12. Mai 2022
5 Minuten Lesezeit

Ausgabekategorien: Anwendbarkeit & Nutzen

Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgenTrish Toovey
Zusammenfassung

Ausgabenkategorien können Unternehmen dabei helfen, die Kontrolle über ihre Finanzen zu behalten. Sie ermöglichen eine genauere Budgetierung sowie Prognose und beschleunigen die Buchhaltung.

Inhaltsverzeichnis

    Ausgaben übermitteln

    Wir klassifizieren, um zu verstehen. Je besser die Daten, desto besser die Entscheidungen. Durch die Kombination von Kategorisierung und Datenerfassung können Unternehmen ihre Teams in die Lage versetzen, fundierte Entscheidungen zu treffen und dabei den kompletten Überblick über die aktuellen Ausgaben pro Kategorie zu erhalten.

    Was sind Kostenkategorien?

    Angenommen, Sie haben bereits den ersten Schritt in Richtung Ausgabenmanagement in Ihrem Unternehmen getan und nutzen Firmenkarten. Wenn Ihre Firmenkarten mit einer cleveren Software verknüpft sind, sollten Sie einen guten Überblick über die Ausgaben und deren Höhe haben.

    Wenn ein Mitarbeiter eine Zahlung tätigt, kann die unterstützende Software diese Zahlung in bestimmte Kategorien wie "Werbung", "Werkzeuge", "Mahlzeiten" usw. einordnen. Diese Kategorien können so individuell beschriftet werden, was eine einfache Analyse und Berichterstattung ermöglicht.

    Einfaches Management von Projekt- und Teamausgaben.

    Was ist das Besondere an den Ausgabenkategorien von Payhawk?

    Ausgabenkategorien müssen flexibel sein und sich an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen. Viele Plattformen für das Ausgabenmanagement sind so veraltet, dass sie Kategorien enthalten, die für viele Unternehmen weder nützlich sind, noch die Arbeitsweise der Mitarbeiter wirklich widerspiegeln.

    Mit Payhawk kann das Finanzteam die Bezeichnungen so anpassen, dass sie die tatsächlichen Projekte widerspiegeln, was eine schnellere Analyse und eine relevantere Kategorisierung der Ausgaben ermöglicht. Darüber hinaus können diese Kategorien hierarchisch angeordnet werden, z. B. könnte "Marketing" die Hauptkategorie sein, mit Unterkategorien wie "Marketing-Events" und "Content-Erstellung", um eine weitere Kategorisierung zu ermöglichen.

    Vorteile von Kostenkategorien

    Mit Payhawk können die Mitarbeiter beim Einreichen ihrer Ausgaben aus allen Kategorien wählen, die Sie erstellt haben.
    Das Finanzteam profitiert von einer anpassbaren und granularen Möglichkeit, die Ausgaben des Teams zu erfassen:

    Einfaches Management von Geschäftsbudgets

    Das Finanzteam erstellt das Budget für das Haushaltsjahr auf der Grundlage der Team Forecastings. Die Teams sind in der Lage, das Budget für das Jahr genehmigt zu bekommen, aber sie werden keine zusätzlichen Ausgaben für Mahlzeiten, Transport, Unterhaltung und andere "Kleinigkeiten" berücksichtigen.

    Schnelle Analyse der Teamausgaben.

    Für das Finanzteam ist es viel einfacher, die finanzielle Kontrolle zu behalten. Mit den richtigen Daten haben sie einen guten Überblick über die tatsächlichen Ausgaben des Unternehmens.
    Auf der Grundlage dieser Daten kann das Finanzteam auch mit den Geschäftsführern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Ausgaben der Teams den Budgets entsprechen.

    Sie können auch die Arbeit erleichtern, wenn das Unternehmen seine Ausgaben einschränken muss, z. B. wenn eine Einnahmequelle weggefallen ist. Anhand der kategorisierten Ausgaben können die Unternehmen Prioritäten setzen, wo sie Kosten einsparen müssen.

    Pre-Accounting Automatisierung

    Durch die Kategorisierung kann das Finanzteam eine vollständige Abstimmung zwischen dem Unternehmen und der Buchhaltung erreichen. Wenn die Administratoren jede Ausgabenkategorie mit ihrer Buchhaltungsnummer verknüpfen, wird die Vorabbuchung automatisiert! Die Controlling-Teams sehen diese Daten in den exportierten Excel-Dateien. Sie können sofort mit der Analyse und Aufschlüsselung der Zahlen beginnen.

