Images of people walking in front of Vinted's HQ in Vilnius

Hoe Vinted met Payhawk maandelijks 188 uur handmatig werk bespaart

188 uur bespaard per maandNetSuite-integratie

Snellere betaalcycliBankoverschrijvingen

Minder niet-ingediende uitgavenKaartbeheer

Hoofdkantoor:Vilnius, Lithuania

Sector:Software & Technologie

Medewerkers:2446

Gebruikte Payhawk-producten

Zakelijke betaalkaart NetSuite-integratie Bankoverschrijvingen Multi-entity management

Demo aanvragen

"We hebben voor Payhawk gekozen, omdat we al onze medewerkers een betere gebruikerservaring wilden bieden. Ook wilden we ze meer flexibiliteit geven bij het beheren van hun eigen uitgaven en bij de manier waarop zakelijke uitgaven worden betaald."

Agnė Masiulytė, Senior Director of Finance Control and Treasury, Vinted

Vinted is de grootste online marktplaats voor tweedehandsartikelen van Europa en wil ervoor zorgen dat het concept tweedehands wereldwijd een meer gangbare keuze wordt. Het bedrijf is opgericht in Litouwen en in meer dan 20 landen brengt miljoenen kopers en verkopers samen. Met ruim 2.400 medewerkers en een jaaromzet van meer dan een miljard euro groeit het bedrijf snel. Vinted en Payhawk werken sinds 2021 samen. In de jaren daarna groeiden beide bedrijven uit tot unicorns. Maar snelle groei brengt ook uitdagingen met zich mee, zeker voor de financiële afdeling.

Het probleem

Een declaratieproces dat de groei niet kon bijhouden

Alvorens met Payhawk aan de slag te gaan, beheerde Vinted vergoedingen via een gedeelde mailbox en NetSuite. Dit werkte, maar het was langzaam. Het terugbetalen van medewerkers en betalen van leveranciers nam veel tijd in beslag. Toen Vinted in meerdere landen actief werd, werd steeds duidelijker waar het proces begon te knellen.

De financiële afdeling had een flexibelere oplossing nodig, een die kon meegroeien met Vinted in een fase waarin het bedrijf honderden nieuwe medewerkers aannam en zich uitbreidde naar meerdere landen. Doorgaan met handmatige processen was simpelweg geen optie.

"Het kostte veel tijd om medewerkers terug te betalen en leveranciers te betalen. In combinatie met de groei van Vinted was dat voor het team reden om naar een schaalbaardere oplossing te zoeken."

Laura Staknienė, Employee Expenses Team Lead, Vinted

De oplossing

Virtuele betaalkaarten, echte flexibiliteit en een NetSuite-integratie die wél werkt

Vinted koos voor Payhawk, omdat niet alleen de betaalprocessen efficiënter moesten, maar het ook belangrijk was dat de medewerkers een betere ervaring hadden.

Destijds boden de virtuele kaarten van Payhawk de beste oplossing. Deze zijn schaalbaar en eenvoudig te implementeren voor meerdere medewerkers in alle landen waar Vinted actief is. Tegenwoordig gebruikt het team een breed scala aan functies van Payhawk, zoals bankoverschrijvingen, declaraties, kaartbetalingen, aangepaste velden, uitgavenoverzichten en filters. Maar het belangrijkste is de diepgaande integratie met NetSuite.

Die integratie bleek een doorslaggevende factor.

"Dankzij de NetSuite-integratie hoeven we facturen en betalingen niet meer handmatig van Payhawk naar NetSuite over te zetten en te matchen. Dat bespaart in totaal 188 uur handmatig werk per maand."

Laura Staknienė, Employee Expenses Team Lead, Vinted

Dat zijn elke maand ongeveer 23 volledige werkdagen die de financiële afdeling terugwint. Tijd die eerder opging aan het handmatig invoeren, matchen en afstemmen van gegevens.

Ook de functie voor bankoverschrijvingen heeft het dagelijkse werk voor medewerkers veranderd. Spoedbetalingen kunnen nu snel worden goedgekeurd en uitgevoerd. Bevestiging en autorisatie verlopen soepel binnen het systeem, en via opmerkingen kunnen teams sneller en duidelijker met elkaar communiceren. Daarnaast heeft het automatisch bevriezen van kaarten het aantal niet-ingediende uitgaven teruggebracht. Medewerkers worden eraan herinnerd hun uitgaven op tijd af te handelen, zonder dat de financiële afdeling erachteraan hoeft.

Zo'n nauwe aansluiting op de praktijk ontstaat niet vanzelf. In vier jaar samenwerking heeft Payhawk zijn platform voortdurend doorontwikkeld, op basis van input van klanten zoals Vinted. Er zijn vele verbeteringen doorgevoerd, functies zijn verfijnd en spelen in op wat teams in de praktijk nodig hebben. De Implementation Manager van Payhawk speelt een belangrijke rol in die feedbackloop. Kristina Bardauskienė, Payroll and Employee Expenses Manager, legt uit: "Ze neemt de tijd om echt te begrijpen wat we nodig hebben, duikt zo diep in de details als nodig is en zorgt dat onze feedback duidelijk bij de interne teams terechtkomt."

De impact

Snellere betalingen, meer tevredenheid onder medewerkers en een echte samenwerking

De cijfers spreken voor zich:

188 uur minder handmatig werk per maand, alleen al door de NetSuite-integratie
Veel snellere betaalcycli, doordat spoedbetalingen nu direct in het systeem kunnen worden goedgekeurd en uitgevoerd
Minder niet-ingediende uitgaven omdat kaarten automatisch bevroren kunnen worden
Meer transparantie en betere samenwerking tussen teams
Tevredenheid van medewerkers over de tool steeg van 7,9 naar 8,7 op 10 tussen 2022 en 2024, en bleef stabiel in 2025

Maar voor Vinted gaat het om meer dan meer efficiëntie. Vooral de hechte relatie met het team van Payhawk maakt het verschil.

Wat de klantenservice van Payhawk onderscheidt van andere SaaS-aanbieders, is de langdurige betrokkenheid. Veel SaaS-aanbieders bieden na een integratie alleen korte ‘hyper care’. Bij Payhawk is de support de afgelopen vier jaar juist stabiel en betrokken gebleven. Dat voelt echt als een partnerschap.

Kristina Bardauskienė, Payroll and Employee Expenses Manager, Vinted

Die steun zie je niet terug in een vergelijkingstabel met functies, maar maakt juist het verschil voor een snelgroeiend bedrijf dat een financiële partner nodig heeft, niet zomaar een leverancier.