Wie MDM Props 240.000 € Mehrwertsteuer zurückfordern konnte

Herausforderungen vor Payhawk

Als kleines bis mittleres Unternehmen mit globalen Kunden und mehreren dual laufenden Projekten, ist es für MDM Props von höchster Priorität, den Überblick über die Geschäftsausgaben zu behalten.

"Vor der Umstellung auf die Ausgabenverwaltungslösung Payhawk? Wir haben hauptsächlich manuell gearbeitet, was mit viel Aufwand und der Suche nach Papierbelegen verbunden war", erklärt Uchenna, Finanzmanager bei MDM Props. "Dann haben wir kurzzeitig Pleo implementiert, was unsere Anforderungen aber nicht erfüllte."

Uchenna erklärte, dass der Alltag für das Finance Team und dem gesamten Unternehmen vor der Implementierung von Payhawk ganz anders aussah. Die größten Herausforderungen? Unverbundene Tools und langwierige Bankkartenprozesse, die beide zu einem allgemeinen Mangel an Cashflow-Transparenz führten.

"Wir verwendeten zwei verschiedene Kreditkartensysteme, eines von Barclays und eines von AMEX. Mit der Barclays-Karte bekam man eine monatliche Abrechnung, die innerhalb von sieben Tagen beglichen werden musste. Wenn wir uns in das System einloggten, um die Abrechnung abzurufen, war sie teilweise gar nicht verfügbar", erzählte uns Uchenna. "Wir wussten also nicht, was wir bezahlten, was sich schlecht auf unseren Cashflow auswirkte. Wir mussten einen PDF-Auszug herunterladen und dann die Belege physisch einholen und dem Auszug beifügen, was dazu führte, dass die Durchführung des Abgleiches Tage oder sogar Wochen in Anspruch nahm."

Uchenna und ihre Kollegen erkannten, dass das System nicht funktionierte, und führten AMEX ein, mit dem sich die Kosten viel besser verfolgen ließen. Aber der gesamte Prozess wurde immer noch nicht optimiert, da die Akzeptanz in Großbritannien und in der EU geringer war als nötig.

"Wir wussten, dass das System von Barclays nicht funktionierte. Aber dann war die Akzeptanz bei AMEX nicht so gut. Wir hatten also zwei verschiedene Karten, und keine war perfekt. Wir suchten eine Lösung, welche die Ausgaben in Echtzeit anzeigt und mit unserem Buchhaltungssystem verbunden werden kann."

"Wir wollten ein System, das die Ausgaben in Echtzeit anzeigt und mit unserem Buchhaltungssystem, Sage, verbunden ist. Und wir wollten, dass das System, uns die manuelle Arbeit abnimmt, da das Volumen, das wir mit Kreditkarten ausgeben, und die von uns verwendeten Systeme den Verwaltungsaufwand ins Unermessliche steigen ließen."

Wichtige Echtzeit-Transparenz

Als All-in-One-Lösung für die Ausgabenverwaltung, die Spesenmanagement-Software, Firmenkarten und die Kreditorenbuchhaltung (AP) umfasst, sorgt Payhawk dafür, dass alle Geschäftsausgaben von MDM Props verbunden werden. Sobald ein Karteninhaber eine Zahlung tätigt, werden die Ausgaben in der Software angezeigt, sodass das Finanzteam den Überblick darüber behält, wer was, wo und warum ausgibt.

"Mit dem alten System mussten wir zwei bis drei Tage warten, bis die Zahlungen auftauchten. Aber mit Payhawk können wir unsere Ausgaben in Echtzeit sehen", so Uchenna. "Wir können die Ausgaben auch mit benutzerdefinierten Feldern nach Projekten kategorisieren, sodass es viel einfacher ist, zu sehen, was ausgegeben wird und warum."

"Die Kontrolle der Unternehmensausgaben in Echtzeit ist essenziell für den Cashflow. Früher waren wir in der Situation, in der unsere Cashflow-Daten hinterherhinkten und wir ein falsches Bild der Ausgaben hatten. Mit Payhawk haben wir jetzt ein genaues Bild davon, wo das Unternehmen steht."

