AllPoints Fibre Networks bundelt het uitgavenbeheer met Payhawk

AllPoints Fibre Networks is een Britse landelijke groothandelsorganisatie voor volledige glasvezelnetwerken, die in 2023 ontstond uit de fusie van vier verticaal geïntegreerde internetproviders. Na de fusie bracht het bedrijf vijf bestaande entiteiten terug tot twee operationele entiteiten, met Oracle NetSuite als centrale bron voor alle financiële gegevens.

Voor het uitgavenbeheer werkte het bedrijf echter nog met een versnipperde combinatie van systemen: SAP Concur voor uitgaven, ZoneCapture als OCR-uitbreiding op NetSuite, twee gedeelde zakelijke creditcards van NatWest en goedkeuringsworkflows voor inkooporders die via NetSuite zelf liepen. Daardoor waren processen over verschillende systemen verdeeld en sloten ze slecht op elkaar aan. De grootste knelpunten deden zich op drie gebieden voor.

Ten eerste hadden ongeveer 30 managers alleen voor het goedkeuren van inkooporders een volledige NetSuite-licentie nodig. Tijdens verlof kon die taak niet eenvoudig aan een vervanger worden overgedragen en op het moment van goedkeuring was er geen budgetverantwoordelijkheid per afdeling.

Ten tweede was Concur niet geïntegreerd met NetSuite. Daardoor was het Finance-team elke week twee tot drie uur kwijt aan het handmatig overzetten van bestanden met uitgaven tussen beide systemen. Bovendien bestond de beleidscontrole in Concur vooral uit waarschuwingen, zonder dat het beleid daadwerkelijk werd afgedwongen.

Ten derde zorgden de twee gedeelde NatWest-kaarten ervoor dat het Finance-team voortdurend achter bonnen aan moest. De codering en afstemming in NetSuite liepen daardoor achter en er was vrijwel geen zicht op de uitgaven.

Finance en Procurement waren het erover eens dat de bestaande systemen niet geschikt waren om met het bedrijf mee te groeien. AllPoints Fibre Networks zette daarom een formeel RFP-traject op, stelde een shortlist van acht leveranciers samen en betrok Finance, Procurement, IT en leidinggevenden buiten Finance bij de uiteindelijke keuze voor Payhawk.

Hun traject in het kort:

• Inkooporders verhuisden van NetSuite naar Payhawk. Er kwamen goedkeuringsworkflows met meerdere niveaus op basis van bedrag, afdeling, leverancier en categorie. Daarbij werd de regel ‘geen inkooporder, geen betaling’ strikt afgedwongen en hadden goedkeurders geen NetSuite-licentie meer nodig.
• Leveranciersfacturen kwamen voortaan binnen via de mailbox voor bonnen en facturen, werden met OCR verwerkt en automatisch via een three-way match aan de oorspronkelijke inkooporder gekoppeld. Daarmee werden ZoneCapture en het bijbehorende handmatige uitzoekwerk overbodig.
• De twee gedeelde NatWest-kaarten werden bij de overstap vervangen door tien individuele fysieke en virtuele Payhawk-betaalkaarten. Regels voor het aanleveren van bonnen en automatische blokkering werden rechtstreeks op kaartniveau afgedwongen.
• Concur werd volledig vervangen door het ingebouwde proces voor onkostenvergoedingen van Payhawk. Dit werd rechtstreeks gekoppeld aan NetSuite en HiBob, zodat bankgegevens en kostenplaatsen nu automatisch worden gesynchroniseerd.

Het resultaat? Budgethouders zien nu in realtime welke uitgaven al zijn vastgelegd in openstaande inkooporders, in plaats van alleen de facturen die al zijn betaald. De NetSuite-integratie omvat daarnaast aangepaste segmenten, velden op transactieregels, afdelingen, afschrijvingsschema’s en meer. Zo blijft NetSuite de centrale bron voor financiële gegevens.

Het meest directe structurele resultaat was dat ongeveer 30 volledige NetSuite-licenties niet langer nodig waren voor het goedkeuringsproces. Ze werden vervangen door Payhawk-seats, wat een aanzienlijke besparing opleverde.

Ook het aanleveren van bonnen is inmiddels opgelopen tot 100%. Alle uitgaven lopen nu via individuele zakelijke betaalkaarten in plaats van gedeelde accounts. Daardoor heeft het Finance-team eindelijk het inzicht in uitgaven dat met de NatWest-opzet ontbrak.

Omdat het beleid nu rechtstreeks wordt afgedwongen via de betaalkaart en de goedkeuringsworkflow, in plaats van alleen via waarschuwingen, hoeft het AP-team niet langer elke declaratie handmatig op naleving te controleren. Ook de wekelijkse handmatige upload van twee tot drie uur tussen Concur en NetSuite is volledig komen te vervallen.

En daar blijft het niet bij. Sinds medio 2026 gebruikt het team van AllPoints Fibre Networks ook de AI Payments Agent en AI Procurement Agent van Payhawk. Daarnaast staan 12 budgethouders klaar om in de module Budgets te worden geactiveerd.

Ook het bijhouden van inkooporders en abonnementen is ingeschakeld. Tegelijkertijd heeft het bedrijf een werkwijze voor procurement en Finance ingericht rond de formele processen ‘procure-to-purchase’ en ‘purchase-to-pay’. Zo ontstaat een solide proces waarin het beleid in elke stap wordt geborgd.

Bekijk hoe Payhawk je bedrijf kan helpen tools te consolideren, kosten te besparen en mee te groeien met je organisatie: [boek een Payhawk-demo] (https://payhawk.com/nl/demo) met een van onze experts.