Budgetierung im Unternehmen: Ausgaben und Budgetkontrolle

Was ist ein Unternehmensbudget?

Das Budget eines Unternehmens ist ein Finanzplan. Ein roter Faden, der die Grenzen für Kosten und Investitionen unter Berücksichtigung der prognostizierten Gewinne für das kommende Jahr festlegt. Der CFO oder Finanzleiter arbeitet mit anderen Führungskräften und Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um die vorgeschlagenen Budgets zu überprüfen, ihre erwartete Kapitalrendite zu besprechen und diese schließlich zu genehmigen oder anzupassen.

Sobald die Budgets festgelegt sind, machen sich die Abteilungsleiter an ihre Aufgabe: das Geld auszugeben.

Allerdings fallen im Unternehmen neben den Budgets für die Abteilungen auch andere Kosten an. Es gibt viele andere Kosten zu berücksichtigen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Büromiete, Verbindlichkeiten und zur freien Verfügung stehende Mittel für zusätzliche Ausgaben. Nur der CFO und das Finanzteam können einen derart guten Überblick darüber erhalten, wie Geld in das Unternehmen hinein und aus dem Unternehmen heraus fließt, weshalb sie eine zentrale Rolle bei der Budgetplanung spielen.

Wann erstellen Unternehmen ihre Budgets?

Unternehmen erstellen ihre Budgets in der Regel jährlich. Es kann jedoch sein, dass das Budget überprüft oder angepasst werden muss, weil das Unternehmen beispielsweise unerwartete Gewinne verzeichnet oder wenn die makroökonomische Landschaft sich verschiebt.

Normalerweise wird das Budget um die Zeit des Jahresabschlusses festgelegt, wenn Unternehmen die besten Informationen darüber haben, wie das Jahr gelaufen ist.

In welchem Monat der Jahresabschluss erfolgt, hängt vom Land und Unternehmen ab. Zum Beispiel schließen die meisten Unternehmen in Großbritannien ihre Geschäftsjahre im April, während es in den USA üblich ist, den Jahresabschluss im Oktober durchzuführen.

Die Bedeutung der Budgetierung für das Geschäfts- und Ausgabenmanagement

Für kleine Unternehmen kann es verlockend sein, eine lockere Disziplin rund um die Budgetierung zu haben. Beispielsweise am Anfang, weil es kein richtiges Finanzteam gibt, oder weil man sich ausschließlich auf das Produkt und die Forschung konzentriert. Mit dem Wachstum der Unternehmen machen die Budgetierung und Finanzkontrolle jedoch den Unterschied zwischen Erfolg und Insolvenz aus.

Kleinere Unternehmen widersetzen sich zu Beginn manchmal der Budgetierung von Abteilungen, da die Gründer und Führungskräfte die volle Kontrolle über die Ausgaben und die Entscheidungsfindung behalten möchten. Diese kleinen Unternehmen bleiben in der Regel klein, da die Gründer den Wert der von anderen Experten im Betrieb vorgeschlagenen Investitionen nicht anerkennen.

Wachsende Unternehmen wissen, dass es für finanziellen Erfolg eine Budgetierung braucht. Es folgen einige der Gründe, warum das so ist:

Warum Sie ein Unternehmensbudget bestimmen sollten

• Ein Unternehmensbudget bestimmt, ob genügend Geld vorhanden ist, um den Betrieb zu finanzieren, zu wachsen und Einnahmen zu generieren
• Es verleiht Ihnen die Kontrolle über Ihr Unternehmen, die Sie sonst nicht hätten
• Wenn Sie nicht genau wissen, wie viel Geld eingenommen oder ausgegeben wird, wissen Sie nicht, wie sich Ihr Unternehmen entwickelt
• Ohne Budget können Sie unmöglich vorhersagen, wo Sie im nächsten Monat stehen werden, geschweige denn im kommenden Jahr
• Wie können Sie sich Ihre finanziellen Mittel sichern oder potenzielle Investoren anlocken, wenn Sie ihnen nichts vorweisen können?
• Budgets bieten einen zuverlässigen Finanzplan, damit Sie Ihr verfügbares Kapital festlegen, die Einnahmen prognostizieren und Ihre Ausgaben schätzen können
• Ihr Unternehmen kann übrig gebliebene Gelder ausfindig machen, um diese neu zu investieren
• Die Daten aus den Budgets bieten Informationen, aus denen Sie lernen können. Durch das Budget lassen sich Vorhersagen treffen, wie beispielsweise, wann mit schwachen Monaten zu rechnen ist (Saisonalität) und wie man sich entsprechend darauf einstellen kann

So erstellen Sie ein Budget für Ihr Unternehmen

Verschiedene Unternehmen benötigen unterschiedliche Ansätze für die Budgetierung, je nach Größe, Teamdynamik, Branche oder anderen Begebenheiten.

