dat leiden tot onjuiste reconciliatie.
5. Ontoereikende technologie: het gebruik van verouderde of ontoereikende technologie kan leiden tot onjuiste kaartreconciliatie. Als het systeem bijvoorbeeld geen transacties met meerdere valuta's kan verwerken of transacties niet in real time kan reconciliëren, kan dat leiden tot onjuiste reconciliatie.
6. Gebrek aan training: als medewerkers niet weten hoe kaarten gereconcilieerd moeten worden, kan dat leiden tot fouten.

Bedrijven moeten duidelijke, gedocumenteerde reconciliatieprocessen hebben, technologie gebruiken die voor deze taak ontworpen is (en ook automatisering mogelijk maakt) en medewerkers trainen in het correct reconciliëren van kaarten om bovenstaande fouten te voorkomen.

Wat is bankreconciliatie?

In het bankreconciliatieproces wordt het rekeningsaldo binnen een bedrijf of entiteit gematcht met het meest recente bankafschrift van het bedrijf. Als er discrepanties tussen de twee cijfers bestaan, moet het financiële of boekhoudteam alle posten op het afschrift controleren en waar nodig aanpassen.

Bij veel bedrijven is het reconciliatieproces tegenwoordig geautomatiseerd, maar sommige bedrijven doen nog veel handmatig.

Payhawk-klant MDM Props vertelt over de uitdagingen van nauwkeurige bankreconciliaties voordat ze overschakelden naar Payhawk als hun uitgavenbeheeroplossing.

"We hebben grote aantallen transacties en voordat we op Payhawk overstapten, voerden we onze betalingsreconciliatie handmatig uit. Het duurde maanden om alles te verwerken omdat we het nettobedrag, de btw en het betreffende project moesten invoeren", zegt financieel manager Uchenna van MDM Props. "Nu met Payhawk is het veel gemakkelijker doordat de OCR alle relevante gegevens van bonnetjes vastlegt en we alles direct vanaf het begin correct kunnen coderen met behulp van de aangepaste velden."

Welke soorten bankreconciliatie zijn er?

Er zijn drie, of technisch gezien vijf, soorten bankreconciliatie.

Bankreconciliatie (en intercompany)
Hier moeten bedrijven bankafschriften reconciliëren met hun geregistreerde transacties. Uiteindelijk moeten ze de balansen in de boeken van hun dochterondernemingen reconciliëren met de boeken van het moederbedrijf.

Klantreconciliatie
Bedrijven zijn hier de leverancier en moeten ervoor zorgen dat hun boeken overeenkomen met de boeken van hun klanten en dat er geen discrepanties bestaan.

Leveranciersreconciliatie (bedrijfsspecifieke reconciliatie)
Bedrijven zijn hier de klant en moeten ervoor zorgen dat hun boeken overeenkomen met de boeken van hun leveranciers en dat er geen discrepanties bestaan. Bedrijven moeten controleren of de diensten of goederen die ze van de leverancier ontvangen hebben, dezelfde zijn als de diensten of goederen die ze geregistreerd hebben.

Wat zijn de belangrijkste stappen in bankreconciliatie?

Hoe groot of klein het bedrijf ook is, er moeten verschillende belangrijke stappen genomen worden om het hele bankreconciliatie proces te voltooien, waaronder:

1. Bankgegevens controleren
2. Bedrijfsgegevens verzamelen
3. Stortingen controleren
4. Opnames controleren
5. De bedrijfsinkomsten onderzoeken
6. De uitgaven uitpluizen en controleren
7. De bankafschriften en het kassaldo aanpassen
8. De eindsaldi analyseren en controleren

Wat is het doel van een bankreconciliatie?

Bankreconciliatie is cruciaal en helpt om inconsistenties te vermijden die belangrijk zijn voor audit- en belastingdoeleinden.

