Gestion des dépenses : tirer parti de son ERP et des workflows d'approbation

Pour maîtriser vos dépenses et vos coûts, il est essentiel de bénéficier d'une structure organisationnelle efficace, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Pour cela, vous devez mettre en place des processus formels pour vous aider à créer des règles concernant les dépenses, où les managers sont responsables des dépenses de leur équipe et où les employés eux-mêmes comprennent ce qu’ils ont le droit de faire. La mise en place de vos politiques de dépenses vous permettra de poser de bonnes bases propices à la croissance.

Il existe de nombreuses structures dont vous pouvez vous inspirer pour créer votre entreprise. Vous pouvez avoir une approche traditionnelle, où les décisions ne sont prises que par quelques managers, ou vous pouvez avoir une approche plus organique et flexible, qui ne suit pas une approche descendante linéaire, mais qui encourage l'autonomie des employés.

Votre structure peut être divisée par catégorie, par zone géographique, par produit ou par processus. Quelle que soit la façon dont vous organisez vos équipes, créez et personnalisez vos workflows d'approbation afin de maintenir une visibilité sur toutes vos dépenses.

L'importance des workflows d'approbation

Responsabilité, budgétisation, gouvernance et contrôle. Ce sont les principales raisons pour lesquelles vous avez besoin de workflows d'approbation pour gagner en agilité dans la gestion de vos dépenses.

À mesure que votre entreprise se développe, vous devez mettre en place davantage de workflows pour gérer efficacement les opérations à venir. Ils vont vous permettre de transférer le pouvoir aux managers concernés à chaque étape du workflow. Ces circuits d'approbation peuvent être différents selon les types de dépenses, ce qui signifie que vous aurez besoin d'une solution personnalisable pouvant s'adapter à toute structure d'équipe complexe (comme Payhawk, par exemple).

Lorsque votre entreprise grandit, l'objectif n'est pas nécessairement d'économiser de l'argent en essayant de réduire les coûts au minimum. Au contraire, il est important d’investir pour mieux dépenser. Néanmoins, il est important de savoir si ce que vous dépensez ajoute de la valeur à l'entreprise et contribue à atteindre des objectifs commerciaux et un retour sur investissement.

Les workflows d'approbation peuvent vous aider à garantir que les projets en cours apportent de la valeur ajoutée. Par exemple, vous pouvez choisir de faire remonter automatiquement les dépenses supérieures à 1 000 € au directeur financier afin que ce dernier s'assure que la dépense est conforme à la politique de dépense et nécessaire.

Il faut que chaque employé ait les mêmes règles et comprenne les besoins de l'entreprise. Les workflows d'approbation permettent de garder tout le monde sur la même longueur d’onde et offrent une transparence sur la budgétisation et la gestion des coûts.

Les 3 bénéfices des workflows d'approbation de Payhawk

Comment Payhawk peut vous aider à créer les meilleurs workflows pour votre gestion des dépenses ?

1. Personnalisez votre politique de dépenses par type de transaction

Vous voulez réduire le risque d'erreur ? Vous pouvez y parvenir en vous assurant que tous les employés sont sur la même longueur d'onde concernant la manière dont ils peuvent dépenser les fonds de l’entreprise. Pour cela, personnalisez vos workflows d'approbation et gagnez ainsi en contrôle sur vos dépenses.

2. Automatisez pour accélérer les processus

Avec Payhawk, le processus d'approbation devient flexible : administrateurs, managers, directeurs financiers et comptables, quiconque doit approuver des dépenses peut le faire instantanément via l’application Payhawk. Les automatisations permettent aux opérations commerciales de se dérouler sans avoir à subir des retards d'approbation inutiles.

3. Bénéficiez de contrôles proactifs pour vos cartes d'entreprise

Grâce aux fonctionnalités de contrôles avancés sur nos cartes d'entreprise, vous pouvez gérer les cartes de manière groupée, autoriser ou bloquer les retraits DAB et les dépenses en ligne. Vous pouvez également établir un circuit d'approbation spécifique pour les demandes de fonds.

Comment contrôler sa comptabilité ?

Vous avez donc réussi à gérer vos workflows d'approbation et à donner à vos employés une certaine liberté grâce à une expérience utilisateur de qualité. Quelle est la prochaine étape ?

Une fois les dépenses d'entreprise effectuées, il est temps de faire de passer au rapprochement comptable avec votre logiciel comptable ou votre ERP.

Votre ERP joue un rôle important dans votre organisation et son intégration avec vos autres outils est essentielle. En effet, cette intégration va vous permettre de réduire les processus manuels, vous apporter de la clarté et vous faire gagner du temps. Ainsi, pensez à choisir une solution de gestion des dépenses qui s'intègre nativement avec votre ERP ou qui propose des API.

Maîtrisez la gestion des coûts dans le cadre de la croissance d’une entreprise

La croissance d'une entreprise est passionnante, mais à mesure que votre société se développe, la gestion des frais peut devenir plus compliquée. Plus de personnes, plus de cartes de frais, plus de factures.

En outre, à mesure que le volume des transactions financières augmente, il est nécessaire d’adopter les bonnes solutions comptables. En effet, vous ne pouvez pas maîtriser correctement votre argent si vous n'avez pas une vue d'ensemble.