Um es einfach zu halten, konzentrieren wir uns auf die Grundlagen, die die meisten Unternehmen für die Budgetierung benötigen:

1. Sehen Sie sich in der Branche übliche Werte an

Es kann hilfreich sein, sich mit durchschnittlichen Werten in der Branche zu befassen, um zu sehen, was ähnliche Unternehmen ausgeben. Diese Durchschnittswerte können hilfreich sein, da sie in der Regel als prozentualer Anteil am Umsatz angegeben werden.

Diese Benchmarks können sehr hilfreich sein, wenn Sie sich nicht sicher sind, was für eine bestimmte Abteilung angemessen ist, oder wenn Sie mit einem Team diskutieren müssen, das sein Budget (ohne guten Grund) erhöhen möchte. Es stimmt grundsätzlich immer, dass Teams so viel ausgeben wollen, wie sie können. Beziehen Sie sich daher stets auf Daten und Fakten, um die Kontrolle zu behalten und das Budget zu berechnen.

2. Legen Sie finanzielle Ziele fest

Ohne Zweck ist ein Budget ziemlich bedeutungslos. Der eigentliche Sinn eines Budgetplans besteht darin, dem Unternehmen die Mittel zur Erreichung seiner Ziele zur Verfügung zu stellen.

Soll das Unternehmen genau wie letztes Jahr abschneiden? Wenn ja, könnte es funktionieren, mit genau dem gleichen Budget wie im letzten Jahr zu fahren.

Das ist natürlich ein eher seltenes Ziel. Die meisten Unternehmen wollen wachsen, um Marktanteile zu gewinnen und ihre Gewinne zu steigern. Vielleicht wollen sie den Mehrwert, den sie der Gesellschaft bieten, verbessern oder die Auswirkungen auf die Umwelt senken.

Hinter jedem dieser Ziele steht eine simple Idee. Wenn auch eine Idee, die nicht jeder CEO vertritt: Um mehr zu erreichen, müssen Sie oft mehr ausgeben. Die finanziellen Ziele sollten von den Führungskräften des Unternehmens festgelegt werden. Es ist wichtig, dass sie realistisch sind und es eine logische Begründung dafür gibt.

Einige junge Startups könnten versucht sein, sich das Ziel „Wir wollen unseren Gewinn um 20 Prozent steigern“ auszudenken. Wenn dies jedoch angesichts eines schwächelnden Marktes, eines neuen Wettbewerbs und steigender Lieferkosten geschieht, kann das Ziel nicht erreicht werden.

Stattdessen sollte eine gründliche Analyse der Markttrends, des Wettbewerbsumfelds und des Verbraucherverhaltens durchgeführt werden. Darüber hinaus sollte das Unternehmen, soweit vorhanden, die bisherige Performance gegenüber dem Markt der Vorjahre analysieren. Mithilfe dieser Daten kann das Finanzteam den Kontext festlegen, in dem realistischere und erreichbarere Ziele erfüllt werden können.

3. Bestimmen Sie die Kosten für den Betrieb des Unternehmens

Anschließend sollte eine Analyse der Kosten und Verbindlichkeiten durchgeführt werden, um verstehen zu können, wie viel zu diesem Zeitpunkt für den Betrieb des Unternehmens benötigt wird.

Denn wenn Budgeterhöhungen, Gehaltsüberprüfungen oder neue Kostenstellen in Betracht gezogen werden, muss das Unternehmen sicherstellen, dass es in erster Linie seine aktuellen Kosten decken kann.

4. Sprechen Sie mit Abteilungsleitern

Zu diesem Zeitpunkt wissen Sie, wie viel der Betrieb des Unternehmens kostet und was die Ziele für das nächste Jahr sind.

Es ist an der Zeit, mit dem Marketingleiter, dem Personalleiter, dem Betriebsleiter und allen anderen mit einem Budget zu sprechen, um sie über die Ziele zu informieren (natürlich waren einige dieser Personen von Anfang an bei der Festlegung der finanziellen Ziele beteiligt).

