Paradox booste l'efficacité de son équipe Finance grâce aux agents IA

Les enjeux de Paradox

Paradox évolue rapidement et vise haut, mais les tâches administratives manuelles et l'utilisation de systèmes déconnectés empêchaient son équipe financière de suivre le rythme. L'équipe gérait plusieurs cartes de paiement dans différentes devises, traitait un volume élevé d'abonnements et s'occupait encore manuellement des factures. Les différences de devises ralentissaient le rapprochement des transactions par cartes, le suivi des abonnements était dispersé et les factures nécessitaient des allers-retours entre les équipes. Tout cela a entraîné des retards qui avaient inévitablement un impact sur l'activité.

La gestion des voyages d'affaires n'était pas non plus optimale : une tâche simple devenait très vite un projet à lui seul. Comme l'explique Farah Rouassi, VP Finance & Strategic Partnerships :

Réserver un vol et un hôtel, c'était un mini-projet : cela me prenait plus d'une heure et nécessitait de nombreux échanges avec d'autres parties prenantes.

La recherche des reçus prenait encore plus de temps. Farah passait plusieurs jours chaque mois à faire le suivi auprès des employés : "Parfois, il fallait insister pendant deux jours sur Slack pour rappeler aux collaborateurs d'envoyer leurs reçus."

Farah Rouassi était convaincue qu'il existait une meilleure solution. Paradox avait besoin d'une solution capable de gérer les cartes dans plusieurs devises, les factures et les abonnements sur une seule plateforme. L'entreprise souhaitait que ses employés puissent effectuer leurs dépenses professionnelles en toute sécurité, et que son équipe financière ne soit pas submergée par les tâches administratives.

Les bénéfices de Payhawk pour Paradox : une plateforme unique, des agents IA natifs et un véritable contrôle financier

Paradox a choisi Payhawk pour regrouper les cartes de paiement, les factures, les abonnements et les paiements. Grâce à cette plateforme unique, l'équipe Finance dispose enfin d'une vue claire des dépenses dans toutes les devises, pour toutes les équipes et tous les outils. La gestion des abonnements de Payhawk leur permet de suivre et de contrôler les coûts récurrents, tandis que l'automatisation des factures élimine toutes les étapes manuelles qui ralentissaient auparavant la comptabilité.

L'utilisation d'agents IA natifs a entraîné un changement encore plus important. Le Travel Agent a transformé le processus de réservation des voyages d'affaires, le réduisant d'une heure de temps à une simple conversation rapide. L'agent recueille les informations, vérifie la politique et effectue les réservations sans que l'équipe de Paradox ait besoin de passer d'un outil à l'autre.

J'ai réservé quelque chose hier avec le Travel Agent IA, et cela n'a pris que quatre minutes. C'est fou !

Parallèlement, le Financial Controller Agent gère la collecte des reçus pour l'ensemble de l'entreprise, envoyant automatiquement des rappels et ne faisant remonter les informations que lorsque cela est nécessaire.

Le Financial Controller Agent envoie tous les rappels au cours du mois... ce qui signifie qu'à la fin du mois, je n'ai plus besoin d'envoyer de messages. Pas de stress pour la clôture mensuelle !

L'IA native fonctionne dans l'environnement contrôlé de Payhawk, de sorte que chaque transaction par carte, abonnement, facture et approbation respecte les règles établies par l'équipe financière de Paradox. La gestion des cartes corporate est désormais simple, les abonnements sont traçables et les factures sont traitées de manière claire et facile, ce qui permet une supervision complète pour une meilleure prise de décision.

Nous avons rencontré Farah lors de l'événement The Future CFO Talks à Paris pour savoir comment nos agents l'aident dans son travail quotidien. Elle nous a expliqué en personne l'impact qu'elle perçoit et nous a confié comment le Travel Agent et le Financial Controller Agent ont changé le rythme de son équipe.

Résultats : une comptabilité simplifiée et un gain de temps considérable pour l'équipe Finance

Grâce à Payhawk, Paradox réduit considérablement le temps consacré aux tâches manuelles et offre aux collaborateurs un moyen plus fluide et plus intuitif de gérer les dépenses, les déplacements professionnels et les achats.

Voici quelques-unes des améliorations notables observées chez Paradox :

• Les cartes de paiement sont désormais faciles à contrôler et les rapprochements bancaires sont simplifiés,
• La gestion des factures se fait désormais via des workflows rapides et automatisés,
• La gestion des abonnements est structurée (ce qui permet à l'équipe de suivre les dépenses récurrentes et d'éviter les mauvaises surprises),
• La réservation de voyages d'affaires est 93 % plus rapide, passant d'une heure à seulement quatre minutes,
• La recherche des reçus est passée de deux jours à une gestion autonome qui ne prend pas de temps aux équipes,
• Les employés dépensent en toute confiance, grâce à des contrôles en temps réel,
• La comptabilité est plus facile, avec des données plus claires et moins d'erreurs entre les devises et les équipes,
• L'équipe Finance gagne du temps et peut se concentrer sur des tâches à plus fort impact plutôt que sur des tâches administratives.

Grâce à Payhawk, les équipes de Paradox agissent plus rapidement tout en gardant le contrôle.

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