Effizienter Jahresabschluss: 6 Tipps, um das Jahr so schnell und effizient wie möglich zu beenden

Der Abschluss der Bücher ist aus zwei Gründen wichtig. Erstens wollen Sie als Unternehmen natürlich wissen, wo Sie finanziell stehen. Mit einem gründlichen Jahresabschluss wissen Sie, dass die Zahlen korrekt sind, und können sie dann der Geschäftsleitung vorlegen. Diese kann dann auf der Grundlage dieses Inputs Überlegungen für das nächste Jahr anstellen.

Zweitens ist der Jahresabschluss der Zeitpunkt, um die Bücher für den Besuch des Rechnungsprüfers vorzubereiten. Für viele Finanzexperten ein "Muss", doch die Unterzeichnung des Jahresabschlusses ist unerlässlich, denn damit können Sie externen Stakeholdern wie Investoren, Geschäftspartnern und anderen interessierten Parteien die Richtigkeit der Zahlen garantieren.

Während viele Finanzteams dem Jahresabschluss entgegenfiebern, muss das unserer Meinung nach nicht so sein. Heutzutage gibt es jede Menge Software, wie z. B. die Ausgabenmanagementsoftware von Payhawk, die Ihnen dabei helfen kann, Aufzeichnungen über das ganze Jahr hinweg so zu führen, dass der Jahresabschluss schnell und effizient ist. In diesem Blog geben wir Ihnen sechs wichtige Tipps zur Vorbereitung auf den Jahresabschluss. Außerdem erläutern wir, wie Sie mit Hilfe von Spesenmanagement-Software Ihre Aufzeichnungen so führen können, dass Ihnen der Jahresabschluss und die anschließende Betriebsprüfung keine Kopfschmerzen bereiten. Legen wir los!

1. Vorbereitung und Planung des Jahresabschlusses

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete, auch wenn es um den Jahresabschluss geht. Am besten beginnt man mit der Vorbereitung, indem man eine umfassende Liste all der Dinge erstellt, die während des Jahresabschlusses und in Vorbereitung auf die Prüfung erledigt werden müssen. Dazu gehören Aufgaben wie die Abstimmung wichtiger Hauptbuchkonten (wir kommen im nächsten Tipp darauf zurück), die Überprüfung und ggf. Aktualisierung von Prozessbeschreibungen, die Erstellung des Jahresabschlusses und die Überprüfung aller Rücklagen und Rückstellungen.

Sobald Sie eine vollständige Liste der auszuführenden Aufgaben haben, müssen Sie diese Aufgaben auf das Finanzteam aufteilen. Dann können Sie einen klaren Zeitplan mit engen Fristen erstellen, wobei natürlich die Abhängigkeiten im Prozess berücksichtigt werden müssen. Indem Sie diese To-do-Liste einschließlich der Planung anschließend mit dem Team besprechen, stellen Sie sicher, dass jeder genau weiß, was er zu tun hat und wann es erledigt werden muss.

Sie werden sehen, dass bei einer solchen Diskussion immer wieder Randthemen auftauchen, die ebenfalls erledigt werden müssen, aber bei der Erstellung der To-do-Liste nicht berücksichtigt wurden. Indem Sie die Planung dann gemeinsam überarbeiten, schaffen Sie eine Planung, die vom gesamten Team getragen wird und die es Ihnen als Team ermöglicht, das Jahresende so effizient und reibungslos wie möglich zu bewältigen.

2. Führen Sie gründliche Abstimmungen durch

Ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses und der damit verbundenen Prüfung ist die Durchführung gründlicher Abstimmungen für alle wichtigen Hauptbuchkonten in den Unterlagen Ihrer Organisation. Denken Sie dabei vor allem an die Bankkonten, die Kreditoren- und Debitorenkonten, aber auch an die Bilanzkonten, auf denen möglicherweise Rückstellungen oder Reserven geparkt sind. Abgesehen davon, dass Sie die Posten auf diesen Konten für sich selbst klar haben wollen, sind dies auch Konten, nach denen der Buchhalter sicherlich fragen wird.

Ein wichtiger Teil des Jahresabschlusses und der Prüfung ist die Kontrolle, ob der Saldo auf den verschiedenen Hauptbuchkonten 1:1 mit der entsprechenden Unterverwaltung übereinstimmt. Sie müssen in der Lage sein, dies dem Prüfer nachzuweisen, indem Sie die zugrundeliegenden Belege für jede einzelne Transaktion vorlegen. Das kann eine Rechnung, ein Beleg, eine Lohnabrechnung oder eine Steuererklärung sein.

Entscheidend dabei ist, dass alle Transaktionen korrekt erfasst werden und tatsächlich mit den entsprechenden Unterlagen übereinstimmen. Die Ausgabenmanagementsoftware von Payhawk kann Ihnen dabei helfen, indem sie einen klaren Prüfpfad für jede Transaktion darstellt. Anhand dieses Prüfpfads können Sie genau erkennen, wo sich eine Transaktion zu welchem Zeitpunkt befand, einschließlich der damit verbundenen Dokumente. Außerdem kann eine Ausgabe eines Mitarbeiters erst dann verarbeitet und abgerechnet werden, wenn ein Zahlungsbeleg oder eine Rechnung in die Ausgabenverwaltungssoftware von Payhawk geladen wurde. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass für jede Transaktion ein korrekter Nachweis verfügbar ist.