Noch wichtiger ist, dass es an der Zeit ist, von deren Ideen zu erfahren. Plant der Marketingleiter eine Erhöhung der Marketingbudgets, um einem erhöhten Wettbewerb oder einer erhöhten Kundennachfrage Rechnung zu tragen? Wenn ihre Analyse solide ist, könnte dieser Marketingplan der Weg sein, um den in den Zielen festgelegten Nettoprofit zu erreichen.

Nachdem Sie mit allen Beteiligten und mit den Unternehmensleitern gesprochen haben, können Sie sich genau überlegen, wem welche Geldmenge zugeteilt wird.

5. Rechnen Sie Puffer ein

Natürlich entstehen bei der Arbeit mit Prognosen Fehler. Sie werfen im Wesentlichen einen Blick in die Zukunft und prognostizieren Ihre Einnahmen.

Doch der Umsatz hängt von vielen Faktoren ab, über die Sie keine Kontrolle haben. Veränderungen der Verbrauchernachfrage, wettbewerbsfähige Investitionen und Makrofaktoren wie die rechtliche Landschaft sind nur einige Beispiele für Ereignisse, die Ihre Umsatzprognose über den Haufen werden könnten.

Ebenso könnten die Kosten für den Unternehmensbetrieb steigen. Inflation, höhere Mieten oder die plötzliche Notwendigkeit, vertraglich gebundene Mitarbeiter einzustellen, können Ihre Kosten mit wenig Vorankündigung in die Höhe treiben.

Ein wenig Puffer, zum Beispiel in Höhe der Gehaltskosten mehrerer Monate, kann einen großen Unterschied machen und Ihnen schlaflose Nächte ersparen.

6. Entwerfen Sie das endgültige Budget

Das endgültige Budget umfasst alle prognostizierten Ausgaben, Zeile für Zeile, die alle Geschäftskosten abdecken, sowie die geplanten Aktivitäten für das kommende Jahr.

Dieses Budget sorgt in Ihrem gesamten Unternehmen jetzt für Klarheit und ermöglicht es Abteilungsleitern, ihre Taktiken einzusetzen, sich an die Arbeit zu machen und einen Beitrag zum Unternehmen zu leisten.

Tipps zur erfolgreichen Budgetkontrolle

Das endgültige Budget umfasst alle prognostizierten Ausgaben, Zeile für Zeile, die alle Geschäftskosten abdecken, sowie die geplanten Aktivitäten für das kommende Jahr.

Hier sind einige Tipps, wie Sie die Kontrolle über das Budget behalten können:

1. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kosten und vergleichen Sie diese mit Ihren Budgetprognosen

Ein Unternehmen legt sein Budget zwar jährlich fest, aber es wäre ein Fehler zu sagen, dass man sich mit dem Budget nur einmal im Jahr befassen sollte.

Im Gegenteil: Ein Unternehmen sollte sein Jahresbudget überprüfen und entsprechend überarbeiten, wenn neue Informationen vorhanden sind, sich Ziele ändern, Menschen kommen und gehen oder sich die Umstände ändern.

Bei der Vorgehensweise, den Monat zu schließen und mit den Prognosen zu vergleichen, lassen sich einige frühe Warnsignale erkennen und Schäden verhindern.

2. Verfassen Sie Spesenrichtlinien

Die Spesenrichtlinien legen die Bestimmungen für Ausgaben fest, die von Mitarbeitern zurückgefordert werden. Zu den typischen Spesenkategorien gehören Unterhaltung der Belegschaft, Unterhaltung der Kunden, Transport, Essen und Unterkunft.

Sie benötigen Richtlinien für jede Kategorie. Zum Beispiel: Wie viel kann pro Quartal für die Unterhaltung der Belegschaft ausgegeben werden?

Oder wie viel kann pro Mahlzeit auf Geschäftsreisen ausgegeben werden? Und was ist der maximale Preis pro Nacht eines Hotels? Dies hilft Ihren Mitarbeitern, sich sicher zu fühlen, wenn Sie Geld des Unternehmens ausgeben. Und damit sinken auch Ihre Ausgaben.

3. Geben Sie den Kostenstellen Debitkarten mit Arbeitsabläufen für die Ausgabenverwaltung

Es ist großartig, wenn Budgets weiter unten im Unternehmen genehmigt werden und es den Mitarbeitern ermöglicht wird, ihre eigenen Ziele zu erreichen und ihre eigenen Ressourcen zu nutzen.

