Kontoabstimmung & Rechnungsabgleich: So meistern Sie Abstimmungen (Reconciliation)

Wenn Sie Teil eines Finanzteams eines größeren oder wachsenden Unternehmens mit komplexen Finanzvorgängen und mehreren Einnahme- und Ausgabenquellen sind, stellt die Abstimmung vermutlich eine anspruchsvolle Aufgabe für Sie dar.

Die Durchführung präziser Abstimmungen ist wegen Unstimmigkeiten zwischen Datensätzen oder fehlenden Informationen oft kein leichtes Unterfangen. Zudem herrscht ein enormer Druck, die Abstimmungen schnell und fehlerfrei abzuwickeln, insbesondere im Hinblick auf die Verwaltung des Cashflows und die Einhaltung von Fristen zur Berichterstattung.

Was ist ein Kartenabgleich?

Unternehmen führen Kartenabgleiche durch, um alle auf dem Kontoauszug des Unternehmens aufgeführten Transaktionen mit den entsprechenden Buchhaltungsunterlagen abzugleichen.
Der Abstimmungsprozess stellt sicher, dass das Unternehmen, das Finanzteam und die Mitarbeitenden alle Ausgaben korrekt verbuchen, um Unstimmigkeiten oder Fehler zu vermeiden.

Dazu werden in der Regel alle auf dem Kontoauszug aufgeführten Transaktionen mit den in der Buchhaltung erfassten Transaktionen verglichen und anschließend Abweichungen geklärt oder notwendige Anpassungen vorgenommen, um die Genauigkeit der Daten zu gewährleisten.

Was sind die wichtigsten Schritte bei der Kartenabstimmung?

Zur Abstimmung der Kartendaten muss Ihr Finanzteam die Transaktionen auf den Kontoauszügen mit den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens abgleichen.
Die wichtigsten Schritte bei der Kartenabstimmung umfassen folgende Tätigkeiten:

1. Sammeln aller relevanten Informationen: Beschaffen Sie eine Kopie des Kontoauszugs, sämtliche Quittungen oder Belege zu den Transaktionen sowie die unternehmenseigenen Aufzeichnungen zu den Transaktionen.
2. Vergleichen der Transaktionen: Prüfen Sie jede Transaktion auf dem Kontoauszug und vergleichen Sie sie mit der entsprechenden Transaktion in den Unternehmensaufzeichnungen. Sollte eine Transaktion nicht in den Unternehmensaufzeichnungen erfasst worden sein, fügen Sie sie dem Abstimmungsprozess hinzu.
3. Identifizieren und Beheben von Unstimmigkeiten: Wenn Abweichungen zwischen dem Kontoauszug und den Unternehmensaufzeichnungen bestehen, prüfen und beheben Sie die Probleme. Ursachen hierfür können Fehler in der Buchführung, Bankfehler oder Betrug sein.
4. Aktualisieren der Unternehmensaufzeichnungen: Aktualisieren Sie die Aufzeichnungen des Unternehmens, um alle während des Abstimmungsprozesses vorgenommenen Änderungen zu dokumentieren.
5. Prüfen und Genehmigen der Abstimmung: Überprüfen Sie den gesamten Abstimmungsprozess, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt abgeglichen und alle Unstimmigkeiten beseitigt wurden. Genehmigen Sie anschließend die Abstimmung und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen in den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens vor.
6. Dokumentieren und Aufbewahren von Aufzeichnungen: Dokumentieren Sie den Abstimmungsprozess, einschließlich aller vorgenommenen Änderungen und der entsprechenden Gründe. Bewahren Sie eine Kopie des abgestimmten Kontoauszugs und alle zugehörigen Unterlagen für eventuelle Referenzzwecke auf.

Wie entstehen Fehler bei der betrieblichen Kartenabstimmung?

Es gibt mehrere Ursachen für eine fehlerhafte Kartenabstimmung in Unternehmen:

1. Manuelle Fehler: Menschliche Irrtümer gehören zu den häufigsten Ursachen für fehlerhafte Kartenabstimmungen. Manuelle Eingaben können beispielsweise vertauscht, dupliziert oder auf dem falschen Konto verbucht werden.
2. Fehlende Dokumentation: Mangelnde Dokumentation im Rahmen der Kartenabstimmung kann zu Unstimmigkeiten und Fehlern führen.
3. Unvollständige oder fehlende Transaktionen: Wenn Transaktionen nicht rechtzeitig erfasst werden oder einige Transaktionen fehlen, kann die Abstimmung fehlerhaft ausfallen.
4. Fehlende einheitliche Kategorisierung: Wenn Transaktionen nicht einheitlich kategorisiert werden oder es Unstimmigkeiten bei der Erfassung verschiedener Transaktionen gibt, kann dies zu einem fehlerhaften Abgleich führen.
5. Veraltete Technologie: Der Einsatz von überholter oder veralteter Technologie kann zu fehlerhaften Kartenabstimmungen führen. Kann das System beispielsweise keine Transaktionen in mehreren Währungen verarbeiten oder Transaktionen nicht in Echtzeit abgleichen, besteht die Gefahr einer fehlerhaften Abstimmung.
6. Mangelhafte Ausbildung: Wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie die Kartenabstimmung funktioniert, kann es zu Fehlern kommen.

