Как Konica Minolta замести банковите карти с тези на Payhawk

Животът преди Payhawk

Преди Payhawk, Коника Минолта България работят с услугите единствено на традиционна банка и издадените от нея кредитни карти. Служителите на компанията използват картите при своите пътувания в и извън България, за да плащат за хотели, наемане на автомобили и всякакви други командировъчни разходи. Освен това те използват кредитните карти и за онлайн плащания на абонаменти за софтуер и в социалните мрежи.

Използвайки карти от традиционна банка обаче, Коника Минолта се сблъсква с чести проблеми като невъзможност за плащане онлайн, недостатъчен лимит, прекомерно дълго време за превеждане на пари по карти, липса на ясна и навременна информация: кой какви пари е изразходвал и каква е текущата наличност. Недостатъците продължават с трудното управление на кредитните карти и разходите през тях, както и не на последно място - таксите за издаване и разходите за транзакции.

Всичко това кара Коника Минолта да погледне отвъд традиционните банки, а за Payhawk научават чрез препоръка от контакт.

“След демонстрацията бяхме убедени, че това е решението, от което се нуждаем,” споделя Елена Дречева, управляващ директор на Коника Минолта България и Коника Минолта Гърция.

Към карти с вградени функции за контрол, тотална видимост над разходите и още

Всяка една добра компания цени своето време и търси решения, които не създават проблеми, а носят ползи. Затова първият от основните фактори, заради които Коника Минолта България взима решение да използва Payhawk, е бързата и лесна имплементация на платформата в установените процеси на компанията. “Екипът на Payhawk е винаги на разположение при въпроси и готов да съдейства,” добавя Елена Дречева.

Сред останалите водещи фактори са изборът между виртуални и физически карти, лесното и бързото им захранване, видимостта в реално време на наличностите и транзакциите. Служителите на компанията оценяват високо и интуитивния интерфейс на мобилното приложение, с което лесно и бързо подават своите разходи. Винаги, когато направят разход с карта на Payhawk, те просто снимат с телефона си касовата бележка, полетата за отчитане се попълват автоматично от технологията за разпознаване на символи (OCR) и след това документът отива директно при счетоводния екип за одобрение.

Вече във финансовия отдел, разходите отнемат много по-малко време за обработване от преди и минимум ръчна работа. От голямо значения за екипа е и лесното отчитане на разходите по проекти, отдели и хора.

“Автоматизацията при разпределяне на разходите по пера и напомнящите съобщения, ако някой е забравил да приложи разходен документ или да квалифицира съответния разход също са много важни за нас,” добавя Елена Дречева.

Четири дни спестени месечно

Елена Дречева продължава: „Най-хубавото е, че нямаме оплаквания от колегите и не ги поставяме в трудни, бих казала кризисни ситуации, без средства. За всички използването на Payhawk e лесно и приятно. Винаги разполагаме с необходимите средства в определения лимит. Отчитането на командировки и други разходи е бързо и лесно – всичко става през мобилен телефон за минута.“

Резултатите не закъсняват: компанията спестява поне два работни дни на месец на двама души или общо четири човекодни месечно. Тя автоматизира рутинната работа по отчетите и намалява транзакционните разходи, благодарение на партньорството на Payhawk с Visa и поддръжката на 7 валути.

„С най-голямо удоволствие бих препоръчала Payhawk на всяка компания, която иска да си осигури прозрачност на разходите и транзакциите, да има винаги работещи разплащателни средства, да спести ръчна работа и да е в съответствие с вътрешните си правила и законодателството.“

А за нас удоволствието е да помагаме на бизнеси от България и света като Коника Минолта и да чуваме колко доволни са от нашата платформа за управление на разходите.

Искате ли да разберете как и вашата компания може да се сдобие с повече контрол и видимост? Свържете се с нас и нашите експерти ще ви демонстрират възможностите на платформата ни.