Natürlich reicht es nicht aus, den Zahlungsbeleg oder die Rechnung vorzulegen. Sie müssen auch nachweisen können, wer für den Abschluss der Transaktion verantwortlich war. Aus diesem Grund kann die Ausgabenmanagementsoftware von Payhawk für jeden Mitarbeiter oder jede Transaktion festlegen, wer die Genehmigung erteilen muss, bevor eine Transaktion abgeschlossen werden kann. Unabhängig von der Komplexität Ihrer Organisation kann der Genehmigungsfluss innerhalb von Payhawk vollständig an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Verantwortung immer bei der richtigen Person liegt.

Darüber hinaus unterstützt Sie die leistungsstarke OCR-Technologie der Spend Management Software von Payhawk, indem sie sicherstellt, dass alle Transaktionen 1:1 mit den zugrunde liegenden Dokumenten übereinstimmen. Die OCR-Technologie liest eingehende Rechnungen und Quittungen auf alle relevanten Daten und verbucht sie auf das richtige Hauptbuchkonto. Danach muss die Transaktion nur noch überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden, was das System schneller und effizienter macht. Sie sind also nicht allein, wenn es um die Abstimmung von Konten geht!

Hier ist, was der Payhawk-Kunde MDM Props über die Herausforderungen einer genauen Bankabstimmung denkt, bevor sie zu Payhawk als ihre Ausgabenverwaltungslösung implementiert haben:

Wir haben eine große Anzahl von Transaktionen und bevor wir zu Payhawk gewechselt sind, haben wir unsere Zahlungsabstimmung manuell durchgeführt. Es dauerte Monate, alles zu verarbeiten, weil wir den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und das jeweilige Projekt eingeben mussten", sagt Uchenna, Finanzmanager bei MDM Props. "Mit Payhawk ist es jetzt viel einfacher, weil die OCR alle relevanten Daten aus den Belegen erfasst und wir alles von Anfang an mit den benutzerdefinierten Feldern korrekt kodieren können.

3. Prozessbeschreibungen prüfen

Während der Prüfung wird der Prüfer versuchen, die Prozesse innerhalb des Unternehmens zu identifizieren, um festzustellen, ob sie Lücken aufweisen. Wenn diese Prozesse nicht dokumentiert sind, wird er sich auf Interviews mit dem Finanzteam und anderen Mitarbeitern des Unternehmens stützen, was viel Zeit in Anspruch nehmen wird.
(Außerdem haben Sie keine Kontrolle darüber, was genau während eines solchen Gesprächs von anderen in Ihrer Organisation gesagt wird). Daher ist es ratsam, über aktuelle Prozessbeschreibungen der wichtigsten Prozesse innerhalb der Organisation zu verfügen, sodass Sie diese dem Prüfer zeigen können und er sie überprüfen kann.

Ein wichtiges Wort ist hier "aktuell", denn wenn Sie anfangen, Prozessbeschreibungen von vor fünf Jahren für einen Prozess auszutauschen, der sich in der Zwischenzeit bereits zehnmal geändert hat, stiften Sie möglicherweise mehr Verwirrung als Klarheit. Die Rechnungsprüfer achten auch darauf, wie die interne Kontrolle des Prozesses erfolgt und welche Interessen welche Abteilungen haben. Es ist daher wichtig, diese internen Kontrollen und (gegensätzlichen) Interessen auch in der Prozessbeschreibung klar zu dokumentieren.

In der Ausgabenverwaltungssoftware von Payhawk sind mehrere Prozesse standardisiert. Natürlich kann alles nach Belieben angepasst werden, aber Sie können auf dem Gerüst dieser Standardprozesse aufbauen. Das bedeutet auch, dass Sie wissen, dass die Prozessbeschreibungen, die innerhalb der Ausgabenverwaltungssoftware ablaufen, auf dem neuesten Stand sind. Denken Sie an Genehmigungsprozesse, den Zyklus von der Beschaffung bis zur Zahlung usw.

4. Gründliche Prüfung der Steuerverbindlichkeiten

Neben der Abstimmung aller losen Hauptbuchkonten ist vor allem die Überprüfung der verbuchten Reservierung oder Rückstellung für die Steuerschuld hervorzuheben. Zunächst einmal ist die korrekte Erfassung der Steuerschuld für eine genaue Darstellung der finanziellen Leistungsfähigkeit des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung. Darüber hinaus ist die Einhaltung der Steuervorschriften von entscheidender Bedeutung, um mögliche Rechtsstreitigkeiten mit den Steuerbehörden und Sanktionen zu vermeiden.