Um die oben genannten Fehler zu vermeiden, müssen Unternehmen über klare und dokumentierte Abstimmungsprozesse verfügen, speziell für diese Aufgabe entwickelte Technologien einsetzen (die auch die Automatisierung unterstützen) und ihre Mitarbeitenden im Hinblick auf eine korrekte Kartenabstimmung schulen.

Was versteht man unter Bankenabgleich?

Bei dem Bankenabgleich wird der Kontostand eines Unternehmens oder einer Einheit mit dem aktuellen Kontoauszug des Unternehmens abgeglichen. Bei Abweichungen zwischen den beiden Werten muss das Finanz- oder Buchhaltungsteam den Kontoauszug noch einmal überprüfen und die Abweichungen entsprechend korrigieren.

In zahlreichen Unternehmen ist der Abstimmungsprozess inzwischen weitgehend automatisiert, doch in einigen Unternehmen ist immer noch viel manuelle Arbeit erforderlich.

MDM Props Kunde von Payhawk, berichtete von den Herausforderungen bei der Durchführung genauer Kontoabstimmungen, bevor das Unternehmen Payhawk als Lösung für seine Ausgabenverwaltung für sich entdeckte.

„Wir verzeichnen große Mengen an Transaktionen, und vor Payhawk wurden unsere Zahlungsabstimmungen manuell durchgeführt. Dies zog sich über Monate hin, da wir den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Projektbezug eingeben mussten”, erklärte Uchenna, Finance Manager bei MDM Props. „Dank Payhawk gestaltet sich der Prozess jetzt viel einfacher, da die OCR alle relevanten Belegdaten erfasst und wir sie mithilfe der benutzerdefinierten Felder von Anfang an korrekt kodieren können.”

Welche Arten von Kontenabstimmungen gibt es?

Es gibt drei bzw. eigentlich fünf Arten von Kontenabstimmungen.

Kontenabgleich (und konzerninterne Abstimmung)
Unternehmen müssen hier die Kontoauszüge mit allen von ihnen erfassten Transaktionen abstimmen. Schließlich müssen sie die Salden in den Büchern ihrer Tochtergesellschaft mit den Büchern der Muttergesellschaft abstimmen.

Kundenabstimmung
In diesem Fall sind die Unternehmen die Lieferanten und müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltung mit der Buchhaltung ihrer Kunden übereinstimmt und keine Unstimmigkeiten vorliegen.

Lieferantenabstimmung (unternehmensspezifische Abstimmung)
In diesem Fall sind die Unternehmen die Kunden und müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltung mit der Buchhaltung ihrer Lieferanten übereinstimmt und keine Unstimmigkeiten vorliegen. Die Unternehmen müssen prüfen, ob die Dienstleistungen oder Waren, die sie vom Lieferanten erhalten, mit den von ihnen aufgezeichneten Angaben übereinstimmen.

Was sind die wichtigsten Schritte beim Kontenabgleich?

1. Unabhängig von der Größe des Unternehmens umfasst der komplette Kontenabstimmungsprozess mehrere wichtige Schritte:
2. Überprüfung der Bankbelege
3. Erfassen der Geschäftsaufzeichnungen
4. Überprüfung der Bankeinzahlungen
5. Überprüfung der Bankabhebungen
6. Untersuchung der Unternehmenseinnahmen
7. Genaue Überprüfung der Ausgaben
8. Bereinigung der Kontoauszüge und des Kassenbestands
9. Analyse und Prüfung der Endsalden

Wozu dient die Vorbereitung einer Kontenabstimmung?

Die Kontenabstimmung ist unerlässlich und sorgt dafür, dass Unstimmigkeiten im Hinblick auf Prüfungen und Steuererklärungen aufgedeckt und beseitigt werden.