"Die Kontrolle der Unternehmensausgaben in Echtzeit ist entscheidend für den Cashflow - vor allem, weil dieser unvorhersehbar sein kann. Heute geben wir vielleicht nichts aus, aber morgen müssen wir vielleicht 10 000 Euro ausgeben", so Uchenna weiter. "Wir müssen sicherstellen, dass unsere Ausgaben niedrig und unsere Einnahmen hoch sind. Früher waren wir in einer Situation, in der unsere Cashflow-Daten verzögert verarbeitet wurden, und wir hatten ein falsches Bild unserer Gesamtausgaben. Mit Payhawk haben wir jetzt ein präzises Bild davon, wie es um unser Geschäft steht."

Die professionelle Verwaltung der Projektausgaben

MDM Props betreut viele Großprojekte gleichzeitig, und es ist für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung zu wissen, wie viel für jedes Projekt ausgegeben wird, um den Cashflow des Unternehmens aufrechtzuerhalten.

Der Einsatz von Payhawk hat dem Finance Team von MDM Props geholfen, die Projektausgaben besser zu verstehen und Möglichkeiten zur Änderung und Optimierung der Gesamtstrategie und des Budgetmanagements aufzudecken. Es hat auch den Karteninhabern in den Kreativteams geholfen, die Kontrolle über ihre Projektausgaben zu übernehmen und effizienter zu arbeiten.

"Jeder Karteninhaber kodiert den Auftrag selbst, um zu sehen, wohin seine Kosten gehen", erklärt Uchenna. "Das ist sehr wichtig, denn so haben wir alle Informationen an einem Ort und können eine Gesamtübersicht zu den Projektbudgets erstellen, um weitere Optimierungspotenziale zu identifizieren. Zudem haben wir nun die Zeit, proaktiv Projektanalysen durchzuführen, da die tagelange Einholung der Belege entfällt."

Auch die Akzeptanz und die Einhaltung der Vorschriften haben sich verbessert, die Kreativteams nutzen durchweg die mobile App, da sie nutzerfreundlich ist, was bedeutet, dass sie ein Foto ihres Beleges machen und es innerhalb von Sekunden hochladen können, wodurch das Finanzteam sofort einen Überblick über die Ausgaben erhält. Außerdem können Sie mit Payhawk Ihre Kartenkontrollen und Ausgabenrichtlinien auf verschiedene Weise direkt in das Tool integrieren, z. B. durch Ausgabenobergrenzen, Abhebungslimits und Genehmigungsworkflows.

"Bevor wir uns für Payhawk entschieden haben, haben wir Pleo einen Monat lang getestet, aber es hat mit unserem System nicht funktioniert. Unsere Kodierung ist ziemlich kompliziert, und wir müssen alle Informationen schnell und einfach abrufen können. Wir hatten das Gefühl, dass die Benutzerfreundlichkeit und das Layout von Payhawk besser und für Karteninhaber und Kreative einfacher zu handhaben sind."

Einsparung von 240.000 Euro Mehrwertsteuer pro Quartal dank korrekten Zahlungsabstimmungen

In Großbritannien können Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen anbieten, die Mehrwertsteuer zurückfordern, sofern sie anhand von Belegen oder Rechnungen nachweisen können, dass sie die Zahlungen im Namen des Unternehmens geleistet haben.

"Vor Payhawk sammelte unser Team immer noch Papierbelege, und wenn sie diese nicht finden konnten, konnten wir keine Mehrwertsteuer geltend machen. Wir geben große Summen für das Material der Veranstaltungen aus und können allein für ein Quartal Mehrwertsteuerrechnungen in Höhe von rund 240.000 € geltend machen", erklärt Uchenna. "Dank der Implementierung von Payhawk, machen unsere Karteninhaber ein Foto von des Beleges, laden es in die App und wählen in Sekundenschnelle eine Ausgabenkategorie. Der Aufwand der Mitarbeitenden ist dafür nun sehr gering, was dem Unternehmen Tausende von Euro sparen kann."

Das Finanzteam von MDM Props wollte unbedingt die Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens fördern, um zu verhindern, dass solche Situationen erneut auftreten. Sie haben festgestellt, dass sie dank der Payhawk-Lösung kaum noch Belege nachprüfen müssen, da die Erfassung sehr intuitiv und einfach gestaltet ist. Und wenn ein Kollege doch einmal nachhaken muss? Die Plattform automatisiert die Belegprüfung und spart so wertvolle Zeit und Mühe.

