Gestion des coûts : Des flux opérationnels aux intégrations comptables

Et comment l'intégration comptable de votre progiciel de gestion intégré (PGI) et votre solution de gestion des dépenses fonctionneront ensemble pour faire correspondre les équipes et les projets complexes avec leurs dépenses. Découvrez comment aborder ces deux aspects à travers ce blog.

Vous avez besoin de processus formels dans votre entreprise pour vous aider à créer des règles responsables concernant les dépenses, où les managers sont responsables des dépenses de leur équipe et où les employés eux-mêmes comprennent ce qu’ils ont le droit de faire.

C'est pourquoi vous avez besoin d'une structure organisationnelle efficace, quelle que soit la taille de votre entreprise.
La mise en place de processus et de systèmes formels vous permet de poser de bonnes bases propices à la croissance.

Il existe de nombreuses structures dont vous pouvez vous inspirer pour créer votre entreprise. Vous pouvez avoir une approche traditionnelle, où les décisions ne sont prises que par quelques managers, ou vous pouvez avoir une approche plus organique et flexible, qui ne suit pas une approche descendante linéaire, mais qui offre la parole à tous les employés.

Votre structure peut être divisée par catégorie, par zone géographique, par produit ou par processus. Quelle que soit la façon dont vous organisez vos équipes, vous devez vous assurer que vous avez mis en place des flux de gestion des coûts afin d'obtenir une visibilité sur la gestion des dépenses.

L'importance des flux opérationnels pour votre équipe

Responsabilité, budgétisation, gouvernance et contrôle. Ce sont les principales raisons pour lesquelles vous avez besoin de flux d'approbation pour soutenir votre équipe.

À mesure que votre entreprise se développe, vous devez mettre en place davantage de flux opérationnels pour gérer efficacement les opérations à venir. Et une grande partie de cela consiste à comprendre comment votre argent est dépensé, à quoi il est dépensé et qui le dépense.

Chacun a un rôle important à jouer dans la gestion des dépenses de l'entreprise. Les flux de gestion des dépenses permettent de transférer le pouvoir aux managers concernés à chaque étape du flux. Ces flux opérationnels peuvent être différents selon les types de dépenses, ce qui signifie que vous aurez besoin d'une solution personnalisable pouvant s'adapter à toute structure d'équipe complexe. Chez Payhawk, c'est exactement ce que nous proposons, car nous comprenons l'importance de faire en sorte que notre solution de gestion des coûts fonctionne au mieux pour votre entreprise.

Lorsque votre entreprise grandit, l'objectif n'est pas nécessairement d'économiser de l'argent en essyant de réduire les coûts au minimum. Au contraire, il est important d’investir donc de dépenser. Néanmoins, il est important de savoir si ce que vous dépensez ajoute de la valeur à l'entreprise et contribue à atteindre des objectifs commerciaux et un retour sur investissement.

L’approbation des flux opérationnels peut vous aider à garantir que les projets en cours apportent de la valeur ajoutée. Les flux opérationnels peuvent automatiquement faire remonter les dépenses supérieures à 1 000 € au directeur financier ou mettre en place des chaînes d'approbation pour les managers. Et grâce aux flux opérationnels, vous pouvez obtenir des informations en temps réel, garantissant que les dépenses de l'entreprise sont conformes.

Il faut que chaque employé ait les mêmes règles et comprenne les besoins de l'entreprise. Les flux opérationnels permettent de garder tout le monde sur la même longueur d’onde et offrent une transparence sur la budgétisation et la gestion des coûts.

Trois façons dont les flux opérationnels Payhawk peuvent aider votre entreprise

Comment Payhawk peut vous aider à créer les meilleurs flux opérationnels pour la gestion des dépenses ?

1. Personnalisez votre politique de dépenses par type de transaction

Vous voulez réduire l'erreur humaine ? Vous pouvez y parvenir en vous assurant que tous les employés sont sur la même longueur d'onde concernant la manière dont ils peuvent dépenser les fonds de l’entreprise.

Vous avez besoin de différents flux opérationnels pour correctement contrôler vos dépenses, Payhawk vous offre la possibilité de personnaliser vos flux.

2. Accélérez le flux d'approbation et améliorez l'automatisation

Avec Payhawk, le processus d'approbation devient flexible : administrateurs, managers, directeurs financiers et comptables, quiconque doit approuver des dépenses peut le faire instantanément via l’application Payhawk.

