Konica Minolta Bulgarie est une filiale de la multinationale Konica Minolta. Reconnue pour avoir révolutionné l'impression et la gestion documentaire en entreprise, la société détient près de 22 000 brevets et continue de se positionner à la pointe de la technologie en matière de solutions d'impression intelligentes et de production haute performance.
« Tout le monde est satisfait et nos collègues ne se retrouvent plus dans des situations difficiles, voire critiques, concernant les fonds disponible. L’ensemble des utilisateurs considèrent la solution Payhawk comme facile et agréable à utiliser. Nous disposons en permanence des fonds dont nous avons besoin dans les limites fixées. Même le reporting relatif aux déplacements professionnels et les demandes de remboursement de frais généraux sont plus rapides et simplifiées : toutes ces opérations peuvent être menées depuis un téléphone en moins d'une minute. »
Avant l’adoption de Payhawk, Konica Minolta Bulgarie utilisait des cartes de paiement émises par une banque traditionnelle.
L'équipe utilisait ces cartes bancaires pour ses déplacements en Bulgarie et à l'étranger afin de régler les frais d'hôtel, de location de voitures, ainsi que toutes les dépenses relatives aux déplacements professionnels, mais aussi pour certains paiements en ligne, notamment les abonnements logiciels et le paiement de publicités sur les réseaux sociaux.
Mais le recours à une banque traditionnelle s'accompagnait de problèmes fréquents et chronophages, comme :
La gestion des cartes et des notes de frais était devenue chronophage, sans parler des frais d'émission des cartes et des coûts de transactions élevés.
Ces contraintes ont poussé l'équipe de Konica Minolta à chercher d’autres solutions bancaires. C’est ainsi que l’entreprise a découvert Payhawk, grâce à la recommandation d'un client satisfait.
Elena Drecheva, directrice générale de Konica Minolta en Bulgarie et en Grèce, déclare : « Après la démonstration, nous étions convaincus que Payhawk était la solution qu'il nous fallait. »
Afin de garantir leur réussite, les entreprises accordent de la valeur au temps de leurs collaborateurs et se mettent en quête de solutions qui résolvent les problèmes sans en créer de nouveaux. Konica Minolta ne fait pas exception.
C’est la rapidité et la fluidité avec lesquelles la solution Payhawk a été en mesure de s’intégrer avec leurs processus existants qui a convaincu l'équipe qu’elle était la mieux adaptée pour résoudre leurs problèmes.
Elena Drecheva explique notamment que : « L'équipe Payhawk est toujours disponible pour répondre à nos questions et nous aider. »
D’autres facteurs essentiels ont motivé la décision de Konica Minolta, notamment la flexibilité offerte par le choix entre des cartes virtuelles et physiques, la facilité et la rapidité des recharges, ainsi que la visibilité en temps réel sur les soldes et les transactions.
Les collaborateurs de Konica Minolta apprécient également l'application mobile intuitive, qui permet de soumettre les dépenses facilement et rapidement. Chaque fois qu'ils effectuent un paiement par carte, il leur suffit de prendre une photo du reçu à l’aide de leur téléphone. Grâce à la technologie OCR, les champs sont remplis automatiquement et la dépense est directement transmise à l'équipe comptable pour approbation.
Par ailleurs, le traitement des dépenses par l'équipe Finance demande désormais beaucoup moins de temps et d'efforts. Il est plus facile d’assurer le suivi des dépenses pour chaque projet, chaque équipe et chaque personne.
« L'automatisation de la catégorisation des dépenses et les notifications lorsque quelqu'un oublie de joindre un reçu ou de catégoriser une transaction sont également essentielles pour nous », ajoute Elena Drecheva.
La gestion des dépenses sur de multiples entités se caractérise par sa complexité et les équipes Finance ont besoin d'outils afin de simplifier ce processus. Grâce à Payhawk, Elena Drecheva et son équipe ont optimisé le processus de reporting relatif aux notes de frais, comblé les lacunes en matière de budgets disponibles, et gagné du temps chaque mois.
Selon Elena Drecheva :
« Tout le monde est satisfait et nos collègues ne se retrouvent plus dans des situations difficiles, voire critiques, concernant les fonds disponible. L’ensemble des utilisateurs considèrent la solution Payhawk comme facile et agréable à utiliser. Nous disposons en permanence des fonds dont nous avons besoin dans les limites fixées. Même le reporting relatif aux déplacements professionnels et les demandes de remboursement de frais généraux sont plus rapides et simplifiées : toutes ces opérations peuvent être menées depuis un téléphone en moins d'une minute. »
En ce qui concerne l’impact concret de la solution, les deux membres de l’équipe Finance de Konica Minolta économisent chaque mois au moins deux jours de travail, soit quatre jours de travail par mois au total.
L'équipe Finance a pu automatiser les tâches routinières liées aux notes de frais et minimiser le coût de transaction grâce au partenariat entre Payhawk et Visa et ses sept devises.
Si, comme Konica Minolta, vous souhaitez bénéficier d'une visibilité complète sur vos dépenses et réduire considérablement le travail manuel, réservez une démonstration personnalisée de Payhawk.
Suivez le conseil d'Elena Drecheva :
« Je recommanderais Payhawk sans hésiter à toute entreprise qui souhaite bénéficier d’une visibilité totale sur ses dépenses et ses transactions, de méthodes de paiement fiables, de la réduction du travail manuel et de la conformité avec ses politiques et réglementations internes. »
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