"Wir haben ein großes Transaktionsvolumen, und bevor wir Payhawk einsetzten, erfolgte der gesamte Zahlungsabgleich manuell. Das hat Monate gedauert, da wir den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Projektbezug eingeben mussten", erklärt Uchenna. "Jetzt, mit Payhawk, ist es so viel einfacher, da die OCR alle relevanten Belegdaten erfasst und wir sie mithilfe der benutzerdefinierten Felder von Anfang an richtig kategorisieren können."

Priorisierung von Sicherheit, Kontrolle und Compliance

Bei mehreren Kreativteams, Kollegen und sogar Auftragnehmern können die Projektfinanzen ohne angemessene Aufsicht und Kontrolle schnell unübersichtlich werden.

"Ich finde es toll, dass wir die Karten sperren können, sobald die Mitarbeitenden die Belege nicht rechtzeitig einreichen; was uns dabei unterstützt, die Einhaltung der Vorschriften und eine gute Finanzhygiene im Unternehmen zu fördern", erklärt Uchenna. "Und wir lieben saubere Prozesse."

Das Finanzteam von MDM Props hält auch andere Funktionen zur Ausgabenkontrolle für unverzichtbar, nicht nur für die Sicherheit, sondern auch für den Support. "Die Zwei-Wege-Authentifizierung ist wirklich großartig, denn sie hilft uns zu bestätigen, dass die Karteninhaber wissen, dass jemand ihre Karte benutzt hat."

In diesem Fall fordern die automatischen Sicherheitsfunktionen von Payhawk den Karteninhaber auf, eine PIN zur Verifizierung einzugeben. Tut er dies nicht, wird die Zahlung automatisch abgelehnt und dem Finanzteam gemeldet.

"Außerdem kann ich, sobald jemand sein Limit überschreitet, es sofort wieder aufladen, damit er seine Arbeit fortsetzen kann", erklärt Uchenna. "Bei unserem vorherigen Kreditkartenanbieter mussten wir hingegen bis zum Monatsende warten, bis das Limit aktualisiert wurde. Wenn also jemand sein Budget innerhalb von zwei Wochen ausgab und mehr brauchte, musste er zwei weitere Wochen warten, was nicht wirklich agil war!"

Zeit- und Geldersparnis durch die Automatisierung der Ausgabenverwaltung

MDM Props hat seit der Implementierung von Payhawk 32 Stunden an manueller Finanzverwaltung pro Woche eingespart. Das sind vier Arbeitstage!

"Früher haben wir anderthalb Wochen damit verbracht, Belege zu prüfen, was das Monatsende wirklich in die Länge zog", so Uchenna. "Wir haben so viel Zeit gespart, dass wir uns jetzt auf Kostenkontrollmaßnahmen, die Verfolgung der Ausgaben und die Qualitätskontrolle konzentrieren können."

Die Software, die das Unternehmen zuvor verwendete, verursachte ebenfalls lange Verzögerungen. Das Finanzteam musste die Ausgabendaten herunterladen, das Makro erstellen, die Informationen in das Makro hochladen, einen neuen Bericht erstellen und diesen dann in Sage hochladen.

Mit Payhawk kann das Team nun die Ausgabendaten mit nur wenigen Klicks mit Sage synchronisieren und so viel Zeit sparen. Aber Zeit ist nicht das Einzige, was MDM Props einsparen konnte. Dank intelligenter Ausgabenkontrollen, der Verfolgung von Belegen, der Echtzeittransparenz und den Firmenkarten konnte das Team viele der Kreditkartenabrechnungen vermeiden, die früher anfielen.

"Früher mussten wir pro Transaktion zahlen", erklärt Uchenna. "Aber jetzt zahlen wir einmal im Monat zu einem fast festen Preis, sodass wir immer wissen, wo wir stehen."

Fazit

Durch Payhawk hat MDM Props Zeit und Stress gespart und seinem Finanzteam den Rücken frei gehalten, um intelligente, geschäftsfördernde Entscheidungen zu treffen.

Das innovative Kunst- und Fertigungsunternehmen hat außerdem einen fantastischen ROI erzielt, indem es Verluste bei der Mehrwertsteuerrückforderung von bis zu 240.000 € pro Quartal und Kreditkartengebühren vermieden hat.
Das Finance Team konnte die Verwaltung der Projektausgaben dezentralisieren, ohne die Kontrolle über die Ausgaben zu verlieren.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie MDM das Ausgabenmanagement in den Griff bekommt? Buchen Sie noch heute eine Demo.