Eine noch bessere Möglichkeit, die Kontrolle zu behalten, bieten jedoch Firmenkarten. Dies ist nicht nur eine einfachere Möglichkeit für Teams, für alles zu bezahlen, was nicht in Rechnung gestellt werden kann, sondern es ermöglicht dem Unternehmen auch, Limits für die Karten selbst festzulegen, wodurch Ausgaben verhindert werden, die zuvor nicht vereinbart wurden.

Mit unseren Firmenkarten erhalten Finanzteams auch Zugriff auf Echtzeitinformationen über Ausgaben, wodurch sich eine weitere Möglichkeit bietet, zu überprüfen, was ausgegeben wird, wofür und wo.

4. Arbeiten Sie mit Abteilungsleitern zusammen, um sicherzustellen, dass diese die Budgets im Blick haben

Unabhängig davon, ob Sie in der Lage sind, Ihren Mitarbeitern zu diesem Zeitpunkt Firmenkarten anzubieten oder nicht, müssen Sie dennoch sicherstellen, dass jede Kostenstelle des Unternehmens über eine solide Methode verfügt, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten.

Nehmen wir an, das Marketing-Team hat ein jährliches Budget von 100.000 USD. Vier Monate später sind bei dem CEO bereits Rechnungen über insgesamt 60.000 USD eingegangen. Dann würde er nervös werden, oder?

Wenn er jedoch eng mit dem Leiter dieser Abteilung zusammenarbeitet, kann er sehen, dass dieser das Budget überwacht, die Kosten pro Monat plant und weiß, wie viel ihm noch zur Verfügung steht. Zu wissen, dass der Abteilungsleiter die Kosten strikt verwaltet, wäre sicherlich beruhigend.

Es gibt noch weitere Vorteile, wenn Sie starke Beziehungen zu anderen Abteilungsleitern haben: Zum Beispiel werden diese Sie eher im Voraus über unvorhergesehene Ausgaben oder „Situationen“ informieren.

Was Sie tun können, wenn ein Budget überschritten wird

Wenn sich die Lage ändert und das Unternehmen nach und nach ein größeres Budget verbraucht, als zuvor genehmigt wurde (ohne dass der Umsatz seine Prognose übertrifft), ist es Zeit, die Ruhe zu bewahren und die Ärmel hochzukrempeln.

Unternehmen werden in der Regel mit Kosten betrieben, die bei Bedarf gesenkt werden können. Abhängig von der Größe des Problems sollten Sie sich verschiedene Kosten ansehen, die reduziert werden können.

Zusätzliche Ausgaben wie für die Unterhaltung des Personals können leicht gesenkt werden, solange das Personal angemessen über die Beweggründe informiert wird. Die meisten Menschen nehmen eine kleinere Weihnachtsfeier verständnisvoll und gerne in Kauf, wenn sich dadurch sicherstellen lässt, dass das Unternehmen in einem guten Zustand bleibt.

Wenn das Problem größer als erwartet ist, gehören zu den massiven Kosten für das Unternehmen, die kurzfristig reduziert werden können, die Kosten für Werbung und andere Marketing-Taktiken. Diese sind zwar kurz- und vor allem langfristig wirklich wichtig, aber natürlich ist es dennoch wichtiger, das Unternehmen über Wasser zu halten.

Es gibt aber noch andere Maßnahmen, die ohne Kosteneinsparungen getroffen werden können. Um den Sturm zu überstehen, kann es manchmal ausreichen, den nächsten Abrechnungszyklus abzuwarten und die von Lieferanten und Gläubigern angebotenen Zahlungsbedingungen optimal zu nutzen.

Wie Sie mit unerwarteten Ausgaben umgehen

Unerwartete Ausgaben sind genau der Grund, warum Sie einen Notfallfonds benötigen. Und wenn dieser vorhanden ist, könnte damit der Fehlbetrag gedeckt werden.

Andernfalls ist es an der Zeit, Ihre monatlichen Budgets zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen. Schauen Sie sich einige der variablen Kosten an und sehen Sie, welche Einsparungen gemacht werden können, um die Budgets entsprechend zu korrigieren.

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Die Bereitstellung von Firmenkarten für Mitarbeiter mit Ausgabenlimits, Kontrollabläufen und Echtzeit-Übersichten hilft Ihnen, die Kontrolle über die eingehenden Mittel zu behalten und es Ihrem Personal zu ermöglichen, bei Bedarf Geld auszugeben, ohne dafür in die eigene Tasche greifen zu müssen.

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