So gewinnt Konica Minolta die Kontrolle über Ausgaben – ganz ohne Bankkarten

Das Leben vor Payhawk

Vor Payhawk nutzte Konica Minolta Bulgarien Kreditkarten ihrer herkömmlichen Bank.

Das Team verwendete die Karten dieser Bank auf Geschäftsreisen innerhalb und außerhalb Bulgariens, um Hotels, Mietwagen und weitere Reisekosten zu bezahlen. Auch Online-Zahlungen, etwa für Software-Abonnements und Social-Media-Werbung, wurden darüber abgewickelt.

Die Zusammenarbeit mit der traditionellen Bank brachte jedoch häufige und lästige Probleme mit sich:

• Keine Möglichkeit für Online-Zahlungen
• Niedrige Ausgabelimits
• Langsame Überweisungen zum Aufladen der Karten
• Verzögerte und unklare Transaktionsinformationen
• Unbenutzte Guthaben, die auf den Karten festhingen

Die Verwaltung der Karten und Ausgaben war umständlich, ganz zu schweigen von den Ausgabegebühren und hohen Transaktionskosten.

Diese Einschränkungen veranlassten das Team von Konica Minolta, über die üblichen Banklösungen hinauszuschauen. Durch eine Empfehlung eines zufriedenen Kunden stießen sie auf Payhawk.
Elena Drecheva, Geschäftsführerin von Konica Minolta Bulgarien & Griechenland, sagt: „Nach der Demo waren wir überzeugt, dass Payhawk die Lösung ist, die wir brauchen.“

Karten mit Kontrollen, Echtzeit-Transparenz und mehr

Zeit ist für jedes erfolgreiche Unternehmen ein wertvolles Gut, weshalb ständig nach Lösungen gesucht wird, Probleme zu lösen – statt neue zu schaffen. Konica Minolta bildet hier keine Ausnahme.
Was das Team besonders überzeugte, war die schnelle und reibungslose Integration von Payhawk in die bestehenden Abläufe.

Elena erklärt:
„Das Payhawk-Team steht uns jederzeit für Fragen zur Verfügung und unterstützt uns zuverlässig.“

Wichtige Entscheidungsfaktoren waren zudem die Flexibilität bei der Wahl zwischen virtuellen und physischen Karten, einfache und schnelle Aufladungen sowie die Echtzeit-Übersicht über Kontostände und Transaktionen. Die Mitarbeitenden von Konica Minolta schätzen zudem die intuitive mobile App, mit der sich Ausgaben schnell und unkompliziert erfassen lassen. Bei jeder Kartenzahlung fotografieren sie den Beleg einfach mit dem Smartphone. Die OCR-Technologie füllt die Felder automatisch aus, und die Ausgabe gelangt direkt zur Genehmigung an das Finanzteam.

Für das Finanzteam hat sich der Aufwand bei der Ausgabenbearbeitung deutlich verringert. Zudem ist die Nachverfolgung von Ausgaben nach Projekten, Teams oder einzelnen Personen einfacher denn je.

„Die automatische Kategorisierung der Ausgaben und die Erinnerungen, wenn jemand vergisst, einen Beleg hochzuladen oder eine Transaktion zu kennzeichnen, sind für uns ebenfalls sehr wichtig“, ergänzt Elena.

Vier Tage Zeitersparnis pro Monat

Die Verwaltung von Ausgaben über verschiedene Einheiten hinweg ist komplex. Finanzteams benötigen daher Tools, die den Aufwand so gering wie möglich halten. Mit Payhawk hat Elena und ihr Team die Spesenabrechnung optimiert, Finanzierungslücken beseitigt und jeden Monat wertvolle Zeit gespart.

Elena Drecheva:
„Das Beste daran ist, dass niemand mehr klagt und wir unsere Kolleginnen und Kollegen nicht mehr in schwierige oder gar Krisensituationen bringen, in denen sie ohne finanzielle Mittel dastehen. Jeder findet Payhawk einfach und angenehm in der Anwendung. Wir haben stets die notwendigen Mittel innerhalb der festgelegten Limits. Auch die Abrechnung von Geschäftsreisen und allgemeinen Ausgaben geht schnell und unkompliziert – alles bequem per Smartphone in weniger als einer Minute.“

Die Wirkung ist deutlich spürbar: Das Team von Konica Minolta spart bei zwei Mitarbeitenden mindestens zwei Arbeitstage pro Monat – also insgesamt vier Arbeitstage jeden Monat.

Das Finanzteam automatisiert routinemäßige Aufgaben bei der Spesenabrechnung und senkt dank unserer hochwertigen Funktionen, der Partnerschaft mit Visa und Unterstützung in sieben Währungen die Transaktionskosten.

Ihre nächsten Schritte

Möchten auch Sie vollständige Transparenz über Ausgaben und deutlich weniger manuellen Aufwand – so wie Konica Minolta? Vereinbaren Sie eine persönliche Payhawk-Demo und erleben Sie, wie einfach es ist, Ausgaben in Echtzeit zu steuern, Berichte zu automatisieren und Teams unterwegs zu stärken.

Elena empfiehlt:
„Ich empfehle Payhawk jedem Unternehmen, das vollständige Transparenz über Ausgaben und Transaktionen, verlässliche Zahlungsmethoden, weniger manuelle Arbeit sowie die Einhaltung interner Richtlinien und Vorschriften sucht.“