Salesmedewerker kijkt glimlachend naar haar telefoon op straat in de stad, terwijl een melding van Donna bevestigt dat de salesadministratie in het CRM is vastgelegd

Donna sluit de boeken sneller af en bespaart op internationale betalingen met Payhawk

50 uur per maandbespaard op handmatig administratief werk

2000 euro per maand aan kosten bespaard

40-50% minder werk bij de maandafsluiting

Hoofdkantoor:Gent, België

Sector:Software & Technologie

Medewerkers:50

Gebruikte Payhawk-producten

Bedrijfskaarten Uitgavenbeheer Internationale betalingen Integratie met Exact Online Payhawk MCP

Demo aanvragen

“We investeren flink in AI en hebben vertrouwen in bedrijven zoals Payhawk, die er net zo sterk op inzetten als wij. We dragen allebei dezelfde boodschap uit: AI is de toekomst, maar die toekomst is eigenlijk al begonnen. Het is tijd dat bedrijven ermee aan de slag gaan.”

Wouter van Eetvelde, Head of Operations bij Donna

Wouter van Eetvelde, Head of Operations at Donna

Het probleem

Handmatige financiële processen die de groei niet konden bijbenen

Donna is een proactieve AI-assistent van Dealside BV die verkopers in de buitendienst helpt minder tijd aan administratie te besteden en meer deals te sluiten. Het bedrijf groeide in 2024 en 2025 razendsnel, maar de financiële administratie kon die groei niet bijbenen. Medewerkers betaalden met traditionele Mastercard-bankkaarten en verwerkten hun uitgaven via Excel en e-mail. Leveranciersfacturen werden eerst via een aparte tool voor de voorbereidende boekhouding verwerkt voordat ze in Exact Online terechtkwamen. Betalingen aan Amerikaanse leveranciers moesten handmatig worden overgeboekt, tegen € 28 per transactie.

Deze omslachtige werkwijze kostte aantoonbaar veel tijd en geld. Het team wist dat het efficiënter kon. Medewerkers maakten foto's van hun bonnetjes en stuurden die naar een gezamenlijk e-mailadres. Van daaruit moest elk bonnetje handmatig worden doorgestuurd naar de tool voor de voorbereidende boekhouding. Omdat een rechtstreekse koppeling met Exact Online ontbrak, was de externe accountant vervolgens nog eens zes tot acht uur kwijt aan het controleren van OCR-resultaten, het corrigeren van verkeerd ingedeelde uitgaven en het handmatig afletteren van transacties.

Doordat de verschillende systemen niet op elkaar aansloten, was het ook lastig om grip te houden op betalingen aan leveranciers. Het kwam meermaals voor dat facturen dubbel werden betaald, omdat er geen automatische controle was op eerder betaalde facturen.

Bovendien had de financiële afdeling geen centraal overzicht van alle SaaS-abonnementen bij het groeiende aantal leveranciers. Daardoor konden onverwachte prijsverhogingen van de ene op de andere maand onopgemerkt blijven.

“Elke maand kregen we een flinke rekening van een externe accountant die alleen maar bezig was om verkeerd ingedeelde uitgaven te corrigeren en dubbele betalingen uit te zoeken. Met een team dat steeds groter werd, was dat niet vol te houden.”

Wouter van Eetvelde, Head of Operations bij Donna

De oplossing

Eén centraal platform voor facturen, goedkeuringen en betalingen

De groei van Donna zet onverminderd door en de bestaande systemen bleken daar niet meer op berekend. Het bedrijf heeft verschillende oplossingen bekeken, waaronder Rydoo en Spendesk, en uiteindelijk voor Payhawk gekozen.

De financiële afdeling gebruikt Payhawk nu om bedrijfskaarten aan medewerkers uit te geven. Dankzij de mobiele app hoeven medewerkers hun bonnetjes niet meer per e-mail door te sturen, maar kunnen ze die direct bij een aankoop scannen. Uitgaven worden vervolgens automatisch aan de juiste grootboekrekeningen in Exact Online gekoppeld. Declaraties zonder bonnetje worden automatisch geblokkeerd.

Bij leveranciersfacturen wordt via de module Crediteuren van Payhawk automatisch gecontroleerd op dubbele facturen. Ook de verwerking en goedkeuring van facturen vergen daardoor veel minder handmatig werk. Met categoriebeheerders kan de financiële afdeling zelf goedkeuringsprocessen instellen, zonder dat iedereen die een factuur moet goedkeuren ook hoeft te weten hoe de boekhouding is ingericht.