Darüber hinaus wird durch diese Abstimmung sichergestellt, dass Sie einen genauen Überblick über die Ein- und Auszahlungen auf Ihrem Bankkonto haben. Angefangen bei den Rücklagen bis hin zu den Investitionen müssen Unternehmen ihre Ausgaben genau nachvollziehen können, damit sie ihre Budgets verwalten und Mittel gegebenenfalls umverteilen können.

Was versteht man unter Rechnungsabgleich?

Der Rechnungsabgleich ist ein grundlegender Bestandteil von Accounts Payable und dient der Gewährleistung der Genauigkeit sowie der Vermeidung von Unstimmigkeiten bei der Zahlungsabwicklung. Der Vergleich von Rechnung und Auftrag und die anschließende Berichterstattung ermöglichen es Ihnen, die Richtigkeit Ihrer Rechnungen zu überprüfen und sich zu vergewissern, dass Sie alle in der Vereinbarung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen erhalten haben.

Ein herkömmliches Rechnungsabstimmungsverfahren läuft in etwa wie folgt ab:

a) Abrufen der Rechnungsinformationen aus dem ERP-System oder der Datenbank
b) Öffnen der Online-Banking-Website
c) Eingeben der Anmeldedaten oder des Tokens
d) Manuelles Eingeben der Kontonummer, des Banknamens, des Lieferantennamens und des Betrags in das Online-Banking-Portal
d) Abstimmen der Transaktion in den Unternehmensaufzeichnungen über eine Buchhaltungssoftware

Der Rechnungsabgleich und die zeitlichen Herausforderungen

Früher (vor der Einführung von Software für das Ausgabenmanagement bzw. Buchhaltungssoftware) stellte die zeitliche Koordinierung der Rechnungsabstimmung eine große Herausforderung dar. Der genaue Zeitpunkt, zu dem die Zahlungen in der Bilanz angezeigt wurden, war ebenfalls nur schwer vorherzusagen.

Wenn Sie beispielsweise eine Einzahlung am Freitag getätigt haben, diese aber erst am Montag auf Ihrem Konto verbucht wurde, konnten sich nach einer zwischenzeitlichen Rechnungsabstimmung Fehler einschleichen.

Zudem blieben Sie möglicherweise in der Schwebe, weil Sie auf die Einlösung von Schecks warten mussten, die Sie Ihren Lieferanten geschickt hatten.

Rechnungsabgleich: So erkennen Sie betrügerische Aktivitäten

Bei dem Rechnungsabgleich müssen Sie unbedingt auf betrügerisches Verhalten achten und nach auffälligen oder ungewöhnlichen Mustern Ausschau halten. So wurde beispielsweise kürzlich ein Phishing-Betrugsfall bekannt, in den Quanta, Facebook und Google verwickelt waren, bei dem über 100 Millionen US-Dollar für gefälschte Rechnungen gezahlt wurden. Zu den üblichen Indikatoren gehören:

1. Rechnungen mit unterschiedlichen Zahlungsbeträgen: Rechnungen, deren Zahlungsbetrag stark von früheren Beträgen abweicht
2. Rechnungen von unbekannten Lieferanten: Rechnungen von Lieferanten, die Ihnen nicht bekannt vorkommen
3. Rechnungen mit fehlenden oder unvollständigen Angaben: Rechnungen, auf denen wichtige Informationen fehlen, z. B. der Firmenname oder die Kontaktdaten
4. Rechnungen mit falschen Zahlungsangaben: Rechnungen, die falsche Zahlungsdaten enthalten, wie ein falsch geschriebener Name oder eine falsche Kontonummer
5. Rechnungen mit widersprüchlichen Beträgen oder Bezeichnungen: Rechnungen, die uneinheitliche oder widersprüchliche Angaben bezüglich Betrag oder Beschreibung der in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen enthalten

Wenn Sie beim Abstimmen von Rechnungen betrügerisches Verhalten vermuten, müssen Sie Maßnahmen zum Schutz Ihres Unternehmens ergreifen. Dabei können Sie sich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen, um die Rechnung zu überprüfen, Zahlungsbelege einsehen und gegebenenfalls rechtliche Schritte einleiten.

Warum ist der Rechnungsabgleich so wichtig?

Bei der Rechnungsabstimmung werden Lieferantenrechnungen mit Kaufaufträgen und Belegen verglichen. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die auf den Rechnungen aufgeführten Beträge korrekt sind und mit den in den Aufträgen vereinbarten Mengen und Preisen übereinstimmen. Gleichzeitig ermöglicht dieser Prozess, etwaige Unstimmigkeiten oder Fehler, wie zu hohe Rechnungen oder fehlende Artikel, unverzüglich zu erkennen und zu beheben.

