Konica Minolta ruilt bankpassen in voor slimme betaalkaarten

Leven vóór Payhawk

Voor Payhawk werkte Konica Minolta Bulgarije met creditcards die werden uitgegeven door hun traditionele bank.

Het team gebruikte deze bankkaarten voor zowel binnenlandse als internationale zakenreizen, bijvoorbeeld om hotels, huurauto’s en andere reiskosten te betalen. Ook voor online betalingen, zoals software-abonnementen en advertenties op sociale media, werden de kaarten ingezet.

Maar werken met een traditionele bank bracht veel frustraties en terugkerende problemen met zich mee, zoals:

• Geen mogelijkheid om online betalingen te doen
• Lage bestedingslimieten
• Trage overschrijvingen om kaarten op te waarderen
• Vertragingen en onduidelijkheid bij transactie-informatie
• Ongebruikte saldi die vastzaten op kaarten

Het beheren van kaarten en uitgaven was omslachtig geworden, nog los van de kosten rondom kaartuitgifte en hoge transactiekosten.

Deze beperkingen zorgden ervoor dat het team van Konica Minolta verder ging kijken dan de standaardoplossingen van banken. Via een tevreden klant kwamen ze bij ons terecht.

Elena Drecheva, Managing Director bij Konica Minolta Bulgarije en Griekenland, zegt: "Na de demo wisten we zeker dat Payhawk de oplossing was die we nodig hadden."

Kaarten met controle, realtime inzicht en meer

Elke succesvolle organisatie waardeert haar tijd en zoekt naar oplossingen die problemen oplossen, niet veroorzaken. Bij Konica Minolta is dat niet anders.
Wat het team overtuigde dat wij hun problemen het beste konden oplossen? Hoe snel en soepel Payhawk geïntegreerd kon worden in hun bestaande processen.

Elena legt uit:

Het Payhawk-team is altijd bereikbaar om vragen te beantwoorden en staat klaar om ons te ondersteunen.

Andere belangrijke beslissingsfactoren waren de flexibiliteit om te kiezen tussen virtuele en fysieke kaarten, het eenvoudig en snel opwaarderen van kaarten, en realtime inzicht in saldi en transacties. Medewerkers van Konica Minolta zijn ook enthousiast over de intuïtieve mobiele app, waarmee onkosten indienen snel en moeiteloos verloopt. Bij elke betaling maken ze gewoon een foto van het bonnetje met hun telefoon. De OCR-technologie vult automatisch de velden in, waarna de onkostennota rechtstreeks naar het finance team gaat voor goedkeuring.

Tegelijkertijd kost het verwerken van uitgaven het finance team nu veel minder tijd en moeite. Bovendien is het bijhouden van uitgaven per project, team of medewerker eenvoudiger dan ooit.

“Elke vorm van automatisering rondom het categoriseren van uitgaven en het sturen van herinneringen, bijvoorbeeld als iemand vergeet een bonnetje te uploaden of een transactie te taggen, is voor ons van grote waarde,” zegt Elena.

Vier dagen tijdswinst per maand

Het beheren van uitgaven over meerdere entiteiten is complex. Finance teams hebben tools nodig die het proces zo eenvoudig mogelijk maken. Dankzij Payhawk hebben Elena en haar team het rapporteren van uitgaven gestroomlijnd, fundingproblemen opgelost en elke maand tijd bespaard. Elena Drecheva deelt:

Het beste is dat niemand meer klaagt en we collega’s niet langer in lastige of zelfs crisisachtige situaties brengen waarin ze zonder geld zitten. Iedereen vindt Payhawk makkelijk en prettig in gebruik. We hebben altijd toegang tot de benodigde middelen binnen de ingestelde limieten. En ook het rapporteren van zakenreizen en andere uitgaven gaat snel en eenvoudig, allemaal via de telefoon in minder dan een minuut.

Het resultaat is duidelijk. Het team van Konica Minolta bespaart minstens twee werkdagen per maand per persoon binnen een team van twee. Dat betekent vier volledige werkdagen winst elke maand.

Het finance team heeft het routinematige werk rondom uitgavenrapportages geautomatiseerd en de transactiekosten verlaagd dankzij onze sterke features, Visa-partnerschap en ondersteuning voor zeven valuta.

Jouw volgende stap

Wil jij ook volledige zichtbaarheid op uitgaven en veel minder handmatig werk, net als Konica Minolta? Boek een persoonlijke demo van Payhawk en ontdek hoe je realtime controle krijgt over uitgaven, rapportages automatiseert en teams onderweg ondersteunt.

Neem Elena’s advies ter harte:

Ik zou Payhawk van harte aanbevelen aan elk bedrijf dat volledige transparantie wil over uitgaven en transacties, betrouwbare betaalmethodes zoekt, minder handmatig werk wil en wil voldoen aan interne beleidsregels en voorschriften.