Hoe Paradox zakelijke reizen 93 procent sneller boekt en maandafsluitingen versnelt

De uitdaging: Snelgroeiende teams afgeremd door handmatig finance werk

Paradox beweegt snel en denkt groot, maar te veel handmatige administratie en losstaande systemen zorgden ervoor dat het finance team het tempo niet kon bijhouden. Het team werkte met meerdere zakelijke betaalkaarten in verschillende valuta, beheerde een groot aantal abonnementen en verwerkte facturen grotendeels handmatig. Elk onderdeel zorgde voor frictie. Verschillen in valuta maakten het reconciliëren van kaartuitgaven traag, abonnementen waren verspreid over verschillende tools en facturen vroegen om veel heen-en-weer tussen teams. Alles bij elkaar leidde dit tot vertragingen die de business afremden.

Ook het boeken van reizen kostte onnodig veel tijd. Wat simpel zou moeten zijn, werd vaak een klein project. Zoals Farah Rouassi, VP Finance & Strategic Partnerships, het omschrijft:

Ik was gewend om van een vlucht en hotel boeken een soort mini-project te maken. Het kostte meer dan een uur en veel heen-en-weer met andere stakeholders.

Het najagen van bonnetjes nam nog meer tijd in beslag. Farah was hier elke maand dagen mee bezig.
“Soms was ik twee dagen lang bezig met herhaalde Slack-berichten om mensen eraan te herinneren hun bonnetjes op te sturen.”

Farah wist dat dit anders moest kunnen. Paradox had behoefte aan één setup waarin multi-currency kaarten, facturen en een lange lijst aan abonnementen samenkomen. Medewerkers moesten veilig en zonder obstakels kunnen uitgeven voor hun werk, terwijl finance niet vast zou blijven zitten in administratie.

De oplossing: Eén platform, native AI Agents en echte financiële controle

Paradox koos voor Payhawk om zakelijke betaalkaarten, facturen, abonnementen en betalingen samen te brengen in één platform. Met alles op één plek heeft finance eindelijk volledig inzicht in uitgaven over alle valuta, teams en tools heen. Met subscription management houdt Paradox grip op terugkerende kosten, terwijl factuurautomatisering alle handmatige stappen wegneemt die de boekhouding eerder vertraagden.

De grootste verandering kwam echter met het gebruik van native AI Agents. De AI Travel Agent heeft het boeken van reizen binnen beleid volledig getransformeerd. Wat eerder meer dan een uur aan heen-en-weer kostte, gebeurt nu via een korte conversatie. De agent verzamelt alle details, controleert het beleid en rondt de boeking af, zonder dat het team hoeft te schakelen tussen verschillende tools.

Ik heb gisteren iets geboekt met de AI Travel Agent en het duurde maar vier minuten. Dat is echt een enorm verschil.

Tegelijkertijd neemt de AI Financial Controller Agent het verzamelen van bonnetjes voor het hele bedrijf uit handen. De agent stuurt automatisch herinneringen en escaleert alleen wanneer dat nodig is.

“Mijn Financial Controller Agent stuurt gedurende de maand alle herinneringen. Daardoor hoef ik aan het einde van de maand geen berichten meer te sturen. Geen stress, geen geduld nodig.”

En wat is nog belangrijker dan snelheid? Vertrouwen. De native agentic AI werkt volledig binnen de gecontroleerde omgeving van Payhawk. Dat betekent dat elke kaarttransactie, elk abonnement, elke factuur en elke goedkeuring automatisch voldoet aan de regels die het finance team van Paradox heeft ingesteld. Multi-currency kaartbeheer is nu eenvoudig, abonnementen zijn goed te volgen en facturen lopen soepel door het proces. Dat zorgt voor volledig overzicht en betere besluitvorming.

We spraken Farah tijdens een exclusief finance event in Parijs, waar ze liet zien hoe deze agents haar dagelijkse werk ondersteunen. Ze nam ons persoonlijk mee in de impact en deelde hoe zowel de AI Travel Agent als de AI Financial Controller Agent het tempo van haar team hebben veranderd, binnen en buiten finance.

Bekijk haar korte video’s hierboven en hieronder en hoor haar ervaring uit eerste hand. (De video is in het Engels)

De resultaten: Sneller werken, eenvoudiger boekhouden en meer tijd voor finance

Met Payhawk bespaart Paradox uren aan handmatig werk en krijgen collega’s buiten finance een soepelere en gebruiksvriendelijkere manier om uitgaven, reizen en inkoop te regelen.

De belangrijkste verbeteringen op hun grootste pijnpunten zijn:

• Multi-currency zakelijke betaalkaarten zijn nu eenvoudig te beheren en te reconciliëren op één plek.
• Factuurbeheer is verschoven van handmatige overdrachten naar snelle, geautomatiseerde workflows.
• Abonnementenbeheer is gestructureerd, waardoor het team terugkerende uitgaven kan volgen en verrassingen voorkomt.
• Reisboekingen zijn 93 procent sneller, van meer dan een uur naar slechts vier minuten.
• Het najagen van bonnetjes is teruggebracht van twee dagen handmatig opvolgen naar nul.
• Medewerkers doen uitgaven met vertrouwen, ondersteund door realtime controlefuncties.
• Boekhouden is eenvoudiger, met schonere data en minder fouten over verschillende valuta en teams heen.
• Finance heeft tijd teruggewonnen en kan zich richten op werk met meer impact in plaats van administratie.

Paradox bestaat om ambitieuze mensen te helpen de status quo uit te dagen. Met Payhawk sluiten hun finance processen daar eindelijk op aan. Ze bewegen sneller, behouden controle en geven hun teams een eenvoudigere manier van werken.

Wil je zien hoe Payhawk ook voor jouw team kan werken, net zoals bij Paradox? Boek een demo en ontdek hoe native AI Agents, centrale uitgavencontrole en geautomatiseerde workflows je organisatie helpen sneller te bewegen zonder financieel overzicht te verliezen.