Eine gründliche Prüfung der Steuerverbindlichkeiten beugt nicht nur möglichen Strafen vor, sondern bietet auch die Möglichkeit, die Steuerposition des Unternehmens zu optimieren. Dazu gehört die Ermittlung von Steuervorteilen, Abzügen oder Steuerplanungsmöglichkeiten zur Verringerung der Gesamtsteuerlast. Darüber hinaus trägt eine gründliche Prüfung der Steuerverbindlichkeiten auch zur Transparenz des Unternehmens gegenüber internen und externen Stakeholdern wie Investoren, Management, Analysten, Gläubigern und dem Wirtschaftsprüfer bei. Dies hat das Potenzial, das Vertrauen in die Finanzberichterstattung zu erhöhen.

Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass die für die gesamte Steuerschuld gebildete Rückstellung oder Reserve gründlich begründet wird. Der Prüfer wird bei der Prüfung des Jahresabschlusses zweifellos danach fragen, und eine Frage zu diesem Posten nicht zufriedenstellend beantworten zu können, kann viel Kopfzerbrechen bereiten.

5. Vorbereitung des Jahresabschlusses

Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass die Salden der Hauptbuchkonten korrekt sind, alle Rücklagen und Rückstellungen geklärt sind und alle Transaktionen in Bezug auf die zugrundeliegende Dokumentation vollständig sind, ist es an der Zeit, die Jahresabschlüsse zu erstellen. Mit Jahresabschlüssen meinen wir die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Kapitalflussrechnung. Diese können nicht nur dem Buchhalter vorgelegt werden, sondern sind auch ein wichtiges Instrument für die Geschäftsleitung, um das Unternehmen zu führen. Durch den Einblick in die finanzielle Leistungsfähigkeit eines Unternehmens weiß das Management, wo das Unternehmen finanziell steht und welche Änderungen oder Verbesserungen gegebenenfalls erforderlich sind, um die Leistung im nächsten Jahr zu verbessern.

6. Dokumentation und Archivierung

In den vorangegangenen fünf Tipps haben wir darüber gesprochen, welche Dokumente beim Jahresabschluss und damit bei der Vorbereitung auf die Prüfung wichtig sind. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle Transaktionen, die in Ihrer Organisation stattgefunden haben, und die ihnen zugrunde liegenden Dokumente. Mindestens ebenso wichtig, insbesondere für eine mögliche Vorlage beim Wirtschaftsprüfer, ist die Dokumentation der "weicheren" Seite des Prozesses.

Welche Überlegungen wurden beim Abschluss des Haushaltsjahres angestellt? Warum ist ein bestimmter Posten in diesem Hauptbuchkonto enthalten und in einem anderen nicht? Und wie haben Sie als Organisation sichergestellt, dass die Konten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften geführt werden? Durch die Beantwortung dieser Fragen behalten Sie den Überblick darüber, warum was genau getan wird. Dies erleichtert nicht nur die Rechenschaftslegung gegenüber dem Prüfer, sondern sorgt auch für einen reibungslosen Übergang zum nächsten Haushaltsjahr. Versuchen Sie, alles strukturiert und leicht zugänglich abzulegen, um eventuelle Fragen des Rechnungsprüfers beantworten und künftige Unklarheiten von (neuen) Kollegen schnell und effizient ausräumen zu können.

Zwei Gründe, warum Sie das Jahr sorgfältig abschließen sollten

In diesem Artikel haben wir Ihnen sechs Tipps gegeben, die Ihnen bei der Vorbereitung eines schnellen und effizienten Jahresendes helfen sollen. Wie wir bereits erwähnt haben, ist ein gründlicher Jahresabschluss aus zwei Gründen wichtig. Erstens wissen Sie nach Abschluss der Bücher genau, wie das vergangene Jahr finanziell gelaufen ist und an welchen Stellschrauben gedreht werden kann, um die Leistung im nächsten Jahr zu verbessern. Zudem kann man sich so auf den Besuch des Wirtschaftsprüfers vorbereiten. Die Unterschrift auf dem Jahresabschluss des Buchhalters ist von großer Bedeutung, da Sie damit die Vollständigkeit und Richtigkeit der Zahlen garantieren können.

Zunächst sollten Sie einen klaren Zeitplan aufstellen, damit Sie wissen, was bis wann erledigt sein muss. Wenn Sie dann sicherstellen, dass alle Transaktionen vollständig dokumentiert sind, dass alle Hauptbuchkonten geklärt sind und dass es für jede Überlegung eine klare Begründung gibt, stellen Sie sicher, dass Sie einen reibungslosen Übergang in das neue Jahr haben und dass Sie alle Fragen des Buchhalters schnell und zufriedenstellend beantworten können.

So kann Payhawk Ihnen helfen, das Jahr reibungslos abzuschließen

In diesem Artikel haben wir Ihnen auch erklärt, wie die Ausgabenmanagementsoftware von Payhawk Ihnen helfen kann, über das ganze Jahr vollständige Aufzeichnungen zu führen, sodass der Jahresabschluss zur Leichtigkeit wird. Sie fragen sich, wie die Ausgabenverwaltungssoftware von Payhawk den Jahresabschluss einfacher und schneller machen kann? Dann buchen Sie hier eine Demo.