Controle over uitgaven: Van workflows tot boekhoudkundige integraties

Je hebt bedrijfsprocessen nodig om een cultuur van verantwoordelijke uitgaven te creëren, waarbij teammanagers verantwoordelijk zijn voor de uitgaven van hun team, en de werknemers zelf begrijpen wat er van hen wordt verwacht.

Daarom heb je een organisatiestructuur nodig, hoe klein je bedrijf ook is.
Door vanaf het begin duidelijke processen en systemen in te voeren, leg je de juiste basis voor groei.

Er zijn veel organisatiestructuren waar je je bedrijf op kunt baseren. Misschien heb je een traditionele top-down benadering, waarbij beslissingen slechts door een paar personeelsleden worden genomen, of misschien heb je een meer organische en flexibele benadering waarbij geen lineaire top-down benadering wordt gevolgd - in plaats daarvan is het een beetje platter.

Je structuur kan opgesplitst zijn per afdeling, locatie, product of proces. Hoe je je teams ook organiseert, je moet ervoor zorgen dat je beschikt over workflows voor uitgavenbeheer om het geheel inzichtelijk te maken en binnen de hele organisatie verantwoordelijkheid te creëren.

Het belang van workflows voor de structuur van je team

Verantwoording, budgettering, en governance en controle. Dit zijn de belangrijkste redenen waarom je goedkeuring workflows nodig hebt om je teamstructuur te ondersteunen.

Naarmate je bedrijf groeit, heb je meer systemen nodig om de activiteiten effectief te beheren. En een groot deel daarvan is inzicht in hoe je geld wordt uitgegeven, waar het aan wordt uitgegeven en wie het uitgeeft.

Iedereen heeft een belangrijke rol te spelen in het beheer van zakelijke uitgaven. Workflows voor uitgavenbeheer geven de macht door aan de juiste besluitvormers in elke fase van de stroom. Deze workflows kunnen er verschillend uitzien voor verschillende soorten uitgaven, wat betekent dat je een aanpasbare oplossing nodig hebt die past bij elke complexe teamstructuur. Bij Payhawk bieden we precies dat, omdat we begrijpen hoe belangrijk het is dat onze oplossing voor uitgavenbeheer het beste werkt voor jouw bedrijf.

Wanneer je je bedrijf opschaalt, ligt de focus niet noodzakelijkerwijs op geld besparen - op zoek gaan naar de laagst mogelijke kosten - in plaats daarvan wil je graag geld uitgeven, maar je wilt weten dat wat je uitgeeft waarde toevoegt aan het bedrijf en bijdraagt aan het behalen van bedrijfsdoelstellingen en ROI.

Goedkeuring workflows kunnen helpen ervoor te zorgen dat lopende projecten waarde opleveren. Workflows kunnen bijvoorbeeld uitgaven boven de 1000 euro automatisch escaleren naar de CFO of een goedkeuringsketen voor teammanagers implementeren. En met workflows ben je in staat om real-time inzichten te verkrijgen, zodat de bedrijfsuitgaven in lijn zijn met de bedrijfsdoelstellingen.

Je wilt dat elke medewerker dezelfde KPI's nastreeft en begrijpt wat het bedrijf nodig heeft. En workflows houden iedereen op koers en zorgen voor transparantie rond budgettering en uitgavenbeheer die je anders niet zou hebben.

Drie manieren hoe Payhawk's workflows je bedrijf kan helpen

Hoe kan Payhawk je helpen de beste workflows voor uitgavenbeheer te creëren? Hier zijn drie belangrijke manieren:

1. Pas het uitgavenbeleid aan op transactietype

Je wilt menselijke fouten verminderen, omdat je dan minder tijd kwijt bent aan het corrigeren van fouten. Dit kun je bereiken door ervoor te zorgen dat alle medewerkers op één lijn zitten als het gaat om waar ze hun geld wel en niet aan mogen uitgeven.

Er zijn verschillende workflows nodig om de vereiste governance en controle te bereiken vanwege de verschillende processen - met Payhawk-workflows kun je de controles en governance afdekken die geschikt zijn voor elk type uitgave, en crediteurenrekeningen/leveranciersfacturen worden gecentraliseerd.

2. Versnel de goedkeuringsflow en verbeter de automatisering

Met Payhawk wordt het goedkeuringsproces flexibel - beheerders, teamleiders, financieel managers en accountants - wie uitgaven moet goedkeuren, kan dat onderweg doen via de Payhawk app.

De bovenstaande automatiseringen zorgen ervoor dat de bedrijfsvoering soepel verloopt zonder onnodige vertragingen bij de goedkeuring. Tijdverspilling bij het afronden van taken behoort dus tot het verleden.

