Les bénéfices de Payhawk pour Ultra Premium Direct
Ce qui nous a convaincu d'aller chez Payhawk ? J'ai trouvé qu'il y avait surtout plus de réactivité et une très bonne qualité d'interlocuteur… Et puis il y avait une connexion native à NetSuite. Nous étions aussi intéressés par les projets de développement de Payhawk, notamment la partie IA, on a trouvé que c'était très dynamique. Et évidemment il y a toujours le critère prix avec le modèle de cashback.
Une intégration NetSuite différenciante
Dans un contexte de transformation digitale globale de la fonction finance, incluant la refonte de l’architecture des outils de gestion (ERP, trésorerie, pilotage de la performance,...), l’intégration native de Payhawk avec NetSuite a constitué un facteur clé dans la décision.
Cette compatibilité a permis de fluidifier les processus financiers, automatiser les flux comptables, et garantir l’unicité et la fiabilité des données à travers l’ensemble de l’écosystème financier, en ligne avec les exigences d’une organisation en forte croissance. De plus, cela a permis à l’équipe Finance de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Guillaume Renard, DAF d’Ultra Premium Direct raconte :
L’intégration avec NetSuite s’est déroulée de manière fluide et rapide. Deux connexions ont été mises en place pour nos deux entités, et selon notre DSI, l’opération n’a pris qu’une heure. Le système est pleinement opérationnel : les informations remontent correctement, la synchronisation est stable et conforme à nos attentes. Nous sommes pleinement satisfaits de cette intégration.
Un accompagnement client tourné sur l’innovation
L’autre atout majeur de Payhawk, c’est la qualité de l’accompagnement client. Ultra Premium Direct a été particulièrement sensible à la réactivité des équipes, à la disponibilité des interlocuteurs, et à l’approche très collaborative proposée tout au long du déploiement.
Payhawk a également su se positionner comme un partenaire de croissance, notamment en anticipant les besoins futurs de l’entreprise, comme la gestion multi-devises pour le développement international. Le support client, disponible à tout moment via l’interface de chat, ainsi que l'implémentation manager dédiée, ont facilité chaque étape du projet.
Une solution rapidement adoptée par tous
La transition vers Payhawk a été menée progressivement, en commençant par les collaborateurs les plus concernés par les dépenses professionnelles. Au départ, cinq personnes ont été équipées de cartes Payhawk pour tester le système et analyser l’impact sur la gestion des justificatifs de dépenses.
Face au succès de cette première phase, l’outil a été déployé à l’ensemble du groupe, avec 55 cartes Payhawk actives à ce jour. Guillaume Renard a ensuite mis en place les prélèvements récurrents pour les abonnements ainsi que des workflows d’approbation personnalisés par catégorie de dépenses et par seuil.
L’impact a été immédiat et les retours des utilisateurs très positifs : moins de tickets accumulés et une responsabilisation accrue des collaborateurs. Tout cela s’inscrit dans un véritable processus d’amélioration continue pour l’équipe Finance d’Ultra Premium Direct.
Quel ROI pour une solution de gestion des dépenses ?
Avec la croissance soutenue de son activité e-commerce et l’extension progressive de son modèle vers le retail, Ultra Premium Direct a vu ses volumes de dépenses augmenter significativement. La direction financière a notamment enregistré une hausse de 45 % du nombre de factures, dont 82 % liées à des paiements par carte bancaire. Malgré cette intensification de l’activité, les équipes ont non seulement su maintenir leur niveau de performance, mais ont également considérablement réduit le temps consacré à la gestion des dépenses, grâce à une meilleure digitalisation des processus.
À périmètre comparable, Guillaume Renard estime que le gain de temps économisé grâce à Payhawk serait de 2 jours par mois, et que le temps passé par une personne sur la gestion des dépenses serait trois fois moins important.
Et ce temps gagné par l’équipe Finance est réutilisé à bon escient : mise en place de nouveaux outils, analytique plus poussée, absorption de la hausse des volumes de dépenses, nouveaux KPIs par département…
Pour Ultra Premium Direct, le ROI est clair, et les équipes ont désormais du temps à consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Comme Guillaume Renard, vous recherchez la solution de gestion des dépenses qui vous permettra d’accélérer votre transformation digitale et qui s’intégrera à votre ERP ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos experts !
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