MDM Props automatise sa gestion des dépenses et optimise la récupération de TVA

Les enjeux de MDM Props

MDM Props compte des clients à travers le monde et gère simultanément plusieurs projets complexes. Garder le contrôle de ses dépenses est donc un élément essentiel pour l’entreprise.

“Avant de changer pour la solution de gestion des dépenses Payhawk ? Nous faisons quasiment tout à la main, ce qui impliquait de garder tous les reçus et donc beaucoup de paperasse. Ensuite, nous avons brièvement utilisé Pleo, mais les fonctionnalités ne correspondaient pas à nos besoins” explique Uchenna, RAF chez MDM Props.

Uchenna explique que la vie de l’équipe Finance et de toute l’entreprise était bien différente avant Payhawk. Leurs principales difficultés ? Des outils qui n’interopéraient pas entre eux, des processus très longs liés à l’utilisation de cartes bancaires traditionnelles pour les frais professionnels, ce qui créait finalement un énorme manque de visibilité sur la trésorerie.

“Nous utilisions deux systèmes de cartes de crédit, un chez Barclays et un chez AMEX. Avec les cartes Barclays, nous avions un relevé mensuel que nous devions payer dans les 7 jours. Il arrivait souvent de ne pas retrouver ces relevés lorsque nous nous connections à la plateforme. Nous ne savions pas vraiment pour quoi nous payions, une situation peu adéquate pour gérer sa trésorerie. Nous devions télécharger le relevé en pdf, puis récupérer tous les reçus papier, pour ensuite les joindre au relevé, et le rapprochement prenait des jours, voire des semaines”, raconte Uchenna.

Uchenna et ses collègues ont très vite réalisé que cette façon de faire n’était pas viable, c’est pour cela qu’ils ont eu recours à AMEX, qui leur a permis de mieux suivre les coûts engagés au sein de l’entreprise. Mais cette solution ne s’est pas avérée idéale non plus, car les cartes AMEX ne sont pas acceptées de partout au Royaume-Uni et en Europe.

“Nous avions bien conscience que notre fonctionnement avec Barclays ne marchait pas. Puis avec AMEX, l’acceptation posait problème. Nous avions donc deux cartes mais aucune ne nous satisfaisait pleinement. Nous avions besoin d’une solution qui nous permette d’avoir une meilleure visibilité, en temps réel, sur nos dépenses et qui se connecte à notre logiciel comptable, Sage. Nous avions pour objectif de réduire les tâches manuelles : nos dépenses par cartes de crédit étaient croissantes et le manque d’interopérabilité entre nos systèmes alourdissait beaucoup trop toute la partie administrative”.

Gagner en visibilité sur les dépenses

Grâce à notre solution de gestion des dépenses complète (notes de frais, cartes de débit et de crédit VISA, factures fournisseurs), MDM Props garde le contrôle sur toutes ses dépenses. Dès qu’un détenteur de carte effectue un paiement, la dépense apparaît dans la plateforme Payhawk et l’équipe Finance sait exactement qui a dépensé quoi.

“Avec notre ancien système, nous devions attendre 2 ou 3 jours pour que les paiements soient visibles. Avec Payhawk, nous avons accès à toutes les dépenses en temps réel. Nous pouvons catégoriser chaque dépense, par projet ou en utilisant nos propres catégories, donc il est très facile de garder un oeil sur tous les frais engagés” explique Uchenna.

“Garder le contrôle de ses dépenses en temps réel, c’est très important pour la gestion de la trésorerie. Peut-être que l’on n’effectuera aucune dépense aujourd’hui, mais il se peut que demain, nous ayons besoin de dépenser 10 000 euros par exemple. Nous devons donc optimiser notre fonctionnement pour maintenir un haut revenu tout en réduisant les dépenses. Avant, nous étions dans une situation où les données sur la trésorerie étaient toujours décalées, donc nous n’avions pas une vue d’ensemble de nos dépenses. Avec Payhawk, nous savons exactement où nous en sommes.” ajoute Uchenna.

Gérer les dépenses par projet

De par son fonctionnement, l’entreprise MDM Props gère plusieurs projets en simultané, il est donc essentiel de savoir exactement quelles dépenses sont engagées sur quel projet.

Grâce à Payhawk, l’équipe Finance de MDM Props dispose d’une meilleure compréhension des dépenses par projet et a ainsi trouvé de nouvelles façons d’améliorer sa stratégie et sa gestion budgétaire. Par ailleurs, les équipes créatives ont été équipées de cartes d’entreprise Payhawk, de façon à les responsabiliser et à les autonomiser dans leur gestion de projets.

“Chaque détenteur de carte entre ses propres dépenses et les attribue à son projet. Cela permet de rassembler toutes les informations au même endroit et de mieux gérer les budgets par projet. Et maintenant, nous avons même du temps pour réaliser des analyses plus poussées sur les dépenses engagées sur chaque projet, ce que nous ne pouvions pas faire avant, puisque nous perdions un temps considérable à courir après les reçus !”.

Payhawk a facilement remporté l’adhésion de toute l’équipe : les équipes créatives utilisent l’application mobile, elles n’ont qu’à prendre en photo leurs reçus, et tout est envoyé directement à l’équipe Finance.

