Dépenses d'entreprise : comment bien les catégoriser ?

Les catégories de dépenses permettent d’organiser et de suivre les achats effectués au sein de votre entreprise. Par exemple, lorsqu’un employé règle un achat avec sa carte d'entreprise, il peut alors se connecter à la plateforme de gestion des dépenses de son entreprise et attribuer cette dépense à une catégorie spécifique, comme « Publicité », « Déplacement » ou « Repas ». Ces catégories, qui peuvent être personnalisées selon la structure budgétaire de l’entreprise, facilitent le suivi des finances, l’analyse des coûts et la création de rapports précis.

Les catégories de dépenses doivent être flexibles et s'adapter aux besoins de l'entreprise. En effet, les salariés sont souvent confrontés à des solutions obsolètes qui compliquent la gestion des frais professionnels. Ces catégories sont généralement trop nombreuses ou peu claires, ce qui peut conduire à des erreurs et ralentit considérablement le travail de l'équipe Finance.

Personnalisez vos catégories de dépenses avec Payhawk

Payhawk permet à l'équipe financière de personnaliser les noms des catégories, afin qu'ils reflètent les projets réels, ce qui permet une analyse plus rapide et une catégorisation plus pertinente des dépenses.

En outre, ces catégories peuvent être hiérarchisées, par exemple, « Marketing » pourrait être la catégorie principale, avec des sous-catégories en dessous comme « Événements marketing » et « Création de contenu » pour permettre une catégorisation plus poussée.

Des budgets d'entreprise plus faciles à établir

L'équipe financière établit les budgets d'entreprise en s'appuyant sur la planification de chaque équipe. Les équipes peuvent obtenir l'approbation du budget de l'année, mais elles ne tiennent pas compte des dépenses supplémentaires liées aux repas, aux transports, aux divertissements et autres « petites dépenses ».

Par exemple, disons que vous savez que l'équipe commerciale a dépensé 2 000 € en transport pour visiter les clients, tandis que l'équipe Customer Success a dépensé 4 000 €.

Si cette année l'équipe de vente a doublé, vous pouvez budgéter 4 000 € pour le transport de l'équipe commerciale. Et concernant l'équipe Customer Success ? Peut-être que maintenant que quelques clients sont partis, 2 500 € seraient suffisants.

Avec une catégorisation précise des dépenses, l'établissement des budgets ressemblera davantage à une science exacte.

Une analyse plus facile et plus rapide des dépenses de l'équipe

Le maintien du contrôle financier est tellement plus facile pour l'équipe financière. En disposant des bonnes données, elle a une bonne vision des dépenses réelles de l'entreprise.

Ces données permettent aux équipes financières de travailler avec les dirigeants de l'entreprise pour s'assurer que les dépenses des équipes sont conformes aux budgets.

Elles peuvent également faciliter les choses si l'entreprise doit réduire ses dépenses, par exemple en cas de perte d'une source de revenus. La catégorisation des dépenses permet aux entreprises d'établir des priorités quant aux dépenses à effectuer.

Automatisation de la pré-comptabilité

En définissant les noms et les descriptions des catégories, l'équipe financière peut parvenir à un alignement total entre l'entreprise et la comptabilité. Si les administrateurs relient chaque catégorie de dépenses à leur numéro de compte comptable, la pré-comptabilité est alors automatisée ! Les équipes de contrôle de gestion verront ces données dans les fichiers Excel exportés. Elles pourront commencer tout de suite à analyser les chiffres.

Nos conseils pour bien utiliser les catégories de dépenses

Les catégories de dépenses sont personnalisables dans Payhawk pour répondre à toutes les possibilités. Voici quelques conseils sur la façon de créer ces catégories :

• Discutez avec les chefs d'équipe afin de définir des catégories permettant de saisir des données significatives. Pensez également aux événements réguliers tels que les fêtes de Noël.
• Maintenez les catégories à jour pour rester pertinent auprès des employés, qui apprécieront également une expérience plus intuitive.
• Soyez précis afin que les employés ne se trompent pas de catégorie.
• Mais ne rendez pas non plus les choses trop compliquées. Cela risquerait de perturber les employés qui pourraient également choisir la mauvaise catégorie.

Une gestion optimisée des dépenses pour une meilleure prise de décision

En personnalisant les catégories de dépenses, Payhawk offre aux équipes financières une plus grande clarté et une meilleure maîtrise des budgets. Grâce à une catégorisation précise et à une analyse simplifiée, les entreprises peuvent ajuster leurs dépenses de manière stratégique et s'assurer que chaque euro dépensé contribue efficacement à leurs objectifs.

Dans un environnement où la gestion financière doit être à la fois rigoureuse et agile, disposer d'une solution complète de gestion des dépenses est essentiel. Une plateforme qui centralise les transactions, automatise la pré-comptabilité et facilite la catégorisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la visibilité financière de l'entreprise. En intégrant ces fonctionnalités, Payhawk aide les entreprises à transformer leurs données financières en leviers de croissance et d’optimisation budgétaire.

Pour découvrir comment embarquer vos équipes dans une gestion plus autonome des dépenses, consultez notre page dédiée.