Presupuestos de empresa: Cómo controlar los gastos en negocios en crecimiento

¿Qué es un presupuesto empresarial?

El presupuesto de una empresa es un plan que recoge todas las operaciones y recursos para lograr los objetivos marcados, expresado en términos financieros. Se trata de una demarcación de límites de costes e inversiones, tomando en cuenta las ganancias previstas para el próximo año. El CFO o director financiero normalmente trabaja con otros directores y jefes de departamento para revisar los presupuestos propuestos, analizar el rendimiento esperado de las inversiones y, finalmente, aprobarlos o ajustarlos.

Una vez establecidos los presupuestos, los jefes de departamento podrán hacer su trabajo: gastar el dinero.

Sin embargo, no todos los costes de la organización provendrán de los presupuestos de los equipos. Hay muchos otros costes a considerar, como la nómina, el alquiler de las oficinas, los pasivos y los gastos discrecionales o prescindibles. Solo el CFO y el equipo financiero pueden tener una visión completa de cómo entra y sale el dinero de la empresa, lo que los coloca en el centro mismo de la elaboración del presupuesto empresarial.

¿Cuándo las empresas elaboran sus presupuestos?

Las empresas suelen presupuestar anualmente, aunque se realizan revisiones y ajustes cuando se logran ganancias inesperadas o si cambia el panorama macroeconómico. Hay empresas que pueden hacer presupuestos cada trimestre o cada mes si, por ejemplo, los precios de sus materias primas o servicios cambian rápidamente.

Por lo general, se prepara el presupuesto general alrededor del cierre de año, cuando las empresas tienen la mayor cantidad de información disponible sobre su desempeño durante el período.

El cierre de año se realiza en diferentes meses según el país y la empresa. Por ejemplo, la mayoría de las compañías en el Reino Unido cierran sus años financieros en abril, mientras que en los Estados Unidos suele ocurrir en octubre. En España el cierre contable se realiza entre el 1 de enero y el 31 de marzo del año siguiente.

La importancia del presupuesto para el negocio y la gestión de los gastos

Para las pequeñas empresas puede ser tentador tener una disciplina más relajada en torno a la elaboración de presupuestos. Especialmente al inicio, cuando no se cuenta con el equipo financiero adecuado o se está muy centrado en el desarrollo del producto es común que se deje de lado la creación de un presupuesto formal.

Sin embargo, a medida que las empresas crecen, la elaboración del presupuesto y el control financiero se convierten en un factor determinante y puede ser la diferencia entre el éxito o la quiebra.

En etapas tempranas, las empresas más pequeñas a veces se resisten a presupuestar por departamentos, ya que los fundadores y directores prefieren mantener el control total de los gastos y la toma de decisiones. No obstante, este tipo de empresas tienden a permanecer pequeñas, ya que los fundadores no ven el valor de las inversiones propuestas por otros especialistas y equipos.

Las empresas que crecen, en cambio, saben que el éxito financiero implica presupuestar. Estas son algunas de las razones de ello:

Por qué debes hacer un presupuesto para tu empresa

• Un presupuesto empresarial determina si hay suficiente dinero para financiar las operaciones, crecer y generar ingresos;
• Te da un control sobre el negocio que de otro modo no tendrías;
• Si no sabes con precisión cómo entra o sale el dinero, en realidad no sabes cómo se está desempeñando tu empresa;
• Sin un presupuesto es imposible proyectar dónde estarás el próximo mes y mucho menos el próximo año;
• ¿Cómo podrías obtener financiación o atraer inversores potenciales si no tienes nada que mostrarles?
• Los presupuestos ofrecen un plan financiero confiable para que puedas identificar el capital disponible, proyectar los ingresos y estimar los gastos;
• Los presupuestos te permiten detectar fondos no utilizados para reinvertir;
• Proporcionan información valiosa para aprender. Los presupuestos permiten prever y hacer proyecciones para saber, por ejemplo, cuándo vendrán meses más lentos (estacionalidad) y cómo adaptarse en consecuencia.

Cómo crear un presupuesto para tu empresa

Para elaborar un presupuesto, cada empresa tendrá su propio enfoque, de acuerdo con su tamaño, equipo, dinámica, sector y contexto general.

No obstante, en términos generales, la mayoría de las empresas necesitará revisar y completar los siguientes pasos y conceptos para desarrollar su presupuesto:

1. Revisa los promedios de tu sector o industria

Puede ser muy útil revisar algunos datos promedios de la industria y conocer lo que gastan otras empresas similares a la nuestra. Estos datos suelen presentarse como un porcentaje de los ingresos, lo que resulta ilustrativo.

Como punto de referencia, esta información puede ser realmente útil si no estás seguro de lo que es correcto asignar a un equipo, o si necesitas debatir con algún departamento que busque aumentar su presupuesto, sin una buena razón o justificación. Normalmente los equipos querrán gastar tanto como puedan, así que usa estos datos para mantener el control y hacer que el presupuesto tenga sentido y cuente para todos.

2. Establece objetivos financieros

Un presupuesto sin un propósito o una meta no tiene sentido. El valor de un presupuesto es proporcionar los medios para que la empresa logre sus objetivos.