3. Proactieve controle op betaalkaarten

Als je je afvraagt of het beheren van je kaarten op schaal eenvoudiger kan, is het antwoord een luide ja.

Met Payhawk kun je je eigen kaart beleid aanpassen per niveau in de organisatie of per team (bijv. sales, marketing, HR etc.), wat het beste werkt voor jouw structuur. Met onze mogelijkheden voor kaartbeheer kun je kaarten in bulk beheren, ATM-opnames en online uitgaven elimineren, en een goedkeuringsketen instellen met betrekking tot aanvragen voor financiële middelen.

De software wordt snel aangepast aan de behoeften van het bedrijf. Dus of je nu eenvoudige goedkeuringsketens of meerdere opeenvolgende goedkeuring ketens opzet - het vormt zich naar jouw structuur.

Door al je workflows op één plek te hebben, kun je je bedrijfsuitgaven consistent re-evalueren, wat cruciaal is voor snelle bedrijfsgroei. Boek een demo om te leren hoe onkostenbeheer workflows jouw bedrijf kunnen helpen.

Hoe verplaatst controle en governance zich van workflows naar boekhouding?

Je hebt je workflows op orde en dankzij de oplossing voor uitgavenbeheer ben je erin geslaagd om je medewerkers vrijheid te geven binnen een kader en geef je ze een geweldige gebruikerservaring. Wat is de volgende stap?

Zodra je het geld hebt uitgegeven op een gecontroleerde, en zakelijk zichtbare manier, is het tijd om af te stemmen met je boekhoudsoftware of ERP (Enterprise Resourse Planning).

Je boekhoud ERP speelt een belangrijke rol in je organisatie, en een efficiënte integratie met je andere tools is essentieel. Maar er is een verschil tussen gewone eenvoudige integraties en integraties die zakelijke waarde toevoegen.

Waardevolle integraties verminderen handmatige processen, geven duidelijkheid en besparen tijd in de hele organisatie. Je hebt een integratie nodig tussen je ERP- en uitgavenbeheer software die elk niveau van de financiële functie in staat stelt om naar voren te treden en de groei van het bedrijf te faciliteren en te ondersteunen.

API-integraties in de financiële sector zijn nog een relatief nieuw ding, dus laten we eens onderzoeken hoe deze specifieke integratie waarde kan toevoegen en tijd en geld kan besparen.

Beheer van uitgaven bij bedrijfsgroei

Bedrijfsgroei is opwindend, maar naarmate je bedrijf groeit, kan uitgavenbeheer gecompliceerder worden. Meer mensen, meer betaalkaarten, meer ingewikkelde procedures - en natuurlijk komt daar meer administratie bij kijken.

Bovendien worden, naarmate het aantal transacties toeneemt, naleving en rapportage aan belanghebbenden steeds belangrijker. Maar je kunt pas met vertrouwen over je financiën rapporteren als je het volledige plaatje kunt zien.

Dus aan de ene kant heb je stakeholders die meer geïnteresseerd zijn in het bedrijf - aan de andere kant heb je nu te maken met leiderschapsuitdagingen als gevolg van snelle bedrijfsgroei. Wat vroeger beslissingen waren die alleen door de CEO werden genomen namens een klein team van 20 mensen, zijn nu beslissingen die worden gedelegeerd naar het executive team dat de leiding verantwoordelijk houdt.

Het is een grote verschuiving, en er gebeurt veel. Er is opeens meer verantwoording en planning - cash flow management wordt kritischer, je moet investor relations managen en nog veel meer.

Het is op zijn zachtst gezegd overweldigend - maar hier is waar integraties van pas komen.

Hoe de integratie van een ERP en uitgavenbeheer de kosten onder controle houdt

Dus, je kunt de efficiëntie in je organisatie maximaliseren met je boekhoud ERP en de manier waarop het processen stroomlijnt is goud waard. Ondertussen is de oplossing voor uitgavenbeheer van cruciaal belang als het gaat om de zichtbaarheid van uitgaven. Dus hoe kunnen de twee samenwerken om tijd en geld te besparen?

Ten eerste vermindert deze integratie handmatige processen. Omdat de gegevensstroom onmiddellijk is, ontvang je real-time rapportage. Deze rapportage betekent betere cash flow-analyses en een betere planning van middelen, zodat je een betere verantwoording in de organisatie kunt realiseren.