Ainsi, d'une part, vous avez des parties prenantes qui s'intéressent davantage à l'entreprise, d'autre part, vous êtes maintenant confronté à des défis de leadership en raison de la croissance rapide de l'entreprise. Les décisions qui étaient autrefois prises uniquement par le PDG au nom d'une petite équipe de 20 personnes sont maintenant dévolues à l'équipe de direction.

C'est un grand changement, il y a soudainement plus de responsabilité et de planification. La gestion des flux de trésorerie devient plus critique, vous devez gérer les relations avec les investisseurs et plus encore.

Le moins que l'on puisse dire, c'est que c'est écrasant, mais c'est là que l'intégration devient utile.

Comment l'intégration de votre ERP vous aidera à contrôler les coûts ?

Votre ERP vous permet de maximiser l'efficacité de votre organisation et la manière dont il rationalise les processus peut être très efficace. Parallèlement, votre solution de gestion des coûts est cruciale pour la visibilité des dépenses. Alors comment les deux peuvent-ils fonctionner ensemble pour vous faire gagner du temps et de l'argent ?

Tout d'abord, cette intégration réduit les processus manuels. Le flux de données étant instantané, vous recevez des rapports en temps réel. Ces rapports permettent une meilleure analyse des flux de trésorerie et une meilleure planification des ressources, ce qui vous permet d'accroître la responsabilité au sein de l'organisation.

L'automatisation apportée par cette intégration, réduit le temps consacré aux processus pour le personnel comptable junior, ce qui signifie que vous pouvez vous concentrer sur l'embauche d'un personnel de niveau supérieur si cela soutient la structure de votre entreprise. L'efficacité obtenue vous obligera à réévaluer les fonctions dont vous avez besoin dans votre département financier et la manière dont il peut être amélioré.

Fondamentalement, l'intégration d'un ERP et d'un logiciel de gestion des dépenses réduit les risques d'erreurs humaines et de données, ce qui évite les inefficacités ultérieures, notamment en ce qui concerne les déclarations de TVA et la fin du mois.

Avec Payhawk, vous pouvez définir vos types de dépenses dans la plateforme à l'aide de champs personnalisés et vous assurer qu'ils sont également reflétés dans votre outil comptable ERP. En utilisant des champs personnalisés, vous pouvez créer des types de dépenses spécifiques aux équipes, aux projets et autres. Ainsi, la façon dont vous mesurez, segmentez et rapprochez les dépenses est adaptée à la façon dont votre équipe financière doit prévoir, budgétiser et vérifier le retour sur investissement. Et c'est là que les flux opérationnels entrent en jeu.

Les workflows d'approbation dont nous avons parlé au début de ce blog permettent de garder le cap concernant les dépenses et le budget. Si une personne demande des fonds, chaque personne dans le workflow, y compris le chef d'équipe (et peut-être un membre de l'équipe financière) sera en mesure de voir pourquoi la demande de fonds a été faite et de la comparer aux dépenses du projet pour s'assurer que tout est toujours sur la bonne voie ou ajuster le budget en conséquence.

Les avantages de l'utilisation des intégrations ERP de Payhawk

Payhawk s'intègre à divers ERP et systèmes comptables : Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics,Xero et QuickBooks…
Vous pouvez ainsi adapter des politiques qui couvrent plus efficacement les risques et vous donnent plus de visibilité et vous disposez d'un rapprochement en temps réel des dépenses et des paiements par carte. Le rapprochement se fait de manière automatique et évite les erreurs humaines.

C'est également le cas pour les transactions bancaires, les comptes bancaires devraient comporter des paiements et des recettes bancaires. Les données et rapport créés manuellement concernant les comptes sont souvent un drapeau rouge de l’audit.

Quels sont les autres avantages de l'utilisation de l'intégration de Payhawk ?

• Des remboursements plus rapides
  Si vous effectuez toujours des remboursements manuels vers vos employés à partir de reçus en papier, vous avez sans doute constaté que cette pratique est difficile à gérer. Examinez et remboursez immédiatement les employés grâce à l’intégration ERP (vous pouvez même le faire en masse).
• Contrôlez les coûts de toutes vos cartes (limites sur les cartes et demandes de fonds)
  Rendez tous les employés responsables de leurs dépenses et gardez tous les coûts sous contrôle. Comprendre vos dépenses dans les moindres détails vous aide à planifier et à prévoir l'avenir. Analyser les paiements vous aide à identifier les dépenses inutiles et à repérer les dépenses hors politique.
• Visibilité des flux de trésorerie en temps réel
  Les données de trésorerie en temps réel donnent du pouvoir aux équipes de comptabilité, leur permettant de télécharger rapidement des rapports. Cette visibilité des données révolutionne le mode de fonctionnement des entreprises : elle responsabilise les bonnes personnes et vous aide à vous développer sans contrainte.

Grâce à des intégrations judicieuses entre vos systèmes, vous constaterez que les opérations commerciales deviennent plus faciles et vous vous demanderez comment vous avez pu vous entêter à utiliser des processus manuels intensifs pendant si longtemps.

Ces intégrations vous permettront de développer votre activité avec une visibilité maximale des dépenses, en vous fournissant les données dont vous avez besoin pour optimiser les budgets et planifier l'avenir. Réservez une démo pour en savoir plus sur l'intégration de Payhawk à votre ERP/logiciel comptable.