    Tipps zur Kennzeichnung von Ausgabenkategorien

    Die Ausgabenkategorien in Payhawk können nach Belieben angepasst werden. Hier sind einige Tipps, wie Sie diese Kategorien benennen können:

    • Besprechen Sie mit den Teamleitern, welche Projekte anstehen, damit Kategorien definiert werden können, um aussagekräftige Daten zu sammeln. Berücksichtigen Sie auch regelmäßige Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern.
    • Halten Sie die Beschriftungen auf dem neuesten Stand, damit sie für die Mitarbeiter relevant bleiben, die eine benutzerfreundlichere Erfahrung ebenfalls schätzen werden.
    • Im Zweifelsfall aufzeichnen. Wenn Sie nicht detailliert genug sind, kann es zu Fehlkategorisierungen kommen, da die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, das richtige Etikett auszuwählen.

    Individuell anpassbare Ausgabenkategorien vereinfachen das Ausgabenmanagement und die Buchhaltung. Aber das ist nur eine der Funktionen, die Payhawk-Kunden so schätzen. Klicken Sie hier, um mehr über nützliche Funktionen für das Ausgabenmanagement zu erfahren und aufschlussreiche Tipps von erfahrenen CFOs zu erhalten.

    Wenn Sie wissen möchten, wie anpassbare Ausgabenkategorien Ihre Budgeterstellung verändern können, buchen Sie eine Demo.

    FAQs

    Warum sind Ausgabenkategorien wichtig für CFOs und Finanzteams?https://payhawk.com/de/blog/budget-kontrolle-im-unternehmen

    Ausgabenkategorien sind für CFOs und Finanzteams wichtig, weil sie es ihnen ermöglichen, zu sehen, wie das Budget ihres Unternehmens für jede Aktivität ausgegeben wird. Dies schafft mehr Klarheit, wenn es darum geht, das Unternehmensbudget zu analysieren und zu beurteilen, wo die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am meisten ausgeben. Um die Kontrolle über die Finanzen Ihres Unternehmens zu behalten, ist es wichtig zu verstehen, wofür jeder einzelne Cent ausgegeben wird. Dies kann nur durch eine sorgfältige Kategorisierung der Ausgaben erreicht werden.

    Wie können Ausgabenkategorien zur Optimierung zukünftiger Budgets genutzt werden?

    Sie können zukünftige Budgets optimieren, indem Sie herausfinden, welche Ausgabenkategorien für Ihr Unternehmen am kostspieligsten sind. Wenn Sie z. B. feststellen, dass Reisen einen erheblichen Kostenfaktor für Ihr Unternehmen darstellen, können Sie überlegen, wie Sie diese Kosten in künftigen Haushaltszeiträumen senken können. Dies könnte bedeuten, dass Sie nach alternativen Reisemöglichkeiten suchen oder mit Reisebüros oder -anbietern bessere Preise aushandeln.

    Wie kann ich mit der Ausgabenkategorisierung von Payhawk die Ausgaben meines Unternehmens effizienter verwalten?

    Mit der Ausgabenkategorisierung von Payhawk können Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens effizienter verwalten, da Sie einen klaren und präzisen Überblick darüber erhalten, wofür das Geld Ihres Unternehmens ausgegeben wird. Als CFO oder Mitglied eines Finanzteams erhalten Sie wertvolle Einblicke, um fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wo in zukünftigen Budgetperioden Einsparungen vorgenommen werden können oder welche Ausgabenbereiche mehr Aufmerksamkeit erfordern. Darüber hinaus können Sie mit dieser Funktion sicherstellen, dass alle Ausgaben des Unternehmens korrekt verbucht und der entsprechenden Abteilung oder Kostenstelle zugeordnet werden.

    Wie kann ich mich registrieren und Payhawk testen?

    Wir bieten allen unseren potenziellen Kunden die Möglichkeit, eine Demo zu buchen, damit wir Ihnen alle Funktionen unseres Kostenmanagementsystems zeigen können, bevor Sie entscheiden, ob es die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist. Wenn Sie Fragen zu unserer Software haben oder wissen möchten, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team ist gerne bereit, Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen und Ihnen die Software vorzuführen.

    Trish Toovey - Content Director bei Payhawk - Das Finanzsystem von morgen
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.

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