In het overzicht Geld kan Wouter in één oogopslag zien wat de beschikbare saldi zijn. Met de overzichten voor de komende 7 en 14 dagen kan hij bepalen hoeveel geld er binnenkort nodig is en de hoofdrekening tijdig aanvullen, voordat het saldo te laag wordt.

Agent Fetch: minder ontbrekende bonnetjes en een snellere maandafsluiting

Vooral Agent Fetch heeft de maandafsluiting voor de financiële afdeling van Donna een stuk eenvoudiger gemaakt. Met deze AI-agent kunnen bonnetjes en facturen rechtstreeks bij aanbieders van abonnementsdiensten worden opgehaald. Daarmee wordt een probleem opgelost dat met het handmatig opvragen van ontbrekende documenten nooit helemaal verholpen kon worden.

“Agent Fetch is echt een uitkomst. Inmiddels wordt 40 tot 50 procent van onze abonnementsuitgaven automatisch verwerkt, zonder dat iemand daar iets voor hoeft te doen. Vooral voor de financiële afdeling is dat een enorme vooruitgang. Voorheen zagen we elke maand weer op tegen de maandafsluiting, omdat we zo'n 60 uitgaven handmatig moesten controleren. Dankzij Agent Fetch is dat nu een stuk eenvoudiger en hoeft het team niet meer tegen de maandafsluiting op te zien.”

Wouter Van Eetvelde, Head of Operations bij Donna

De MCP-server verbindt Payhawk met de AI-tools van Donna

Voor een bedrijf dat zich dagelijks met AI bezighoudt, is het niet verrassend dat Donna het niet bij Agent Fetch heeft gelaten. Via de MCP-server van Payhawk heeft het team het platform ook gekoppeld aan de eigen AI-tools. Daardoor hebben medewerkers rechtstreeks vanuit hun vertrouwde werkomgeving toegang tot financiële gegevens en kunnen ze daar ook acties uitvoeren, zonder steeds tussen verschillende systemen te hoeven schakelen.

Wouter van Eetvelde, Head of Operations bij Donna, gebruikt Payhawk MCP om ongebruikelijke uitgaven op te sporen en rapporten op maat te maken die inzicht geven in waar het bedrijf zijn geld aan uitgeeft. "Vroeger moest ik daarvoor CSV-bestanden exporteren, die in Excel importeren en zelf grafieken maken," vertelt hij. "Nu hoef ik Claude alleen maar te vertellen wat ik wil weten en zoekt die de bijbehorende uitgaven voor me op."

De impact

Bonnetjes en facturen hoeven niet meer handmatig te worden opgevraagd. Lagere kosten, een snellere maandafsluiting en meer grip op de beschikbare middelen.

Sinds de overstap naar Payhawk bespaart het team maandelijks 50 uur op het verzamelen en doorsturen van bonnetjes. Declaraties zonder bonnetje worden direct bij indiening geblokkeerd en via de integratie met Exact Online worden transacties na goedkeuring automatisch geboekt. De financiële afdeling hoeft daardoor geen gegevens meer handmatig in te voeren of OCR-resultaten te controleren. Medewerkers hoeven alleen nog de resultaten te beoordelen.

Door facturen automatisch te verwerken en goedkeuringsprocessen te automatiseren, bespaart het team nog eens 15 tot 20 uur per maand. Dankzij controles op dubbele betalingen is er bovendien meer grip op de uitgaven. Facturen worden automatisch naar de juiste persoon doorgestuurd, zodat de financiële afdeling niet langer achter goedkeuringen aan hoeft.

Met Agent Fetch kost het verwerken van abonnementsfacturen bij de maandafsluiting 40 tot 50% minder tijd. In het abonnementenoverzicht kan het team bovendien periodieke betalingen bijhouden en eventuele wijzigingen signaleren, zonder daarvoor iedere leverancier afzonderlijk te hoeven controleren.

Ook de liquiditeitsplanning is een stuk eenvoudiger geworden. De financiële afdeling kan 7 of 14 dagen vooruitkijken om te bepalen hoeveel geld er nodig is. Zo kunnen medewerkers tijdig geld overboeken, voordat er een tekort dreigt.

Ook de kosten voor internationale betalingen zijn gedaald. Voorheen betaalde Donna € 28 per overboeking, een flinke kostenpost bij kleinere factuurbedragen. Nu kan het bedrijf rechtstreeks vanuit de eigen USD-rekening betalen.

Inmiddels wordt ook de MCP-server dagelijks gebruikt. Daarmee kan Donna AI op steeds meer manieren inzetten om de financiële processen te automatiseren.