Images of people walking in front of Vinted's HQ in Vilnius

Как Vinted спестява 188 часа административна работа всеки месец с Payhawk

188 часа спестени месечноИнтеграция с NetSuite

По-бързи платежни циклиБизнес Плащания

По-малко неподадени разходиУправление на Карти

Централа:Vilnius, Lithuania

Индустрия:Софтуер и технологии

Служители:2446

Използвани продукти

Корпоративни Карти Интеграция с NetSuite Бизнес Плащания Управление Група от Дружества

Свържете се с нас

„Избрахме Payhawk, тъй като искахме да осигурим по-добро потребителско изживяване за всички служители и да им дадем възможността да управляват разходите си с го-голяма гъвкавост в начина на изплащане на бизнес разходите.“

Агне Масюлите, Старши Директор по Финансов Контрол и Управление на Корпоративните Финанси, Vinted

Agnė Masiulytė, Senior Director of Finance Control and Treasury, Vinted

Vinted е най-големият онлайн магазин за употребявани стоки в Европа с мисията да превърне стоките втора употреба в избор номер едно в световен мащаб. Основан в Литва, той свързва милиони купувачи и продавачи в над 20 пазара. С над 2400 служители и повече от 1 млрд. евро годишни приходи компанията се разраства бързо. Vinted и Payhawk са партньори от 2021 г., като и двете достигат статут „еднорог“ през споделения си път. Бързият растеж обаче носи своите предизвикателства, особено за финансовия екип.

Проблемът

Процес на възстановяване на разходи, който не може да смогне на растежа

Преди Payhawk възстановяването на разходи на Vinted се е управлявало чрез споделена екипна пощенска кутия и NetSuite. Този начин е работел, но бавно. Възстановяването на разходи на служителите и заплащането на доставчици е отнемало много време и докато компанията се разраства в няколко държави, започват да се проявяват пропуските.

Екипът има нужда от по-гъвкава опция: решение, което може да се разраства заедно с компанията, която наема стотици служители и се разширява на нови пазари. Придържането към ръчни процеси просто няма как да сработи повече.

"Времеемкият процес на възстановяване на разходи на служителите и заплащане на доставчици заедно с растежа на Vinted ни накараха да търсим решения с по-голяма възможност за увеличаване на мащаба."

Лаура Стакниене, Ръководител на Екип Разходи, Vinted

Решението

Виртуални карти, гъвкавост и интеграция с NetSuite, които наистина работят

Vinted избра Payhawk, тъй като платформата предлага повече от рационализиране на плащанията, а именно – по-добро изживяване за служителите.

По това време виртуалните карти на Payhawk бяха най-доброто решение: опция с възможност за увеличаване на мащаба, която може да се въведе за служителите от всички държави, където Vinted има такива. В момента екипът разчита на широк набор от функции на Payhawk – банкови преводи, възстановяване на разходи, картови плащания, персонализирани полета, изгледи на разходите, филтриране и най-важното – дълбока интеграция с NetSuite.

Тази интеграция се оказва ключова.

„Интеграцията с NetSuite спести време от административните процеси по прехвърляне на фактури и плащания от Payhawk в NetSuite, както и цялото съпоставяне. Тази интеграция спести общо 188 часа административна работа на месец.“

Лаура Стакниене, Ръководител на Екип Разходи, Vinted

Това са приблизително 23 пълни работни дни, които финансовият екип има на разположение всеки месец – време, което се е пропилявало в ръчно въвеждане на данни, съпоставяне и равняване.

Функцията за банков превод за разходите на служителите (разходи тип фактури) също трансформира ежедневните операции. Спешните плащания вече могат да бъдат одобрени и извършени бързо, потвърждението и упълномощаването стават плавно в рамките на системата, а секцията за коментари доведе до по-бърза и по-ясна комуникацията между екипите. Освен това автоматичното замразяване на картите намали неподадените разходи, което подтикна служителите да следят разходите си, без да се налага финансовият екип да преследва никого.

Подобно съответствие между продукта и реалните нужди на клиента не се случва случайно. През четирите години партньорство Payhawk непрекъснато развиваше платформата си с отзивите от клиенти като Vinted и осигури подобрения, усъвършенства функции и се адаптира към реалните нужди. Мениджърът по внедряване на Payhawk играе ключова роля в този процес, както разказва Кристина Бардаускене, мениджър по изплащане на трудовите възнаграждения и разходи на служителите: "Тя отделя необходимото време, за да разбере напълно нуждите ни, навлиза в толкова детайли, колкото е необходимо, и се уверява, че обратната ни връзка се предава ясно на вътрешните екипи.“

Резултати

По-бързи разплащания, по-доволни служители и истинско партньорство

Числата говорят сами:

188 спестени часа на месец само благодарение на интеграцията с NetSuite.
Значително по-бързи платежни цикли, спешните разплащания вече се одобряват и извършват в рамките на системата в реално време.
По-малко неподадени разходи благодарение на автоматичното замразяване на картите.
Подобрена прозрачност и сътрудничество в екипите.
Удовлетвореността на служителите от инструмента се покачи от 7,9 на 8,7 от 10 между 2022 г. и 2024 г., като се задържа на стабилно ниво през 2025 г.

Но отвъд увеличената ефективност това, което изпъква за Vinted, са дългосрочните взаимоотношения с екипа на Payhawk.

„Това, което отличава клиентската поддръжка на Payhawk от тази на други SaaS доставчици, е дългосрочният ангажимент. Вместо да предлагат краткосрочен период на засилена поддръжка след интеграцията, екипът на Payhawk остана последователно ангажиран и отзивчив през последните четири години, демонстрирайки истински партньорски подход.“

Кристина Бардаускиене, Mениджър ТРЗ и Служебни Разходи, Vinted

Това е от онези предимства, които няма да откриете в таблица за сравнение на функционалности, но които правят огромна разлика за бързоразвиваща се компания, нуждаеща се от финансов партньор, а не просто от поредния доставчик.