Pourquoi est-il essentiel d’unifier vos processus financiers ?

Avoir des processus financiers fragmentés ne fait pas que vous ralentir, cela engendre aussi des coûts. Chaque outil supplémentaire, chaque transfert manuel ou chaque saisie en double brouille votre visibilité et rend plus difficile le contrôle des dépenses. Le résultat ? Des informations tardives, des prévisions inexactes et des décisions basées sur des données incomplètes.

Prenons un exemple de configuration typique : un outil pour les cartes d'entreprise, un autre pour les dépenses et un troisième pour les factures fournisseurs. Chacun d'entre eux est soumis à des frais de licence. Chacun enferme les données dans son propre silo. Et aucun d'entre eux ne communique. Au moment où vous avez effectué votre reporting, les chiffres sont déjà obsolètes.

L'unification de la gestion des dépenses sur une seule plateforme change la donne. Vous réduisez les coûts de licence inutiles, rationalisez les processus et bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur chaque transaction. Cela se traduit par des données plus claires, des prévisions plus fiables et la confiance nécessaire pour prendre des décisions financières plus rapides et plus intelligentes.

Pourquoi il est important d'unifier vos processus financiers : la méthode Payhawk

Lorsque vous centralisez vos processus financiers, votre équipe financière travaille plus rapidement, plus efficacement et avec la certitude que chaque chiffre reflète la réalité.

Hristo Borisov, PDG et cofondateur de Payhawk, explique :

Les directeurs financiers et les fondateurs doivent attendre de la gestion des dépenses qu'elle leur apporte plus que de simples rapports de dépenses simplifiés. Les données de dépenses en temps réel et les intégrations ERP doivent fonctionner ensemble pour offrir une visibilité immédiate, afin qu'ils puissent suivre les performances par rapport aux prévisions et surveiller les niveaux de trésorerie en toute confiance.

Dites enfin adieu aux données cloisonnées

Voici comment standardiser et connecter vos workflows dans Payhawk :

• Définissez une fois, appliquez partout. Définissez des paramètres de dépenses et des workflows au niveau du groupe pour toutes les entités afin de parvenir à une standardisation, au lieu de jongler avec plusieurs outils.
• Automatisez les tâches fastidieuses. Les workflows d'approbation, les factures et les paiements fournisseurs (y compris les virements internationaux vers 150 pays dans 115 devises) s'exécutent en mode automatique. La capture de données par OCR dans plus de 60 langues et les intégrations ERP natives permettent des rapprochements en temps réel, ce qui vous fait gagner des heures de travail manuel.
• Soyez prêt pour les audits. Les pistes d'audit intégrées permettent de responsabiliser tout le monde. Chaque modification, chaque signature, chaque étape d'une dépense est visible en un seul endroit.

Une solution unique

Payhawk est une solution cloud, vous n'avez donc jamais à vous soucier des mises à jour matérielles ou du stockage local. Vous et votre équipe pouvez vous connecter à tout moment, où que vous soyez, que ce soit au bureau, en déplacement ou en mode hybride, sans que vos processus ne soient ralentis.

Notre Travel Agent IA conserve automatiquement chaque transaction dans le respect de la politique, de sorte que la conformité est intégrée et non rajoutée. Et grâce à la prise en charge complète de plusieurs devises et langues, vous pouvez traduire les factures, payer dans les devises locales et rembourser les employés dans le monde entier. En bref, il s'agit d'une plateforme conçue pour s'adapter à votre évolution, quelle que soit la direction que prend votre entreprise.

Gagnez du temps et de l’argent

Lorsque vous utilisez des outils distincts pour chaque tâche financière, les coûts s'accumulent rapidement. Une plateforme pour les cartes d'entreprise, une autre pour les dépenses, une autre pour les remboursements et encore une autre pour les factures fournisseurs. Ajoutez à cela l'intégration, les connexions et la maintenance IT, et vous payez pour des abonnements en double tout en continuant à assembler manuellement les données.

