Epona’s financiële transformatie met Payhawk en Novutech
Epona is een snelgroeiend softwarebedrijf met kantoren in de Verenigde Staten, Portugal, Nederland en Denemarken. Met internationale activiteiten en terugkerende inkomsten als kern van het bedrijfsmodel had Epona een financiële infrastructuur nodig die kon meegroeien over landsgrenzen heen, met behoud van controle, compliance en inzicht.
Hoofdkantoor:
Branche
Werknemers:
Payhawk klant sinds:
De ervaring van Epona met Payhawk en Novutech in een notendop
Sinds de implementatie van Payhawk in combinatie met NetSuite heeft Epona haar manier van uitgaven- en kostenbeheer volledig veranderd:
- Geen ontbrekende bonnetjes meer, elke transactie wordt automatisch gekoppeld aan bewijsstukken.
- Abonnementskosten zijn inzichtelijk in één overzicht, in plaats van verspreid over contracten en spreadsheets.
- Goedkeuringen, factuurverwerking en uitgavenbeheer verlopen nu in één geïntegreerde workflow, in plaats van via losse systemen.
Het leven vóór Payhawk
Voor de overstap naar Payhawk werkte het finance-team van Epona met gefragmenteerde processen. Elke entiteit gebruikte een eigen lokaal systeem, waardoor het lastig was om resultaten te consolideren of realtime inzicht te krijgen in de prestaties. CFO Alex van der Kooi vat het samen:
Ik wilde één systeem waarmee we resultaten uit alle landen konden consolideren en inzicht kregen in hoe het bedrijf écht presteerde.
Maar een ERP alleen loste de dagelijkse frustraties niet op. Uitgavenbeheer was een van de grootste pijnpunten: medewerkers gebruikten fysieke creditcards, maar bonnetjes raakten vaak kwijt. Het finance-team had bankafschriften zonder onderliggende documentatie, en goedkeuringen verliepen via verschillende tools in verschillende landen.
De implementatie van NetSuite met Novutech
Epona werkte samen met Novutech, een toonaangevende NetSuite-implementatiepartner in Europa, om NetSuite wereldwijd uit te rollen. Dankzij de internationale dekking van Novutech, met consultants in Denemarken, Nederland en Portugal, was dit de ideale keuze voor Epona. Alex:
Voor ons was het cruciaal om te werken met een implementatiepartner die lokale expertise had in al onze markten. Novutech bracht precies dat.
Novutech werkte direct samen met Payhawk om de integratie op te zetten. Hierdoor lopen uitgaven, kaartbetalingen en facturen automatisch door naar NetSuite, zonder handmatige handelingen.
Maria Stranakova, Chief Sales Officer bij Novutech, licht toe:
Wanneer je groeit in meerdere Europese markten zoals Epona, heb je meer nodig dan alleen een ERP. Je hebt een geïntegreerd financieel ecosysteem nodig. Wij hebben NetSuite ingericht als het centrale zenuwstelsel, met Payhawk als de automatiseringslaag. Zo krijgt Epona realtime inzicht en controle over alle entiteiten, van Portugal tot Denemarken, zonder complexiteit.
“Het was altijd een zoektocht naar ontbrekende bonnetjes. Met Payhawk is elke kaartuitgave automatisch gedekt, via een gescand bonnetje, een foto of leveranciersdocumentatie. Voor ons finance-team voelde het als het hijsen van de vlag van opluchting.”
Het leven met Payhawk + NetSuite
De impact van de combinatie Payhawk en NetSuite was bij Epona vrijwel meteen merkbaar. Een van de grootste verbeteringen? Geen ontbrekende bonnetjes meer.
Het was altijd een zoektocht naar ontbrekende bonnetjes. Met Payhawk is elke kaartuitgave automatisch gedekt, via een gescand bonnetje, een foto of leveranciersdocumentatie. Voor ons finance-team voelde het als het hijsen van de vlag van opluchting.
Met de fysieke en virtuele betaalkaarten van Payhawk dienen medewerkers hun uitgaven zelf in, maar het proces is zo eenvoudig dat adoptie vanzelf ging. Elke betaling wordt direct gekoppeld aan de juiste documentatie, waardoor finance niet langer hoeft te jagen op bonnetjes.
Ook de factuurverwerking is volledig getransformeerd. Alex beschrijft hoe het nu werkt:
Je scant vijftien of twintig facturen, gaat een koffie halen, en als je terugkomt, staan ze allemaal al klaar om verwerkt te worden. Ongelooflijk snel.
Deze automatisering bespaart niet alleen tijd, maar geeft ook vertrouwen dat de data klopt. Abonnementen, die voorheen verstopt zaten in contracten of verspreide facturen, zijn nu overzichtelijk zichtbaar in één register. Payhawk herkent zelfs de start- en einddatums, waardoor iets wat ooit een hoofdpijnpunt was, nu eenvoudig inzichtelijk is.
“Wanneer je groeit in meerdere Europese markten zoals Epona, heb je meer nodig dan alleen een ERP. Je hebt een geïntegreerd financieel ecosysteem nodig. Wij hebben NetSuite ingericht als het centrale zenuwstelsel, met Payhawk als de automatiseringslaag. Zo krijgt Epona realtime inzicht en controle over alle entiteiten, zonder complexiteit.”
Bovenal heeft Payhawk structuur gebracht. Goedkeuringen, factuurverwerking en uitgavenbeheer zijn niet langer verspreid over verschillende tools, maar geïntegreerd in één flow met NetSuite.
Maria Stranakova legt uit:
De integratie die we voor Epona hebben gebouwd, laat onze aanpak perfect zien: als systemen goed met elkaar verbonden zijn, kan finance zich richten op wat écht belangrijk is. Elke Payhawk-transactie stroomt automatisch in NetSuite met de juiste codering, validatie en compliance. Zo helpen we scale-ups zoals Epona groeien zonder extra administratieve last.
Alex vat het samen:
“Het is gewoon makkelijker. De data staat precies waar je die nodig hebt. Dat is een enorm voordeel.”
Vooruitblik
Epona bevindt zich nog midden in de wereldwijde uitrol van NetSuite, maar de richting is duidelijk. Met Payhawk als uitgavenbeheerplatform, volledig geïntegreerd met NetSuite, bouwt het bedrijf aan een schaalbare financiële infrastructuur.
Alex besluit:
In mijn ideale toekomst is alles systeemgedreven. Payhawk, NetSuite en Novutech vormen samen de stack die ons daar brengt.
Ook benieuwd of Payhawk en Novutech dit bij jou kunnen realiseren? Boek gauw een demo in met één van onze experts. Zij vertellen je er graag alles over.
