Comment Vinted économise 188 heures de travail manuel chaque mois grâce à Payhawk
« Nous avons choisi Payhawk parce que nous voulions offrir une meilleure expérience utilisateur à l’ensemble de nos salariés et leur donner la possibilité de gérer leurs propres notes de frais avec une plus grande flexibilité en matière de paiement des dépenses professionnelles. »
Vinted est la plus grande plateforme de vente en ligne d’articles d’occasion d’Europe, dont la mission est de faire de la seconde main le premier choix à l’échelle mondiale. Fondée en Lituanie, elle met en relation des millions d’acheteurs et de vendeurs sur plus de 20 marchés. Avec plus de 2 400 salariés et un chiffre d’affaires annuel supérieur à 1 milliard d’euros, l’entreprise connaît une croissance rapide. Vinted et Payhawk sont partenaires depuis 2021 et toutes deux ont atteint le statut de « licorne » au cours de leur parcours commun. Mais toute croissance rapide s’accompagne toujours de défis, notamment pour l’équipe financière.
Un processus de remboursement qui ne parvenait pas à suivre le rythme de la croissance
Avant Payhawk, les remboursements des notes de frais chez Vinted étaient gérés via une boîte mail commune à l’équipe et via NetSuite. Cela fonctionnait, mais c’était lent. Le remboursement des notes de frais des salariés et le paiement des fournisseurs prenaient beaucoup de temps, et à mesure que l’entreprise s’étendait à plusieurs pays, des failles ont commencé à apparaître.
L’équipe avait besoin d’une solution plus flexible, capable d’évoluer au rythme d’une entreprise qui embauchait des centaines de nouveaux salariés et s’étendait sur de nouveaux marchés. S’en tenir à des processus manuels n’allait tout simplement pas suffire.
« Le processus fastidieux de remboursement des notes de frais des salariés et de paiement des fournisseurs, associé à la croissance de Vinted, a conduit l’équipe à rechercher des solutions plus évolutives. »
Des cartes de crédit virtuelles, une réelle flexibilité et une intégration NetSuite qui fonctionne réellement
Vinted a choisi Payhawk car il ne s’agissait pas seulement de rationaliser les paiements, mais aussi d’offrir une meilleure expérience à ses salariés.
À l’époque, les cartes virtuelles de Payhawk sont apparues comme la solution idéale : une option évolutive pouvant être déployée auprès des salariés dans tous les pays où la plateforme Vinted est présente. Aujourd’hui, l’équipe s’appuie sur un large éventail de fonctionnalités Payhawk — virements bancaires, remboursements, paiements par carte, champs personnalisés, aperçus des notes de frais et filtres — et, surtout, sur une intégration poussée avec NetSuite.
Cette intégration s’est avérée être un véritable tournant.
« L’intégration avec NetSuite a permis de gagner du temps en supprimant les processus manuels de transfert des factures et des paiements de Payhawk vers NetSuite, ainsi que toutes les opérations de rapprochement. Cette intégration a permis d’économiser au total 188 heures de travail manuel par mois. »
Cela représente environ 23 jours ouvrables que l’équipe financière récupère chaque mois, un temps qui était auparavant consacré à la saisie manuelle des données, des pointages de comptes et des rapprochements.
La fonctionnalité de virement bancaire pour les notes de frais des salariés (dépenses de type factures) a également transformé les activités quotidiennes. Les paiements urgents peuvent désormais être approuvés et exécutés rapidement, la confirmation et l’autorisation s’effectuent de manière fluide au sein du système, et la section des commentaires a rendu la communication entre les équipes plus rapide et plus claire. De surcroît, le gel automatique des cartes a réduit le nombre de frais non déclarés, incitant les salariés à mieux gérer leurs dépenses sans que l’équipe financière ait à courir après qui que ce soit.
Ce type d’adéquation produit-client ne se fait pas par hasard. Au cours de ces quatre années de partenariat, Payhawk n’a cessé de faire évoluer sa plateforme en s’appuyant sur les retours de clients tels que Vinted, en améliorant ses processus d’expédition, en affinant ses fonctionnalités et en s’adaptant aux besoins concrets du marché. La responsable de la mise en œuvre chez Payhawk joue un rôle clé dans ce processus, comme l’explique Kristina Bardauskienė, Payroll and Employee Expenses Manager : « Elle prend le temps de vraiment comprendre nos besoins, en entrant dans les détails autant que nécessaire, et en veillant à ce que nos retours soient clairement communiqués aux équipes internes. »
Des paiements plus rapides, des salariés plus satisfaits et un véritable partenariat
Les chiffres parlent d’eux-mêmes :
- 188 heures de travail économisées par mois grâce à la seule intégration NetSuite
- Des cycles de paiement nettement plus rapides : les paiements urgents sont désormais approuvés et exécutés en temps réel au sein du système
- Moins de frais non déclarés grâce au gel automatique des cartes
- Davantage de transparence et une meilleure collaboration entre les équipes
- Le taux de satisfaction des salariés vis-à-vis de l’outil est passé de 7,9 à 8,7 sur 10 entre 2022 et 2024, et il s’est maintenu à ce niveau jusqu’en 2025
Mais au-delà des gains d’efficacité, ce qui ressort pour Vinted, c’est la relation à long terme avec l’équipe de Payhawk.
« Ce qui distingue le service client de Payhawk de celui des autres fournisseurs de SaaS, c’est son engagement à long terme. Plutôt que de se contenter d’un « accompagnement intensif » à court terme après les intégrations, leur support est resté constant et engagé au cours des quatre dernières années, faisant preuve d’une véritable approche de partenariat. »
C’est le genre de soutien qui n’apparaît pas sur une fiche comparative des fonctionnalités, mais qui fait toute la différence pour une entreprise en pleine croissance qui a besoin d’un partenaire financier, et pas seulement d’un fournisseur de plus.
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