¿Tu empresa quiere tener el mismo rendimiento que el año pasado? Si es así, entonces tener exactamente el mismo presupuesto puede funcionar.

No obstante, este objetivo es bastante raro. La mayoría de las empresas lo que desea es crecer: ganar cuota del mercado y aumentar sus beneficios. Tal vez se quiera mejorar el valor aportado a la sociedad o reducir el impacto en el medio ambiente.

Cualquiera de estos objetivos debe lidiar con una idea simple, pero con la que no todos los CEO siempre están de acuerdo: para lograr más, a menudo es necesario gastar más. Los directores de la empresa deben establecer los objetivos financieros del presupuesto. Es importante que sean realistas y se basen en criterios lógicos.

Algunas startups y negocios emergentes pueden verse tentados a simplemente sacar un dedo al aire y decir: “queremos aumentar las ganancias en un 20%”. Sin embargo, si esta meta se plantea en un mercado en contracción, con nueva competencia y costes de suministros crecientes, el plan no tendrá éxito.

En lugar de proyecciones al tanteo, debe haber un análisis exhaustivo de las tendencias del mercado, el panorama competitivo y el comportamiento del consumidor. Además de esto, la empresa debe analizar su desempeño en el mercado en años anteriores, si está disponible. Con todos estos datos, el equipo de Finanzas podrá establecer el contexto en el que se puedan lograr unos objetivos más realistas y alcanzables.

3. Determina los costes de operar el negocio

A continuación debes realizar un análisis de los costes y compromisos actuales para comprender lo que se necesita para operar el negocio tal y como está hasta ahora.

Esto es importante ya que, si se están considerando aumentos de presupuesto, revisiones salariales o nuevos centros de costes, la empresa debe asegurarse de que, en primer lugar, los costes actuales se puedan cubrir.

4. Conversa con los jefes de departamento

En este punto del proceso, ya sabrás cuánto cuesta mantener a la empresa en funcionamiento y cuáles son los objetivos para el próximo año.

Ahora toca conversar con los directores de Marketing, Recursos Humanos, Operaciones y cualquier otra persona con un presupuesto, para informarles cuáles serán los objetivos financieros. Por supuesto, idealmente ya varias de estas personas habrán estado involucradas en el establecimiento de estos objetivos financieros.

Pero lo más importante aquí es escuchar lo que los diferentes departamentos tienen en mente. ¿El director de Marketing planea aumentar los presupuestos del equipo para hacer frente a la competencia o generar una mayor demanda? Si su análisis es sólido, este plan de Marketing podría ser la forma de lograr los objetivos y resultados establecidos.

Una vez que hemos escuchado a todos, junto con los líderes de la empresa llega el momento de cortar el pastel y compartirlo.

5. Contempla contingencias

Trabajar con proyecciones obviamente implica posibilidades de error. Básicamente, estás mirando hacia el futuro y pronosticando ingresos.

Pero los ingresos dependen de muchos factores que escapan de tu control. Las fluctuaciones de la demanda, los cambios del consumidor, de las tácticas e inversión de la competencia y de factores macro, como el panorama legal, son solo algunos de los factores que pueden hacer que nuestro pronóstico de ingresos falle.

Asimismo, los costes del negocio podrían aumentar. La inflación, el aumento de los alquileres o una necesidad repentina de apoyo de trabajadores externos, pueden aumentar nuestros costes sin previo aviso.

Una pequeña contingencia, un par de meses de los salarios del equipo, por ejemplo, pueden marcar una gran diferencia. Mejor ser precavido y presupuestar más tranquilo.

6. Elabora el presupuesto final

El presupuesto final incluye todos los gastos previstos, línea por línea, cubriendo todos los costes del negocio, así como todas las actividades planificadas para el próximo año.

Una vez elaborado y validado, este presupuesto brindará mayor claridad a toda la empresa y permitirá a los jefes de departamento comenzar a implementar sus tácticas, completar sus proyectos y aportar valor a la empresa, de forma consistente y sustentada financieramente.

Consejos para mantener el control de tu presupuesto empresarial

Una vez que los presupuestos están elaborados y los gastos aprobados, el equipo de Finanzas pasa a jugar un papel muy importante: controlar las entradas y salidas de dinero, salvaguardando el presupuesto para lograr los objetivos de negocio establecidos.

Aquí compartimos algunos consejos para mantener el presupuesto de tu empresa bajo control:

1. Revisa regularmente los costes y compáralos con las proyecciones del presupuesto

Las empresas pueden presupuestar anualmente, pero sería un error decir que los presupuestos son algo que se configura una vez al año y se olvida.

Por el contrario, las empresas deben revisar sus presupuestos anuales y modificarlos según se obtenga nueva información que altere los criterios, cambien los objetivos, las personas, los equipos o el contexto.

Tener la disciplina de cerrar el mes y comparar los resultados con las proyecciones permite detectar señales tempranas de riesgo o desviación, para tomar medidas preventivas oportunas y evitar cualquier daño.