Die Rechnungsabstimmung ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzverwaltung und hilft Unternehmen, fehlerfreie Finanzunterlagen zu führen und durch Betrug oder Fehler bedingte Verluste zu vermeiden. Außerdem erleichtert der Prozess Unternehmen die genaue Verwaltung ihrer Rechnungszahlungen, sodass lediglich die Waren und Dienstleistungen bezahlt werden, die auch tatsächlich bezogen wurden.

Ziel der Rechnungsabstimmung sind demnach folgende Punkte:

1. Überprüfung der Rechnungen auf Fehler
2. Korrekte Bezahlung von Lieferanten
3. Verhinderung von Über- und Unterbezahlungen
4. Führung fehlerfreier Finanzunterlagen
5. Identifizierung und Behebung von Unstimmigkeiten oder Fehlern

So verbessern Sie den Abstimmungsprozess in Ihrem Unternehmen

Die Abstimmung Ihrer Kartenzahlungen und Lieferantenrechnungen ist zwar zeitaufwändig, aber unerlässlich. Erledigt Ihr Unternehmen den Großteil dieser Arbeit noch manuell oder mittels mehrerer Lösungen? Payhawk bietet eine effizientere Methode.

Sie benötigen eine Software, die den Abstimmungsprozess Ihres Unternehmens automatisiert, effizienter gestaltet und manuelle Fehler reduziert.

Unternehmen jeder Größe müssen beim Abstimmungsprozess und bei der Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben einige wichtige Aspekte berücksichtigen. Dabei gibt es folgende Anforderungen:

a) Problemlose Erfassung der Ausgabendaten, einschließlich der Daten von Kartenzahlungen und Rechnungen
b) Gewährleistung einer perfekten Synchronisierung der Daten mit der gewählten Buchhaltungssoftware bzw. dem ERP-System
c) Durchführung von Echtzeit-Abstimmungen für einen genauen Überblick über den Cashflow des Unternehmens

Payhawk erfüllt all diese Kriterien und bietet zudem viele weitere Funktionen.

Payhawks Lösung für Ausgabenmanagement bietet sowohl auf dem Desktop als auch in der mobilen App eine intelligente OCR-Technologie, mit der Sie die wichtigsten Beleg- und Rechnungsdaten in Sekundenschnelle erfassen können.

Karten und Rechnungen einfach abstimmen

Payhawk bietet Ihrem Unternehmen eine Komplettlösung für das Ausgabenmanagement, einschließlich Firmenkarten, Spesenmanagement, Rechnungsverwaltung und mehr.

Karteninhaber verfügen über Firmenkarten, die über eine benutzerfreundliche App und ein Verwaltungsportal mit der Spesenmanagementsoftware verbunden sind. Sie müssen lediglich ihre Ausgaben tätigen (innerhalb der vom Finanzteam bereits in der Lösung festgelegten Grenzen), ein Foto ihrer Belege hochladen und die Ausgabenkategorien auswählen (aus einer vom Finanzteam angelegten Liste).

„Die Payhawk-App ist wirklich praktisch und einfach zu bedienen”, so Alessandro Lupo, Finance Director bei Club Freelance.* „Das Team schätzt die App, weil sie so übersichtlich und benutzerfreundlich ist. Seit die integrierte OCR-Technologie alle hochgeladenen Belegdaten sofort erfasst, treten zudem weniger Fehler auf. Die Mitarbeitenden müssen also nur noch die richtige Ausgabenkategorie auswählen.“*

Die OCR-Technologie erfasst alle relevanten Daten, um sicherzustellen, dass keine Felder ausgelassen werden und keine Informationen fehlen. Was passiert, wenn Kollegen vergessen, Ihren Beleg hochzuladen? Die Lösung erinnert die Verantwortlichen automatisch daran, bis der Beleg hochgeladen wird.

Dank Payhawk konnte ATU durch die Verwendung von Firmenkarten und die korrekte Kategorisierung von Belegen bei der Abstimmung von über 2 Millionen Euro an Mehrwertsteuererstattungen profitieren.

„Belegen müssen wir nicht länger nachjagen. Seit wir Payhawk verwenden, müssen Manager lediglich ein Foto Ihres Belegs machen –wodurch er digitalisiert wird – und es in das automatisierte Finanzsystem eingeben. Bereits im ersten Jahr hat diese Änderung für ATU zu einer Amortisierung in Höhe von 2 Millionen Euro durch das Finanzamt geführt”, erklärt Mathias Goet, Senior Project Manager bei ATU.

Intelligente Rechnungsabgleich

Genauso wie die Abstimmung von Kartenzahlungsbelegen ist auch die Abstimmung von Rechnungen dank der OCR und benutzerdefinierter Felder in Payhawk eine Leichtigkeit.