Les automatisations permettent aux opérations commerciales de se dérouler sans heurts, sans avoir à subir des retards d'approbation inutiles. Ainsi, la perte de temps lors de l'accomplissement des tâches n’est qu’un mauvais souvenir.

3. Contrôles proactifs de la gestion des cartes

Si vous vous demandez si la gestion de vos cartes d’entreprise à grande échelle pourrait être plus facile, la réponse est un grand oui.

Avec Payhawk, vous pouvez personnaliser vos propres politiques de cartes d’entreprise, selon ce qui convient le mieux à votre structure. Grâce à nos fonctions de gestion des cartes, vous pouvez gérer les cartes de manière groupée, éliminer les retraits aux distributeurs automatiques de billets et les dépenses en ligne. Vous pouvez également établir une chaîne d'approbation pour les demandes de fonds.

Le progiciel de gestion intégré s'adapte rapidement aux besoins de votre entreprise. Que vous mettiez en place des chaînes d'approbation simples ou des chaînes d'approbation multi-séquentielles.

Le fait de disposer de tous vos flux opérationnels sur une seule interface vous permet de réévaluer les dépenses de votre entreprise de manière cohérente, ce qui est crucial lorsque votre activité connaît une croissance rapide. Réservez une démo avec notre équipe commerciale pour découvrir comment les flux de gestion des coûts peuvent aider votre entreprise.

Comment le contrôle et la gouvernance passent-ils des flux opérationnels à la comptabilité ?

Vous avez donc réussi à gérer vos flux opérationnels et grâce à votre solution de gestion des coûts, vous avez réussi à donner à vos employés une certaine liberté avec une expérience utilisateur de qualité. Quelle est la prochaine étape ?

Une fois que l’argent est dépensé de manière contrôlée et visible pour l'entreprise, il est temps de faire le rapprochement avec votre logiciel de comptabilité, ou votre ERP.

Votre ERP comptable joue un rôle important dans votre organisation et une intégration efficace avec vos autres outils est essentielle. Mais il y a une différence entre les intégrations simples et les intégrations qui apportent une valeur ajoutée à l'entreprise.

Une intégration à valeur ajoutée réduit les processus manuels, vous apporte de la clarté et vous fait gagner du temps. Vous avez besoin d'une intégration entre votre ERP et votre logiciel de gestion des dépenses qui permette à chaque niveau de la fonction financière d'intervenir pour faciliter et soutenir la croissance de l'entreprise.

Les intégrations d'API dans le secteur de la finance sont encore relativement nouvelles, alors découvrons comment une intégration particulière peut ajouter de la valeur, en vous faisant gagner du temps et de l'argent.

Maîtrisez la gestion des coûts dans le cadre de la croissance d’une entreprise

La croissance d'une entreprise est passionnante, mais à mesure que votre société se développe, la gestion des frais peut devenir plus compliquée. Plus de personnes, plus de cartes de frais, plus de factures.

En outre, à mesure que le volume des transactions financières augmente, il est nécessaire d’adopter les bonnes solutions comptables. En effet, vous ne pouvez pas maîtriser correctement votre argent si vous n'avez pas une vue d'ensemble.

Ainsi, d'une part, vous avez des parties prenantes qui s'intéressent davantage à l'entreprise, d'autre part, vous êtes maintenant confronté à des défis de leadership en raison de la croissance rapide de l'entreprise. Les décisions qui étaient autrefois prises uniquement par le PDG au nom d'une petite équipe de 20 personnes sont maintenant dévolues à l'équipe de direction.

C'est un grand changement, il y a soudainement plus de responsabilité et de planification. La gestion des flux de trésorerie devient plus critique, vous devez gérer les relations avec les investisseurs et plus encore.

Le moins que l'on puisse dire, c'est que c'est écrasant, mais c'est là que l'intégration devient utile.

Comment l'intégration de votre ERP vous aidera à contrôler les coûts ?

Votre ERP vous permet de maximiser l'efficacité de votre organisation et la manière dont il rationalise les processus peut être très efficace. Parallèlement, votre solution de gestion des coûts est cruciale pour la visibilité des dépenses. Alors comment les deux peuvent-ils fonctionner ensemble pour vous faire gagner du temps et de l'argent ?