2. Crea e implementa políticas de gastos

Las políticas de gastos establecen las normas y prácticas de cómo deben realizarse los gastos por parte de los empleados y equipos, incluyendo los límites admitidos de pagos y consumos. Las categorías típicas incluyen gastos de representación y viajes de negocio, como transporte, comida y alojamiento.

Necesitarás establecer políticas para cada categoría. Por ejemplo: ¿cuánto puede gastar un empleado por comida durante un viaje de negocios? ¿Cuál sería el precio máximo por noche en un hotel? Esto ayudará a que los empleados se sientan seguros al gastar de buena fe el dinero de la empresa. Además, permitirá mantener bajo control los gastos empresariales.

3. Proporciona tarjetas de débito a cada centro de coste con flujos de aprobación de gastos integrados

Al tener el presupuesto global de la empresa, lo ideal es que los equipos y departamentos tengan también sus presupuestos específicos aprobados, para que los empleados puedan realizar su trabajo y lograr sus objetivos, disponiendo de sus propios recursos.

La manera más práctica de darles acceso a los fondos y mantener el control son las tarjetas corporativas. Las tarjetas no sólo son el método más sencillo para que los equipos realicen sus pagos, sino que también permiten a la empresa establecer políticas y límites de gasto, integrándolos en la propia tarjeta, evitando así que se realice cualquier gasto no acordado previamente.

Con las tarjetas de empresa de Payhawk, los equipos financieros también pueden acceder a toda la información de los gastos en tiempo real, y controlar qué se gasta, en qué y dónde.

4. Trabaja con los jefes de departamento para asegurarte de que se haga seguimiento del presupuesto

Se cuente o no con tarjetas corporativas para los empleados, siempre debes asegurarte de que cada centro de costes de la empresa tenga un método robusto y confiable para realizar el seguimiento de los gastos.

Supongamos que el Equipo de Marketing tiene un presupuesto anual de 100 mil euros. Si solo cuatro meses después de iniciar el año, el CEO ve que las facturas ya suman un total de 60 mil euros, podrían saltar las alarmas.

Sin embargo, si se trabaja en estrecha colaboración con el jefe del equipo, se podrá comprobar si realmente están haciendo un seguimiento del presupuesto, calculando costes por mes y el resto disponible. Saber que se cuenta con la disciplina y mecanismos necesarios para administrar los recursos es fundamental.

Además, si se establece una relación fluida entre el equipo financiero y los jefes de departamento, será más probable que los equipos informen con anticipación sobre situaciones y gastos imprevistos.

Qué hacer cuando te pasas del presupuesto

Si las cosas cambian y el negocio comienza a gastar más de lo presupuestado, sin que los ingresos superen las previsiones, hay que mantener la calma y arremangarse.

Las empresas suelen operar con costes que, en caso de necesidad, se pueden ajustar. Dependiendo del tamaño del problema, deberás considerar diferentes costes que puedan reducirse.

Los gastos discrecionales, como las actividades de esparcimiento del equipo, pueden ser más fáciles de eliminar, siempre y cuando los motivos se comuniquen de forma adecuada a los empleados. La mayoría es razonable y los empleados pueden estar contentos con una fiesta de Navidad más pequeña si eso significa mantener el negocio sano, andando y cumpliendo todos sus compromisos.

Si la diferencia en el presupuesto es muy grande, la publicidad y el marketing suelen estar entre los principales costes de las empresas. Estos gastos son realmente importantes a corto y especialmente a largo plazo, pero lo vital es seguir operando, por lo que en determinadas circunstancias se puede apelar a reducir los gastos en marketing.
En cualquier caso, también hay otras medidas que se pueden tomar sin reducir costes. Esperar otro ciclo de facturación quizá sea suficiente para capear el temporal. Asimismo, se pueden aprovechar al máximo las condiciones de pago ofrecidas por los proveedores y acreedores.

Cómo gestionar los gastos inesperados

Los imprevistos y gastos inesperados son la razón por la que necesitas un fondo de emergencia. Si contemplaste esto adecuadamente en el presupuesto, seguro servirá para cubrir el déficit.

Si, en cambio, no dispones de un fondo de emergencia, entonces ante un imprevisto tocará revisar los presupuestos mensuales, hacer ajustes en algunos de los costes variables y revisar que otros ahorros son viables.

Cómo el software de gestión de gastos de Payhawk puede ayudar a tu empresa

El software de gestión de gastos de Payhawk es el compañero ideal para elaborar el presupuesto de tu empresa y facilitar su ejecución. A través de una plataforma integral, Payhawk permite a los equipos de Finanzas ver, controlar y salvaguardar todos los pagos y gastos empresariales, desde suscripciones y costes de actividades de marketing, hasta los gastos discrecionales.

Dar a los empleados tarjetas de empresa con límites de gastos, flujos de aprobación y paneles de control en tiempo real, te ayudará a controlar los fondos que salen de la empresa, mientras empoderas a los equipos para que puedan gastar lo que necesiten, cumpliendo sus tareas sin utilizar fondos propios.

Reserva una demo y comprueba cómo mantener el control del presupuesto y los gastos de la empresa, con 100% de visibilidad.