Waarom het verenigen van financiële processen cruciaal is voor je bedrijf

Versnipperde financiële processen zorgen niet alleen voor vertraging, ze kosten je ook geld. Elke extra tool, handmatige overdracht of dubbele invoer vermindert het overzicht en maakt het moeilijker om grip te houden op je uitgaven. Het resultaat? Vertraging in inzichten, onnauwkeurige voorspellingen en beslissingen gebaseerd op onvolledige data.

Kijk naar de typische situatie: één tool voor zakelijke betaalkaarten, een andere voor declaraties en nog een derde voor crediteurenbeheer. Elk met zijn eigen licentiekosten. Elk met zijn eigen datasilo. En geen van deze systemen praat (goed) met elkaar. Tegen de tijd dat je rapporten hebt samengevoegd, zijn de cijfers alweer verouderd.

Door uitgavenbeheer te verenigen binnen één platform verander je het spel. Je vermindert onnodige licentiekosten, stroomlijnt processen en krijgt realtime inzicht in elke transactie. Dat betekent schonere data, betere prognoses en het vertrouwen om sneller en slimmer financiële beslissingen te nemen.

Waarom het verenigen van je financiële processen belangrijk is: de Payhawk-manier

Grote beslissingen vragen om betrouwbare data. Maar betrouwbare data bestaan alleen als je je financiële processen uitvoert op één centrale plek. Wanneer alles via één systeem loopt, werkt je finance-team sneller, overzichtelijker en met het vertrouwen dat elk cijfer klopt.

Hristo Borisov, CEO en co-founder van Payhawk, legt het uit:

CFO’s en oprichters mogen van uitgavenbeheer meer verwachten dan alleen vereenvoudigde onkostendeclaraties. Real-time uitgavendata en ERP-integraties moeten samenwerken om directe zichtbaarheid te bieden, zodat ze prestaties kunnen volgen ten opzichte van prognoses en cashposities met vertrouwen kunnen monitoren.

Klaar om afscheid te nemen van versnipperde data?

Zo standaardiseer en verbind je workflows in Payhawk, en dit is waarom dat belangrijk is:

1. Eén keer definiëren, overal toepassen. Stel groepsbrede instellingen en workflows voor uitgaven in voor al je entiteiten om standaardisatie te bereiken, in plaats van meerdere tools te gebruiken en chaos te creëren.
2. Automatiseer het zware werk. Goedkeuringsworkflows, facturen en leveranciersbetalingen (inclusief wereldwijde overboekingen naar 150 landen in 115 valuta) verlopen automatisch. OCR-gedreven dataverwerking in meer dan 60 talen en native ERP-integraties zorgen voor real-time reconciliatie en besparen uren handmatig werk.
3. Altijd klaar voor audits. Ingebouwde audittrails zorgen voor transparantie. Elke wijziging, elke goedkeuring en elke stap van een uitgave is zichtbaar op één plek.

Werkt overal, voor iedereen

Payhawk is cloudgebaseerd, dus je hoeft je nooit zorgen te maken over hardware-updates of lokale opslag. Jij en je team kunnen op elk moment en vanaf elke locatie inloggen, of je nu op kantoor bent, reist of hybride werkt, zonder dat vertragingen processen ophouden.

Onze AI Travel Agent houdt elke transactie automatisch binnen beleid, zodat compliance ingebouwd is in plaats van achteraf toegevoegd. En met volledige ondersteuning voor meerdere valuta en talen kun je facturen vertalen, betalen in lokale valuta en medewerkers wereldwijd terugbetalen. Kortom, het is een platform dat met je meegroeit, waar je bedrijf ook naartoe gaat.

Bespaar geld en administratietijd

Wanneer je aparte tools gebruikt voor elke financiële taak, lopen de kosten snel op. Eén platform voor zakelijke betaalkaarten, een ander voor onkosten, nog één voor terugbetalingen, en weer een ander voor crediteuren. Voeg daar onboarding, integraties en IT-onderhoud aan toe, en je betaalt voor overlappende abonnementen terwijl je nog steeds data handmatig koppelt.

Met Payhawk vervang je al die losse oplossingen door één platform. Dat betekent één licentie, één API, één inlog en één onboarding. Dankzij eersteklas integraties met ERP-systemen zoals NetSuite besteedt IT minder tijd aan integratieproblemen. Finance hoeft minder data handmatig over te nemen. En je bedrijf bespaart niet alleen uren administratie, maar ook echt geld.