Tout d'abord, cette intégration réduit les processus manuels. Le flux de données étant instantané, vous recevez des rapports en temps réel. Ces rapports permettent une meilleure analyse des flux de trésorerie et une meilleure planification des ressources, ce qui vous permet d'accroître la responsabilité au sein de l'organisation.

L'automatisation apportée par cette intégration, réduit le temps consacré aux processus pour le personnel comptable junior, ce qui signifie que vous pouvez vous concentrer sur l'embauche d'un personnel de niveau supérieur si cela soutient la structure de votre entreprise. L'efficacité obtenue vous obligera à réévaluer les fonctions dont vous avez besoin dans votre département financier et la manière dont il peut être amélioré.

Fondamentalement, l'intégration d'un ERP et d'un logiciel de gestion des dépenses réduit les risques d'erreurs humaines et de données, ce qui évite les inefficacités ultérieures, notamment en ce qui concerne les déclarations de TVA et la fin du mois.

Avec Payhawk, vous pouvez définir vos types de dépenses dans la plateforme à l'aide de champs personnalisés et vous assurer qu'ils sont également reflétés dans votre outil comptable ERP. En utilisant des champs personnalisés, vous pouvez créer des types de dépenses spécifiques aux équipes, aux projets et autres. Ainsi, la façon dont vous mesurez, segmentez et rapprochez les dépenses est adaptée à la façon dont votre équipe financière doit prévoir, budgétiser et vérifier le retour sur investissement. Et c'est là que les flux opérationnels entrent en jeu.

Les flux opérationnels dont nous avons parlé au début de ce blog permettent de garder le cap concernant les dépenses et le budget. Si une personne demande des fonds, chaque personne dans le flux de travail, y compris le chef d'équipe (et peut-être un membre de l'équipe financière) sera en mesure de voir pourquoi la demande de fonds a été faite et de la comparer aux dépenses du projet pour s'assurer que tout est toujours sur la bonne voie ou ajuster le budget en conséquence.

Les avantages de l'utilisation des intégrations comptables ERP de Payhawk

Payhawk s'intègre à divers ERP et systèmes comptables : Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics,Xero et QuickBooks…

Avec nos intégrations comptables, vous pouvez utiliser les transactions de base de votre ERP. Vous pouvez adapter des politiques qui couvrent plus efficacement les risques et vous donnent plus de visibilité et vous disposez d'un rapprochement en temps réel des dépenses et des paiements par carte. Le rapprochement se fait de manière automatique et évite les erreurs humaines.

C'est également le cas pour les transactions bancaires, les comptes bancaires devraient comporter des paiements et des recettes bancaires. Les données et rapport créés manuellement concernant les comptes sont souvent un drapeau rouge de l’audit.

Quels sont les autres avantages de l'utilisation de l'intégration de Payhawk ?

• Des remboursements plus rapides
  Si vous effectuez toujours des remboursements manuels vers vos employés à partir de reçus en papier, vous avez sans doute constaté que cette pratique est difficile à gérer. Examinez et remboursez immédiatement les employés grâce à l’intégration ERP (vous pouvez même le faire en masse).
• Contrôlez les coûts de toutes vos cartes (limites sur les cartes et demandes de fonds)
  Rendez tous les employés responsables de leurs dépenses et gardez tous les coûts sous contrôle. Comprendre vos dépenses dans les moindres détails vous aide à planifier et à prévoir l'avenir. Analyser les paiements vous aide à identifier les dépenses inutiles et à repérer les dépenses hors politique.
• Visibilité des flux de trésorerie en temps réel
  Les données de trésorerie en temps réel donnent du pouvoir aux équipes de comptabilité, leur permettant de télécharger rapidement des rapports. Cette visibilité des données révolutionne le mode de fonctionnement des entreprises : elle responsabilise les bonnes personnes et vous aide à vous développer sans contrainte.

Grâce à des intégrations judicieuses entre vos systèmes, vous constaterez que les opérations commerciales deviennent plus faciles et vous vous demanderez comment vous avez pu vous entêter à utiliser des processus manuels intensifs pendant si longtemps.

Ces intégrations vous permettront de développer votre activité avec une visibilité maximale des dépenses, en vous fournissant les données dont vous avez besoin pour optimiser les budgets et planifier l'avenir. Réservez une démo pour en savoir plus sur l'intégration de Payhawk à votre logiciel ERP/comptable.