Door het bankreconciliatie proces uit te voeren, krijg je ook een nauwkeurig beeld van hoeveel geld er inkomt en uitgaat op je bankrekening, zodat je belangrijke beslissingen kunt nemen die van invloed zijn op de gezondheid van je bedrijf. Van besparingen tot investeringen: bedrijven moet een goed beeld van hun uitgaven hebben, zodat ze budgetten kunnen beheren en hun geld zo nodig elders kunnen inzetten.

Wat is factuurreconciliatie?

Factuurreconciliatie is een essentiële stap in het crediteurenproces om de nauwkeurigheid te waarborgen en discrepanties te voorkomen als het om betalingen gaat.

Door de factuur en de inkooporder met elkaar te vergelijken en een rapport te ontvangen, kun je niet alleen de juistheid van in rekening gebrachte bedragen controleren, maar ook of je alle in de overeenkomst opgenomen diensten en goederen hebt ontvangen.

Het traditionele factuurreconciliatieproces ziet er ongeveer als volgt uit:

a) Haal de factuurgegevens op uit de ERP of database
b) Ga naar de website voor online bankieren
c) Voer de inloggegevens of het token in
d) Voer handmatig het bankrekeningnummer, de naam van de bank, de naam van de leverancier en het bedrag in op het online bankportaal
d) Reconcilieer de transactie in de boeken van het bedrijf via boekhoudsoftware

Factuurreconciliatie: problemen met de timing

Vroeger, in de tijd vóór uitgavenbeheer- en boekhoudsoftware, was timing een van de grootste problemen met factuurreconciliatie. Samen met de vraag wanneer precies betalingen op je balans zouden verschijnen.

Als je bijvoorbeeld op vrijdag een storting deed die pas op maandag op je rekening werd bijgeschreven, dan zou je fouten krijgen als je in de tussentijd je factuurreconciliatie uitvoerde.

Het kwam ook voor dat je eindeloos moest wachten totdat je leveranciers je cheques inden.

Factuurreconciliatie: frauduleuze activiteiten herkennen

Let bij het reconciliëren van facturen ook op ongebruikelijke patronen en andere waarschuwingssignalen die kunnen wijzen op frauduleus gedrag. Neem bijvoorbeeld het recente geval van phishing via Quanta, Facebook en Google, waarbij meer dan 100 miljoen dollar werd betaald aan nepfacturen. Voorbeelden van veelvoorkomende waarschuwingssignalen zijn:

1. Facturen met ongebruikelijke bedragen: als op een factuur een te betalen bedrag staat dat erg afwijkt van eerdere betalingen.
2. Facturen van onbekende leveranciers: als je een factuur ontvangt van een leverancier die je niet herkent.
3. Facturen met ontbrekende of onvolledige informatie: als op een factuur belangrijke informatie ontbreekt, zoals een bedrijfsnaam of contactgegevens.
4. Facturen met onjuiste betalingsgegevens: als een factuur onjuiste betalingsgegevens bevat, zoals een verkeerd gespelde naam of een onjuist bankrekeningnummer.
5. Facturen met inconsistenties in het bedrag of de omschrijving: als een factuur inconsistente of tegenstrijdige informatie bevat over het bedrag of de omschrijving van de goederen of diensten die in rekening gebracht worden.

Als je bij het reconciliëren van facturen vermoedt dat er sprake is van frauduleus gedrag, dan moet je stappen ondernemen om je bedrijf te beschermen. Bijvoorbeeld door contact op te nemen met de leverancier om de factuur te controleren, door betalingsgegevens na te kijken en zo nodig juridische stappen te ondernemen.

Waarom is factuurreconciliatie belangrijk?

Factuurreconciliatie is het proces waarbij facturen vergeleken worden met inkooporders en bonnetjes. Het doel van factuurreconciliatie is ervoor te zorgen dat de in rekening gebrachte bedragen op de facturen correct zijn en overeenkomen met de afgesproken hoeveelheden en prijzen in de inkooporders. Het proces helpt ook om discrepanties en fouten, zoals te hoge bedragen of ontbrekende items, snel op te sporen en op te lossen.