Automatisering door deze integratie vermindert de tijd die financiële medewerkers kwijt zijn aan processen, wat betekent dat je je kunt richten op het inhuren van meer personeel als dat de structuur van je bedrijf ondersteunt. De geleverde efficiëntie zal je dwingen om te herevalueren welke functies je nodig hebt op je financiële afdeling en hoe die kan worden verbeterd.

In principe geeft een integratie tussen een ERP en software voor uitgavenbeheer je minder kans op menselijke fouten, wat betekent dat er later geen inefficiënties zijn, vooral wanneer het gaat om BTW-aangiften en maandafsluiting.

Met Payhawk kan je je soorten uitgaven in het platform instellen met behulp van aangepaste velden en ervoor zorgen dat deze ook in jouw ERP boekhoudpakket terug te vinden zijn. Door het gebruik van aangepaste velden kun je specifieke soorten uitgaven creëren voor teams, projecten en meer. Dit zorgt ervoor dat de manier waarop je uitgaven meet, segmenteert en aansluit, relevant is voor de manier waarop je financiële team moet voorspellen, budgetteren en ROI controleren. En hier komen workflows weer om de hoek kijken.

De workflows die we aan het begin van onze blog hebben besproken, zorgen ervoor dat projectuitgaven op schema blijven. Als iemand geld aanvraagt, kan iedereen in de workflow, inclusief de teammanager (en misschien een financieel teamlid), zien waarom het geldverzoek is binnengekomen en het vergelijken met de projectuitgaven om er zeker van te zijn dat alles nog steeds op schema ligt of om het budget op basis hiervan aan te passen.

De voordelen van het gebruik van Payhawk's ERP accounting integraties

Payhawk integreert met diverse ERP's en boekhoudsystemen van Oracle NetSuite en Microsoft Dynamics tot Xero en QuickBooks.

Met onze accounting integraties kan je gebruik maken van de transactietypen van je ERP, waardoor rapportage mogelijk wordt, bijvoorbeeld leveranciers of vendors kunnen worden gebruikt zoals bedoeld. Je kunt richtlijnen op maat maken die risico's en governance beter afdekken, en je hebt realtime reconciliatie van uitgaven en kaartbetalingen (auto-matching van beide in lijn met boekhoudkundige principes).

Als een integratie gebaseerd is op handmatige journals, kan dit boekhoudkundige gevolgen hebben voor zowel de natuurlijke rapportage als de btw, aangezien handmatige journals niet het juiste type transactie weergeven dat door het inkoopdagboek gaat. Bv. leveranciersfacturen/leveranciersrekeningen, uitgaven, leverancierskredietnota's.

Het bovenstaande is ook het geval met banktransacties - de bankrekeningen moeten bankbetalingen en -ontvangsten bevatten. Handmatige journals naar bankrekeningen zijn vaak een rode vlag bij audits.

Wat zijn de andere voordelen van Payhawk's integratie?

• Snellere terugbetalingen
  Als je momenteel vertrouwt op papieren, handmatige vergoedingen van werknemers, heb je ongetwijfeld ondervonden dat het moeilijk te beheren is. Controleer en vergoed werknemers onmiddellijk ( je kunt het zelfs in bulk doen).
• Controle over de kosten van alle kaarten (kaartlimieten en fondsenaanvragen)
  Maak alle teamleden verantwoordelijk voor hun uitgaven en blijf altijd op de hoogte van al deze uitgaven. Inzicht in je uitgaven tot in het kleinste detail helpt je plannen en voorspellen voor de toekomst. Analyseer betalingen van abonnementen - dit helpt onnodige uitgaven te identificeren en patronen in uitgaven op te sporen die ongezond zijn of buiten het beleid vallen.
• Real-time inzicht in cashflow
  Live cashflow gegevens stellen financiële teams in staat om snel rapporten te downloaden en ervoor te zorgen dat belanghebbenden consequent op de hoogte worden gehouden. Deze zichtbaarheid van gegevens zorgt voor een revolutie in de manier waarop bedrijven werken - het houdt de juiste mensen verantwoordelijk en helpt om ongehinderd te groeien.
  Dankzij de vlotte integraties tussen je systemen zal je merken dat je bedrijfsvoering eenvoudiger wordt, en je zal je afvragen hoe je erin geslaagd bent om zo lang door te ploeteren met handmatige intensieve processen.

Dankzij deze integraties is het mogelijk je bedrijf te laten groeien met een maximale zichtbaarheid van je uitgaven, zodat je over de gegevens beschikt die je nodig hebt om je budgetten te optimaliseren en vooruit te plannen. Boek een demo om meer te weten te komen over de integratie van Payhawk met jouw ERP/accounting software.