Côté contrôle, c’est un pari réussi également : Payhawk permet de construire ses propres contrôles sur les cartes et d’implémenter sa propre politique de dépenses (limites de dépenses et de retraits, workflows d’approbation etc.), les équipes de MDM Props sont donc toujours en conformité.

"Avant de choisir Payhawk, nous avons essayé Pleo pour un mois, mais cela ne fonctionnait pas avec notre système. Le code était trop complexe et nous avions besoin d’avoir accès à nos informations rapidement et facilement. Avec Payhawk, nous avons tout de suite été conquis par l’expérience utilisateur et l’interface, très simple d’utilisation pour nos collaborateurs”, raconte Uchenna.

Une économie de 240 000 euros par trimestre grâce à une meilleure gestion de la TVA

Au Royaume-Uni, les entreprises qui fournissent des biens et des services peuvent récupérer la TVA, si elles prouvent que les paiements ont bien été réalisés à des fins professionnels, en fournissant les reçus et les factures associés.

“Avant Payhawk, notre équipe collectait encore les justificatifs d’achat papier, s’ils étaient perdus, il nous était donc impossible de récupérer la TVA. Chez MDM Props, nous avons de grosses dépenses pour des événements, la TVA de nos factures peut atteindre les 240K par trimestre, les pertes étaient donc considérables. Avec Payhawk, les collaborateurs n’ont qu’à prendre en photo le reçu de leurs achats par carte, sélectionner la catégorie de dépense et le tour est joué. Cela ne leur prend que quelques secondes, mais nous permet d’économiser des milliers !” explique Uchenna.

L’équipe Finance de MDM Props avait également pour objectif de responsabiliser les équipes pour éviter ce genre de pertes. Désormais, grâce à Payhawk, elle n’a plus besoin de “rappeler à l’ordre” les collaborateurs, puisqu’ils ont quasiment tous pris le réflexe de télécharger directement leurs reçus dans l’app. Et en cas d’oubli, la plateforme envoie automatiquement une notification s’il manque un reçu !

"Nous avons de gros volumes de transactions, et avant Payhawk, nous faisions un rapprochement manuel des paiements. Nous accumulions des mois de retard car il fallait entrer les montants nets, les taux de TVA, le projet associé à la dépense etc. Nous gagnons un temps fou grâce à Payhawk : l’OCR saisit automatiquement toutes les données des reçus et des factures, et nous pouvons coder directement en utilisant les champs personnalisés.”

Priorité à la sécurité, au contrôle et à la conformité

Parmi les équipes créatives, les collègues et les prestataires impliqués, les projets financiers peuvent vite devenir confus. Il était donc essentiel pour MDM Props de reprendre le contrôle de ses processus financiers.

“L’une des fonctionnalités que je préfère, c’est le gel des cartes en cas de retard de justificatifs. Cela encourage toute l’équipe à se mettre en conformité et à maintenir une bonne hygiène financière.” ajoute Uchenna.

L’équipe Finance de MDM Props s’est très vite emparée des fonctionnalités de contrôle : Uchenna en témoigne : “L’identification à deux facteurs permet aux utilisateurs de savoir si quelqu’un d’autre utilise leur carte”. Si la deuxième étape de vérification d’un paiement n’est pas validée, le paiement est refusé et signalé à l’équipe Finance. “Aussi, si quelqu’un dépasse sa limite de dépense, je peux la recharger instantanément, de façon à ce qu’il n’y ait aucun délai. Avec notre ancien fournisseur de carte, nous devions atteindre la fin du mois pour que les limites de dépenses soient mises à jour. Si quelqu’un dépassait la limite en deux semaines mais devait réaliser d’autres dépenses, il fallait attendre deux semaines de plus.. Pas vraiment agile !” ajoute Uchenna.

Gagner du temps et de l’argent grâce à l’automatisation des notes de frais

MDM Props a réussi à gagner 32 heures par semaine sur les tâches administratives manuelles depuis que l’équipe utilise Payhawk. C’est l’équivalent de 4 jours de travail !

“Nous passions plus d’une semaine à récolter tous les justificatifs de dépenses, les fins de mois n’étaient jamais sereine. Nous avons gagné un temps considérable que nous avons très vite reportés sur des tâches à plus forte valeur ajoutée : contrôle des coûts, suivi des dépenses, contrôle qualité etc.” raconte Uchenna.

Le logiciel que MDM Props utilisait auparavant créait aussi des délais : l’équipe finance devait télécharger les données de dépenses, créer la macro, charger les informations sur la macro, générer un nouveau rapport, puis le charger dans Sage. Désormais, elle peut synchroniser les données avec Sage en quelques clics.

Grâce à notre solution, elle a aussi réussi à éviter d’importants frais liés aux cartes de crédit : “Nous devions payer des frais par transaction. Maintenant, le paiement se fait par mois, à un taux quasiment fixe, donc nous savons toujours où nous en sommes, ce qui évite d’avoir des variations constantes”, explique Uchenna.

Et ces économies viennent s’ajouter aux 240K par trimestre !

Conclusion

Grâce à Payhawk, MDM Props a gagné un temps précieux, fait des économies et soulagé son équipe Finance. Le ROI est considérable grâce à la récupération de la TVA et aux frais de cartes de crédit. Et c’est sans parler des bénéfices pour toute l’équipe : agilité, contrôle, enjeux stratégiques grâce à des tâches à plus grande valeur ajoutée…

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