Factuurreconciliatie is een essentieel onderdeel van financieel beheer en helpt organisaties om een nauwkeurige financiële administratie bij te houden en schade door fraude of fouten te voorkomen. Bovendien helpt het bedrijven om de betaling van hun facturen te beheren zodat ze alleen betalen voor de goederen en diensten die ze ook daadwerkelijk ontvangen hebben.

Samengevat heeft factuurreconciliatie als doel om:

• De juistheid van facturen te verifiëren
• Leveranciers correct te betalen
• Te voorkomen dat er te veel of te weinig betaald wordt
• Een nauwkeurige financiële administratie bij te houden
• Discrepanties en fouten te identificeren en op te lossen

Het reconciliatieproces in je bedrijf verbeteren

Het reconciliëren van kaartbetalingen en facturen van leveranciers is tijdrovend maar noodzakelijk. Als je bedrijf dit werk nog grotendeels handmatig of met meerdere oplossingen uitvoert, dan is er een betere manier.

Je bedrijf moet software gaan gebruiken die het reconciliatieproces automatiseert en efficiënter maakt en handmatige fouten vermindert.

Alle bedrijven, groot en klein, hebben enkele omvangrijke taken als het gaat om het reconciliatieproces en het beheren van hun zakelijke uitgaven. Ze moeten:

a) gegevens over uitgaven, inclusief kaartbetalingen en facturen, gemakkelijk vastleggen
b) zorgen dat de gegevens perfect gesynchroniseerd worden met de boekhoudsoftware of ERP van hun keuze
c) realtime reconciliaties uitvoeren om een accuraat beeld van de cashflow van het bedrijf te krijgen

Bij Payhawk doen we dat alles en meer.

De uitgavenbeheeroplossing van Payhawk omvat slimme OCR-technologie op het desktopplatform en in de mobiele app, die binnen enkele seconden de belangrijkste gegevens uit bonnetjes en facturen kan vastleggen.

Gemakkelijke kaart- en factuurreconciliatie

Met Payhawk heeft je bedrijf een complete uitgavenbeheeroplossing inclusief betaalkaarten, uitgavenbeheer, factuurbeheer en meer.

Kaarthouders hebben zakelijke betaalkaarten die via een gebruiksvriendelijke app en beheerdersportaal gekoppeld zijn met software voor uitgavenbeheer. Ze hoeven alleen uitgaven te doen (binnen limieten die door het financiële team zijn ingesteld in de oplossing), een foto van het bonnetje te maken en te uploaden en de uitgavencategorieën te selecteren (uit een lijst die door het financiële team is opgesteld).

"De Payhawk-app is zo slim en intuïtief", zegt Alessandro Lupo, financieel directeur van Club Freelance. "Het team is erg enthousiast over de app omdat die voor iedereen gemakkelijk te gebruiken is. Er worden ook minder fouten gemaakt nu de geïntegreerde OCR-technologie alle gegevens van bonnetjes vastlegt zodra iemand een bonnetje geüpload heeft. Ze hoeven dus alleen de juiste uitgavencategorie te kiezen."

De OCR-technologie haalt alle relevante gegevens op om te zorgen dat er geen velden of gegevens ontbreken. En als je collega vergeet het bonnetje te uploaden? Dan gaat de software daar automatisch achteraan totdat het alsnog gebeurt.

Payhawk-klant ATU bespaarde ruim 2 miljoen euro aan teruggevorderde btw door betaalkaarten te gebruiken en de bonnetjes correct te categoriseren bij de reconciliatie.

"We hoeven niet meer achter bonnetjes aan te gaan. Sinds we Payhawk gebruiken, hoeven managers alleen maar een foto van hun kassabon te maken om deze te digitaliseren en in te voeren in het geautomatiseerde financiële systeem. Dankzij deze wijziging kon ATU in het eerste jaar 2 miljoen euro terugvorderen van de belastingdienst, die anders verloren zou zijn gegaan", zegt Mathias Goet, senior projectmanager bij ATU.