Wir haben unsere Kunden nach ihren Erfahrungen mit dem Bezahlen und Abstimmen einer einzigen Rechnung befragt. Sie erklärten, dass das Bezahlen vor der Einführung von Payhawk bis zu 15 Minuten dauern konnte und mehrere Personen an dem Prozess beteiligt waren.

Mit Payhawk können Sie die Abstimmung nun in Sekundenschnelle abschließen. Die OCR erfasst alle relevanten Daten, und die Person, die die Rechnung einreicht, wählt einige benutzerdefinierte Felder aus und fügt einen Kommentar hinzu – fertig.

Auf diese Weise wird die Kategorisierung dezentralisiert, und das Finanzteam kann strategische Entscheidungen für das Unternehmen treffen, anstatt sich mit unzähligen Rechnungen auseinandersetzen und fehlenden Informationen nachgehen zu müssen.

Rechnungs- und Kartenabstimmungen: Integration mit Ihrer ERP- und Buchhaltungssoftware

Die Integrationsstrategie von Payhawk unterstützt Fachkräfte aus den Finanz- und Buchhaltungsbranchen, schnell zu arbeiten und Fehler zu vermeiden. Unsere ERP- und Buchhaltungssoftware-Integrationen funktioniert nach dem Konzept der periodengerechten Abgrenzung, sie differenziert also zwischen dem Datum der Rechnung bzw. des Belegs und dem der Zahlungsanerkennung. Ihr Finanzteam hat demnach folgende Möglichkeiten:

1. Nahtlose und einfache Übertragung der Spesendaten Ihres Unternehmens. Wir bieten Integration mit Oracle NetSuite, Xero, Exact Online, Datev, Microsoft Dynamics und QuickBooks.
2. Genaue Anzeige, Verfolgung und Aufzeichnung von Transaktionen in Echtzeit

Mit Payhawk sparen Sie Zeit und Arbeitsaufwand, indem Sie Ihre Ausgabendaten über die OCR digitalisieren, durch Automatisierung korrekt kategorisieren und mühelos in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware übertragen. Außerdem bleiben die Kartenausgaben des Unternehmens dank der Kontrollen, die Sie vor der Ausstellung Ihrer Firmenkarten einrichten, im gewünschten Rahmen.

Was, wenn Belege fehlen?

Fehlende Belege können enorme Kosten verursachen, wie bereits im Falle von ATU und MDM Props bewiesen.

Mithilfe unserer benutzerfreundlichen App und Plattform lassen sich Belege und Rechnungen jedoch leicht verwalten und erfassen. Und wenn doch einmal Belege fehlen? Die Lösung erinnert die Verantwortlichen automatisch daran, sodass alle Ausgabendaten aufgezeichnet werden.

Durch das Sammeln von Belegen können Unternehmen von Mehrwertsteuererstattungen im großen Rahmen profitieren – unsere Integration mit 60dias ermöglicht sogar das rückwirkende Einreichen von Belegen.

„In einigen Fällen kann die Rückforderung der Mehrwertsteuer bis zu vier Jahre rückwirkend erfolgen”, so Sergio Pérez Vegas, geschäftsführender technischer Partner (und beurlaubter Steuerprüfer mit dem Fachgebiet Mehrwertsteuer) bei 60dias. „Das bedeutet, dass Sie die Mehrwertsteuer auf Belege von vor zwei Jahren zurückfordern können, aber den entsprechenden Nutzen noch vor Jahresende spüren.”

Weitere Vorteile: Vorbereitung Ihrer Buchungskontrolle

Zusätzlich zu den Vorteilen der Mehrwertsteuererstattung und des effizienten Monatsabschlusses kann eine ordnungsgemäße Abstimmung maßgeblich für die Zuverlässigkeit einer Buchungskontrolle sein.

Mit Ausgabenmanagementlösungen wie Payhawk können Sie viele Ihrer Kontrollschritte ohne Fehler oder Aufwand abwickeln. Die OCR-Funktion sorgt für eine fehlerfreie Eingabe der Ausgabenbeträge, und dank der von Ihrem internen Finanzteam vorgeschlagenen benutzerdefinierten Felder sind alle Ausgabenkategorien klar definiert.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Die Abstimmung von Rechnungen und Karten ist ein wichtiger Prozess, der jedoch keineswegs kompliziert sein muss. Buchen Sie eine Demo und erfahren Sie, wie Sie die Abstimmung in Ihrem Unternehmen verbessern können, um Zeit, Geld und Arbeitsaufwand zu sparen.