Création de catégories pour la gestion des dépenses : Pourquoi vous en avez besoin et comment les utiliser ?

Présentation des dépensesIl est important de classer les dépenses afin de les comprendre.

Les Hommes et maintenant les technologies, grâce à l'apprentissage automatique, organisent généralement les choses en les regroupant pour les analyser, les manipuler et les comprendre. Qu'il s'agisse d'animaux, d'arbres ou d'objets fabriqués par l'homme, nous classons tout par défaut.

En entreprise, nous faisons bien sûr la même chose. Nous utilisons les données pour comprendre et prendre des décisions. Plus les données sont bonnes, plus les décisions sont bonnes. En combinant catégorisation et collecte de données, les entreprises peuvent permettre aux équipes de prendre des décisions éclairées et d'atteindre leurs objectifs.

Que sont les catégories de dépenses ?

Disons que vous avez déjà franchi la première étape de la gestion des dépenses dans votre entreprise et que vous utilisez des cartes d'entreprise. À condition que vos cartes d'entreprise soient connectées à un logiciel de gestion sophistiqué, vous devriez avoir une bonne visibilité des dépenses et des montants dépensés.

Lorsqu'un employé effectue un paiement, le logiciel de support permet de le classer dans des catégories définies telles que « Publicité », « Outils de gestion​​ », « Repas »... Ces catégories peuvent être étiquetées pour correspondre à la manière dont les budgets sont établis, ce qui facilite l'analyse et l'établissement de rapports.

Qu'est-ce qui rend les catégories de dépenses Payhawk si spéciales ?

Les catégories de dépenses doivent être flexibles et s'adapter aux besoins de l'entreprise. De nombreuses plateformes de gestion des dépenses sont tellement dépassées qu'elles incluent des catégories qui ne sont pas utiles pour de nombreuses entreprises ou qui ne reflètent pas vraiment la façon dont les employés travaillent. Cette approche peut alors devenir plus qu'une gêne, elle peut conduire à des erreurs et au désengagement des employés au sein de l'équipe financière.

Payhawk permet à l'équipe financière de personnaliser les noms des catégories, afin qu'ils reflètent les projets réels, ce qui permet une analyse plus rapide et une catégorisation plus pertinente des dépenses.

En outre, ces catégories peuvent être hiérarchisées, par exemple, « Marketing » pourrait être la catégorie principale, avec des sous-catégories en dessous comme « Événements marketing » et « Création de contenu » pour permettre une catégorisation plus poussée.

Les avantages des catégories de dépenses

Avec Payhawk, lorsque les employés soumettent des dépenses, ils peuvent choisir parmi toutes les catégories que vous créez (également des sous-catégories).

En disposant d'un moyen personnalisable de rassembler les dépenses de l'équipe, l'équipe financière en tire de grands avantages :

Des budgets d'entreprise plus faciles à établir

L'équipe financière établit les budgets d'entreprise en s'appuyant sur la planification de chaque équipe. Les équipes peuvent obtenir l'approbation du budget de l'année, mais elles ne tiennent pas compte des dépenses supplémentaires liées aux repas, aux transports, aux divertissements et autres « petites dépenses ».

Disposer de ces données est utile car cela permet aux équipes financières de faire de bien meilleures prévisions, comme le montre l'expérience de l'un des clients de Payhawk.

Par exemple, disons que vous savez que l'équipe de vente a dépensé 2 000 € en transport pour visiter les clients, tandis que l'équipe de gestion des comptes a dépensé 4 000 €.

Si cette année l'équipe de vente a doublé, vous pouvez budgéter 4 000 € pour le transport de l'équipe de vente. Et concernant l'équipe des gestionnaires des comptes ? Peut-être que maintenant que quelques clients sont partis, 2 500 € seraient suffisants.

Avec une catégorisation précise des dépenses, l'établissement des budgets ressemblera davantage à une science exacte.

Une analyse plus facile et plus rapide des dépenses de l'équipe

Le maintien du contrôle financier est tellement plus facile pour l'équipe financière. En disposant des bonnes données, elle a une bonne vision des dépenses réelles de l'entreprise.

Ces données permettent aux équipes financières de travailler avec les dirigeants de l'entreprise pour s'assurer que les dépenses des équipes sont conformes aux budgets.

Elles peuvent également faciliter les choses si l'entreprise doit réduire ses dépenses, par exemple en cas de perte d'une source de revenus. La catégorisation des dépenses permet aux entreprises d'établir des priorités quant aux dépenses à effectuer.

Automatisation de la pré-comptabilité

En définissant les noms et les descriptions des catégories, l'équipe financière peut parvenir à un alignement total entre l'entreprise et la comptabilité. Si les administrateurs relient chaque catégorie de dépenses à leur numéro de compte comptable, la pré-comptabilité est alors automatisée ! Les équipes de contrôle de gestion verront ces données dans les fichiers Excel exportés. Elles pourront commencer tout de suite à analyser les chiffres.

Conseils pour la création des catégories de dépenses

Les catégories de dépenses sont personnalisables dans Payhawk pour répondre à toutes les possibilités. Voici quelques conseils sur la façon d'étiqueter ces catégories :

• Discutez avec les chefs d'équipe afin de définir des catégories permettant de saisir des données significatives. Pensez également aux événements réguliers tels que les fêtes de Noël.
• Maintenez les catégories à jour pour rester pertinent auprès des employés, qui apprécieront également une expérience plus conviviale.
• Soyez précis afin que les employés ne se trompent pas de catégorie.
• Mais ne rendez pas non plus les choses trop compliquées. Cela risquerait de perturber les employés qui pourraient également choisir la mauvaise catégorie.

Les catégories de dépenses personnalisables peuvent simplifier vos processus de gestion des dépenses et de comptabilité. Mais ce n'est qu'une chose parmi les fonctionnalités que les clients de Payhawk trouvent utiles. Cliquez ici pour télécharger notre ebook et en savoir plus à ce sujet.

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