Slimme factuurreconciliatie

Net als de reconciliatie van bonnetjes van kaartbetalingen is ook de factuurreconciliatie gemakkelijk dankzij de OCR-technologie en de aangepaste velden in Payhawk.

We hebben aan onze klanten gevraagd hoe de betaling en reconciliatie van een enkele factuur verliep voordat ze Payhawk gebruikten. Ze vertelden dat de betaling wel 15 minuten kon duren en dat er meerdere mensen bij betrokken waren.

Met Payhawk gebeurt het in slechts enkele seconden. Nadat de OCR-technologie alle relevante gegevens heeft opgehaald, hoeft de persoon die de factuur indient alleen een paar velden te selecteren en een opmerking toe te voegen. Klaar.

Dit proces betekent dat het categoriseren gedecentraliseerd is en dat het financiële team strategische beslissingen voor het bedrijf kan nemen in plaats van te verdrinken in facturen en achter ontbrekende gegeven aan te moeten gaan.

Factuur- en kaartreconciliaties: integreren met je ERP en boekhoudsoftware

De integraties van Payhawk helpen financiële medewerkers en accountants om sneller te werken en fouten te vermijden. We hebben integraties met ERP- en boekhoudsoftware gemaakt volgens het concept van overlopende posten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de datum op de factuur of het bonnetje en de betaaldatum. Daardoor kan je financiële team:

1. Gegevens over zakelijke uitgaven moeiteloos overdragen. We integreren met NetSuite, Xero, Exact Online, Datev, Microsoft Dynamics en QuickBooks.
2. Realtime transacties correct in real time zien, volgen en registreren.

Met Payhawk bespaar je tijd en moeite door de gegevens van je uitgaven te digitaliseren via OCR, correct te categoriseren met automatisering en moeiteloos over te dragen naar je ERP- of boekhoudsoftware. Bovendien blijven de kaartuitgaven van je bedrijf binnen de limieten dankzij de controles die je instelt voordat je bedrijfskaarten overhandigt.

Hoe zit het met ontbrekende bonnetjes?

De werkelijke kosten van ontbrekende bonnetjes kunnen enorm zijn, zoals ATU en MDM Props eerder vertelden.

Maar met de gebruiksvriendelijke app en het platform zijn bonnetjes en facturen gemakkelijk vast te leggen en te beheren. En als er bonnetjes ontbreken? Dan gaat de software daar automatisch achteraan zodat alle gegevens over uitgaven geregistreerd worden.

Door bonnetjes te verzamelen, kunnen bedrijven veel btw terugvorderen en dankzij onze integratie met 60dias kun je zelfs met terugwerkende kracht bonnetjes indienen.

"De btw kan in sommige gevallen met terugwerkende kracht over een periode van maximaal vier jaar teruggevorderd worden", zegt Sergio Pérez Vegas, technisch managing partner (en voormalig belastinginspecteur gespecialiseerd in btw) van 60dias. "Dat betekent dat je btw kunt terugvorderen voor bonnetjes van twee jaar geleden maar dat je het voordeel al voelt voor het einde van dit jaar."

Je audittrail voorbereiden

Naast de voordelen van btw-teruggaven en een efficiënte maandafsluiting staat of valt ook de nauwkeurigheid van een audittrail met een goede reconciliatie.

Uitgavenbeheeroplossingen zoals Payhawk kunnen veel van de stappen van je audittrail foutloos en moeiteloos voor hun rekening nemen. Geen verkeerd ingetypte bedragen dankzij OCR en geen verwarrende uitgavencategorieën dankzij aangepaste velden die door je eigen financiële team zijn voorgesteld.

Ben je geïnteresseerd?

Factuur- en kaartreconciliaties zijn essentieel, maar hoeven niet ingewikkeld te zijn. Boek een demo om te zien hoe je bedrijf in minder tijd, voor minder geld en met minder stress betere reconciliaties kan uitvoeren.