Van dagen naar minuten: zo versnelt Telelink Business Services haar processen
Telelink Business Services is een technologiebedrijf uit Bulgarije en onderdeel van de Telelink Group. Het bedrijf biedt een breed scala aan IT-oplossingen, waaronder datamanagement, microgrid-constructie en geïntegreerde oplossingen voor duurzame infrastructuur. Van cybersecurity tot cloudbeheer en digitale productiviteitstools, Telelink Business Services is een innovatieve partner voor de IT-behoeften van moderne organisaties.
Hoofdkantoor
Branche
Werknemers
Payhawk klant sinds
“Bij het kiezen van een oplossing voor uitgavenbeheer hebben we verschillende platforms bekeken, maar Payhawk sprong eruit door de uitgebreide functionaliteit en de flexibiliteit om zich aan onze behoeften aan te passen.”
Het probleem: Beperkt inzicht in uitgaven en risico op fouten
Voordat Telelink met Payhawk ging werken, beheerde het finance team de bedrijfsuitgaven voornamelijk handmatig via het ERP-systeem. Verschillende teams wisselden gegevens uit via e-mail en voerden alles handmatig in. Dit kostte niet alleen veel tijd, maar leverde ook onvolledige of vertraagde informatie op. Dat maakte de maandafsluiting en budgetplanning ingewikkeld.
Medewerkers gebruikten zakelijke kaarten van meerdere banken, zonder mogelijkheden voor controle of realtime inzicht. Dat maakte het verzamelen en analyseren van gegevens lastig. En wanneer medewerkers eigen geld gebruikten en terugbetaling moesten aanvragen, gebeurde ook dat volledig handmatig, met gescande papieren documenten. Hierdoor duurde het langer voordat medewerkers hun geld terugkregen en had de financiële afdeling nog meer werk.
“Het ontbreken van één centraal systeem leidde tot vertragingen, foutenrisico’s en beperkt inzicht in actuele uitgaven.”
— Yordanka Klenovska, Finance Director, Telelink Business Services
De oplossing: Kaarten, uitgavenbeheer en automatisering van boekhoudprocessen in één
Telelink Business Services bekeek verschillende oplossingen voor uitgavenbeheer en koos uiteindelijk voor Payhawk, omdat het platform uitblonk in functionaliteit en flexibiliteit. Zakelijke kaarten, uitgavenbeheer, automatisering van boekhoudprocessen, en integratie met zowel hun ERP-systeem als hun reisplatform. Deze combinatie maakte meteen indruk.
Het finance team gebruikt vooral de automatische invoer en categorisatie van uitgaven en de mogelijkheid om individuele limieten en regels per kaart in te stellen. De kaarten zelf bieden volledige controle en realtime inzicht in alle transacties. Wanneer medewerkers nu een uitgave doen, maken ze eenvoudig een foto van hun bon via de Payhawk-app, waarna de uitgave automatisch wordt verwerkt. Geen onhandige e-mail- of chatrondes meer.
De integraties van Payhawk zijn een belangrijke reden waarom Telelink Business Services voor het platform koos. De koppeling met Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations vermindert handmatige verwerking en fouten aanzienlijk, terwijl de integratie met TravelPerk het werk voor zowel het reis- als het finance team een stuk eenvoudiger maakt.
“Na een betaling kunnen we direct feedback geven in het platform, waardoor collega’s extra informatie of toelichting aan een specifieke transactie kunnen toevoegen. Dat zorgt voor meer transparantie en snellere communicatie tussen afdelingen.”
— Yordanka Klenovska, Finance Director, Telelink Business Services
De resultaten: Tijdbesparing en sterkere financiële discipline
Sinds Telelink Business Services met Payhawk werkt, duurt het opstellen van een declaratie nog maar enkele minuten in plaats van dagen. Dat verbetert niet alleen de efficiëntie, maar ook de tevredenheid van medewerkers. Wie een uitgave doet met een Payhawk-kaart ontvangt het geld binnen enkele seconden, terwijl dat met traditionele bankkaarten minstens twee dagen duurde.
Het bedrijf kon duidelijke interne regels voor zakelijke reisuitgaven invoeren dankzij de mogelijkheid om individuele beleidsregels te configureren. Het realtime volgen van uitgaven zorgt voor meer discipline en verantwoordelijkheid bij medewerkers. Dat verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar versterkt ook de zorgvuldige omgang met bedrijfskaarten binnen de hele organisatie.
“De tijd die medewerkers nodig hebben om een declaratie te verwerken, is teruggebracht van meerdere dagen tot enkele minuten. Dat heeft de efficiëntie en tevredenheid van het team aanzienlijk verbeterd.”
— Yordanka Klenovska, Finance Director, Telelink Business Services
Tot slot benadrukt Telelink Business Services het belang van de samenwerking met het Payhawk Customer Success-team. Niet alleen als technische ondersteuning, maar als echte partner bij het optimaliseren van hun processen. Samen ontwikkelden ze een specifieke integratie met hun projectmodule in Microsoft Dynamics 365. Hierdoor worden uitgaven niet alleen gesynchroniseerd met het centrale boekhoudplatform, maar ook direct gekoppeld aan specifieke projecten, budgetten en bedrijfscategorieën.
Wil je weten hoe Payhawk jouw bedrijf ook kan helpen? Boek een demo met een van onze experts.