Het effect is duidelijk. Neem Essentia Analytics als voorbeeld. Zij halveerden hun maandafsluiting van tien naar vijf dagen en konden 50% van de tijd van een finance-medewerker verplaatsen naar werk dat direct omzet oplevert. CFO Carolina Einarsson legt uit:

Vóór Payhawk gebruikten we een paar losse oplossingen, Excel en verschillende creditcards, maar we hadden geen alles-in-één gecentraliseerde oplossing. Uitgavenbeheer was een snelle winst voor ons; we zagen Payhawk als de toekomst, waarin we invoer van uitgaven, creditcards, goedkeuringen, uitgavenaanvragen, factuurbetalingen en terugbetalingen allemaal op één plek konden beheren.

Eén platform voor leveranciers en audits

Terug naar ERP-integraties. Door direct te synchroniseren met je ERP zorgt Payhawk ervoor dat leveranciersinformatie altijd juist en actueel blijft.

Wanneer je uitgavenbeheerplatform direct synchroniseert met je ERP, hoef je leveranciersdata niet langer in meerdere systemen te beheren. Payhawk houdt alle leveranciersgegevens op één plek accuraat en up-to-date, wat de kans op fouten, duplicaten of fraude verkleint. Dat betekent soepelere betalingen en sterker leveranciersbeheer en relaties.

En wat compliance betreft, zit je goed. Elke update van leveranciers, elke goedkeuring en elke betaling wordt automatisch vastgelegd. Je ziet precies wie welke wijziging heeft aangebracht en wanneer. Zo worden audits geen hoofdpijn meer, maar een eenvoudige afvinktaak.

Hoe Payhawk financiële processen verenigt

Payhawk helpt je finance-team om financiële discipline op te bouwen en sneller enterprise-beslissingen te nemen zonder vertraging. In een snel veranderende omgeving geeft die wendbaarheid je ruimte om te focussen op groei in plaats van brandjes blussen. Met één platform kun je elke euro maximaliseren, slimmere beslissingen nemen en competitief blijven.

• Zie alles op één plek. Breng facturen, crediteuren, zakelijke betaalkaarten en onkosten samen onder één dak. Met alle uitgaven gecentraliseerd in Payhawk heb je eindelijk een enkel dashboard voor al je entiteiten.
• Krijg realtime inzicht. Zodra bedrijfsgeld wordt uitgegeven, zie je het. Geen wachttijd meer voor rapporten. Je kunt direct handelen op basis van nauwkeurige data en met vertrouwen beslissingen nemen.
• Automatiseer administratie. Aangepaste workflows verwijderen knelpunten en bevrijden je team van repetitieve taken. Van goedkeuringen tot bulkcontrole van onkosten, automatisering maakt het werk makkelijker voor iedereen, niet alleen voor finance.
• Integreer naadloos. Koppel Payhawk aan je ERP- en boekhoudtools zoals AFAS, Exact, NetSuite en Microsoft Dynamics. Synchroniseer data in realtime, versnel reconciliatie en halveer je maandafsluiting.
• Behoud controle. Stel uitgavenlimieten in, definieer goedkeuringsflows en pas compliance-regels aan je organisatie aan. Iedereen weet wat ze kunnen uitgeven, en jij behoudt het overzicht.

Transformatie na het verenigen van je oplossingen: State of Play Hospitality

Benieuwd hoe transformatie eruitziet nadat je je financiële processen hebt verenigd?

State of Play Hospitality werkte vóór Payhawk met verschillende systemen. Group Financial Controller David Watson legt uit:

Voor de overstap naar Payhawk gebruikten we creditcards en Bill.com voor het crediteurenproces. Dat integreerde niet met NetSuite en combineerde kaarten en crediteurenbetalingen niet, dus we moesten steeds wisselen tussen tools.

"Een van de grootste voordelen van Payhawk is de integratie met onze boekhoudsoftware en de mogelijkheid om betalingen in handen te geven van de daadwerkelijke gebruikers en operators (locaties)," vervolgt David. "En het weghalen van zakelijke creditcardtransacties bij traditionele banken naar een product dat direct integreert met NetSuite was echt een gamechanger. Nu besparen we tijd en nemen we betere beslissingen dankzij volledig inzicht in onze uitgaven over meerdere entiteiten."

Klaar om te transformeren? Visualiseer je procesverbetering met een persoonlijke productdemo. Ontdek onze innovatieve financiële oplossingen zelf. Boek je demo.