Categorías de gastos: por qué tu empresa las necesita y cómo usarlas

La introducción de los gastos

Las personas clasificamos las cosas para poder entenderlas.

Los humanos -y ahora también la tecnología con el machine learning-, organizamos las cosas, agrupándolas para su análisis, manipulación y comprensión. Ya sea animales, árboles u objetos hechos por el hombre, clasificamos todo de forma predeterminada.

En los negocios hacemos lo mismo. Cuanto mejor sea la calidad de los datos, mejores serán las decisiones. Y si contamos con una buena recopilación, categorización y análisis de los datos, en las empresas podremos tener equipos mejor informados y listos para tomar las decisiones adecuadas y lograr los objetivos de negocio planteados.

¿Qué son las categorías de gastos?

Supongamos que ya has dado el primer paso para gestionar eficazmente los gastos de tu empresa y estás utilizando tarjetas corporativas. Si estas tarjetas de empresa están conectadas a un sofisticado software, tendrás una buena visibilidad de todos los pagos realizados y de cuánto dinero se gasta en tu negocio.

Cuando un empleado realiza un pago, el software de soporte permite clasificarlo en categorías de gastos establecidas, tales como "Publicidad", "Herramientas", "Dietas", etc. Estas categorías se pueden personalizar y etiquetar para que coincidan con la forma en que se elaboran los presupuestos, lo que facilita el análisis y la realización de informes.

¿Qué hace a las categorías de gastos de Payhawk tan especiales?

Las categorías de gastos deben ser flexibles y adaptarse a las necesidades de la empresa. Muchas plataformas de gestión de gastos están tan desactualizadas que incluyen categorías que no son útiles para las organizaciones o que no reflejan la forma en que trabajan los empleados. Este enfoque puede convertirse en algo más que una molestia. De hecho, puede generar errores y falta de compromiso, tanto por parte de los empleados, como del equipo financiero.

Payhawk, en cambio, permite que los responsables de Finanzas personalicen los nombres de las categorías y etiquetas para que reflejen los proyectos reales. Esta personalización facilita un más rápido análisis y una categorización de gastos más relevante.

Además, las categorías de gasto pueden organizarse por jerarquías. Por ejemplo, "Marketing" podría ser la categoría principal, y luego establecerse como subcategorías "Eventos de marketing", "Creación de contenido”, etc., para una categorización más completa.

Beneficios de las categorías de gastos

Cuando los empleados presentan un gasto a través de Payhawk pueden elegir entre las categorías creadas por las empresa -así como entre las categorías anidadas disponibles-.

Al contar con una forma personalizada y desgranada de cotejar los gastos, el equipo financiero obtiene grandes facilidades y beneficios:

Presupuestos empresariales más precisos y fáciles de crear

Normalmente los equipos financieros establecen los presupuestos empresariales basándose en la planificación de cada departamento. Así, los distintos equipos van logrando la aprobación de sus presupuestos anuales. El problema es que generalmente estos presupuestos no toman en cuenta posibles gastos adicionales, como comidas, transporte, entretenimiento y otros gastos menores.

Sin embargo, tener en cuenta todos estos datos es muy útil porque permite a los responsables financieros hacer pronósticos mucho más precisos. Así lo han comprobado varios de los clientes de Payhawk, como la agencia digital Explose.

Pongamos un ejemplo. Supongamos que el equipo de Ventas gastó 2000 euros en transporte para visitar a los clientes, mientras que el equipo de Gestión de Cuentas gastó 4000 euros.

Si este año el equipo de Ventas se ha duplicado, deberá presupuestar 4000 euros en transporte. ¿Y qué pasa con el equipo de Gestión de Cuentas? Si, por ejemplo, algunos de los antiguos clientes se han ido, tal vez ahora 2.500 euros sean suficientes.

Con una categorización precisa de los gastos y unos informes completos y actualizados, presupuestar puede sentirse más como una ciencia exacta, que como una proyección.

Análisis de los gastos más fáciles y rápidos

Gracias a las categorías de gastos es mucho más fácil que el equipo financiero mantenga el control. Al tener los datos correctos y actualizados, se cuenta con una visibilidad total de los gastos reales de la empresa.

Estos datos permiten que los equipos de Finanzas también trabajen con los líderes del negocio para garantizar que el gasto empresarial se ajuste bien a los presupuestos.

Asimismo, pueden facilitar los procesos cuando haya que reducir los gastos si, por ejemplo, se ha perdido alguna fuente de ingresos. Los gastos categorizados permiten a las empresas evaluar costes y priorizar dónde deben realizarse los gastos.

Automatización de la pre-contabilidad

Al establecer los nombres y las descripciones de las categorías según las necesidades de la empresa, el equipo de Finanzas podrá obtener una alineación total entre el negocio y la contabilidad. Si los administradores vinculan cada categoría de gastos a su correspondiente cuenta contable, entonces ¡la contabilidad previa quedará automáticamente lista! Los responsables del control de gastos, podrán acceder a los datos, exportarlos y comenzar a analizar los números de inmediato.

Consejos para etiquetar las categorías de gastos

En Payhawk las categorías de gastos pueden adaptarse y personalizarse según las necesidades de la empresa. Para sacar el mejor provecho de esta funcionalidad, aquí compartimos algunos consejos para etiquetar las categorías:

• Habla con los líderes de equipo sobre qué proyectos están en marcha, para que las categorías estén alineadas con la actividad real de la empresa y puedan capturar datos significativos. Considera también eventos regulares como las fiestas de Navidad.
• Mantén las etiquetas actualizadas para que sean relevantes y útiles para los empleados, quienes también apreciarán una experiencia de usuario fácil e intuitiva.
• Si tienes dudas, incluye la categoría. Ser demasiado restringido puede generar categorizaciones erróneas, ya que los empleados no encontrarán la etiqueta adecuada.
• Pero tampoco lo hagas demasiado complicado. Ser demasiado exhaustivo podría confundir a los empleados, quienes no sabrán escoger la categoría correcta.

Las categorías de gastos personalizables simplifican enormemente la gestión de los gastos y los procesos contables. Si quieres cerrar el mes de forma más rápida y eficiente, descarga nuestra “Guía para agilizar el cierre contable mensual”.

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