Avec Payhawk, vous remplacez toutes ces solutions ponctuelles par une plateforme unifiée : une seule licence, une seule API, une seule connexion et un seul processus d'intégration. De plus, grâce à des intégrations natives avec des solutions ERP telles que NetSuite, le service IT passe moins de temps à résoudre les problèmes d'intégration.

Guillaume Renard, DAF d’Ultra Premium Direct raconte :

L’intégration avec NetSuite s’est déroulée de manière fluide et rapide. Deux connexions ont été mises en place pour nos deux entités, et selon notre DSI, l’opération n’a pris qu’une heure. Le système est pleinement opérationnel : les informations remontent correctement, la synchronisation est stable et conforme à nos attentes. Nous sommes pleinement satisfaits de cette intégration.

Relations fournisseurs et audits de conformité

En se synchronisant directement avec votre ERP, les solutions comme Payhawk garantissent que les informations sur vos fournisseurs sont toujours exactes et à jour.

Lorsque votre plateforme de gestion des dépenses se synchronise directement avec votre ERP, vous n'avez plus besoin de gérer les données des fournisseurs sur plusieurs systèmes. Payhawk conserve toutes les informations à jour au même endroit, ce qui réduit le risque d'erreurs, de doublons, voire de fraudes. Cela se traduit par des paiements plus fluides et une meilleure gestion des fournisseurs.

Et en matière de conformité, vous êtes couvert. Chaque mise à jour fournisseur, chaque approbation et chaque paiement sont automatiquement enregistrés. Vous pouvez voir exactement qui a effectué une modification et à quel moment, ce qui simplifie grandement les audits.

Comment Payhawk unifie les processus financiers

Payhawk aide vos équipes à instaurer une discipline financière et à accélérer les décisions stratégiques de l'entreprise sans vous ralentir. Dans un environnement en constante évolution, cette agilité vous permet de vous concentrer sur la croissance plutôt que sur la gestion des urgences.

• Optez pour une solution unifiée. Regroupez les factures, les factures fournisseurs, les cartes d'entreprise et les dépenses sous le même toit. Avec Payhawk, vous disposez enfin d'un tableau de bord unique pour toutes vos entités.
• Bénéficiez d'une visibilité en temps réel. Dès que les fonds de l'entreprise sont engagés, vous le voyez immédiatement, sans avoir à attendre le reporting. Vous pouvez agir immédiatement sur la base de données précises et prendre des décisions en toute confiance.
• Automatisez les tâches administratives. Les workflows personnalisés éliminent les goulots d'étranglement et libèrent votre équipe des tâches répétitives. Des approbations aux examens groupés des dépenses, l'automatisation facilite la vie de tout le monde, pas seulement celle du service financier.
• Intégrez nativement. Connectez Payhawk à vos outils ERP et comptables, tels que NetSuite, Odoo et Microsoft Dynamics. Synchronisez les données en temps réel, accélérez le rapprochement et réduisez de moitié votre clôture mensuelle.
• Gardez le contrôle. Fixez des limites de dépenses, définissez des workflows d'approbation et adaptez les règles de conformité à votre organisation.

Témoignage de Pathoquest : une solution unifiée et intégrée

Lorsque Tristan Poisson a rejoint PathoQuest, aucune solution de gestion des dépenses n’était en place. La validation des paiements était faite manuellement, ce qui était inefficace et chronophage.

Quand je suis arrivé, tout était fait à la main, il fallait imprimer les factures, solliciter le DAF et la DRH. L’idée était d’automatiser tout ça, donc de choisir une solution de gestion des dépenses. L'ERP n'était pas utilisé au maximum de ses fonctionnalités, mon objectif était de gagner du temps sur les tâches chronophages pour que l’on puisse consacrer à d'autres tâches plus intéressantes. Aujourd'hui, le deal est complètement rempli. L’intégration permet d’éviter les allers-retours entre différents intégrateurs, le paramétrage initial est crucial. Puis la saisie automatique nous fait gagner un temps précieux, les différentes étapes de soumission, validation, contrôle et import dans NetSuite, tout est automatisé en respectant les codes analytiques.

Vous aussi, vous souhaitez rationaliser votre stack financier ? N’hésitez plus, demandez une démonstration et découvrez les recommandations de nos experts.