Images of people walking in front of Vinted's HQ in Vilnius

Wie Vinted mit Payhawk jeden Monat 188 Stunden manuelle Arbeit einspart

188 Stunden monatlich eingespartNetSuite-Integration

Schnellere ZahlungszyklenBanküberweisungen

Weniger nicht eingereichte AusgabenKartenverwaltung

Hauptquartier:Vilnius, Lithuania

Branche:Software & Technologie

Mitarbeiter:2446

Genutzte Payhawk-Produkte

Firmenkarten NetSuite-Integration Banküberweisungen Ausgabenmanagement

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„Wir haben uns für Payhawk entschieden, weil wir unseren Mitarbeitenden eine bessere Nutzererfahrung bieten wollten. Gleichzeitig suchten wir nach einer Lösung, mit der sie Geschäftsausgaben eigenständig und flexibler verwalten können.“

Agnė Masiulytė, Senior Director of Finance Control and Treasury, Vinted

Vinted ist Europas größter Online-Marktplatz für Secondhand-Artikel und verfolgt das Ziel, Secondhand weltweit zur ersten Wahl zu machen. Das Unternehmen wurde in Litauen gegründet und verbindet heute Millionen von Käufern und Verkäufern in mehr als 20 Märkten. Mit über 2.400 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von mehr als einer Milliarde Euro wächst Vinted kontinuierlich weiter. Vinted und Payhawk arbeiten seit 2021 zusammen. In dieser Zeit haben sich beide Unternehmen zu Einhörnern entwickelt und ihre internationale Expansion vorangetrieben. Mit dem Wachstum stiegen jedoch auch die Anforderungen an die Finanzprozesse.

Das Problem

Ein Erstattungsprozess, der mit dem Wachstum nicht Schritt halten konnte

Vor der Einführung von Payhawk verwaltete Vinted Spesenabrechnungen über ein gemeinsames Team-Postfach und NetSuite. Der Prozess funktionierte, erforderte jedoch einen hohen manuellen Aufwand. Die Erstattung von Mitarbeiterausgaben und die Bezahlung von Lieferanten waren zeitaufwändig, und als das Unternehmen in mehrere Länder expandierte, zeigten sich erste Schwachstellen.

Das Team benötigte eine flexiblere Lösung: eine Lösung, die mit einem Unternehmen mitwachsen konnte, das Hunderte weiterer Mitarbeitende einstellte und in neue Märkte expandierte. An manuellen Prozessen festzuhalten, hätte einfach nicht ausgereicht.

„Die manuelle Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben und Lieferantenzahlungen wurde mit unserem Wachstum zunehmend aufwendiger. Deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die unsere Prozesse besser skalierbar macht.“

Laura Staknienė, Employee Expenses Team Lead, Vinted

Die Lösung

Virtuelle Karten, echte Flexibilität und eine NetSuite-Integration mit spürbarem Mehrwert

Vinted entschied sich für Payhawk, um nicht nur Zahlungsprozesse zu vereinfachen, sondern auch den Mitarbeitenden eine bessere Nutzererfahrung zu bieten.

Virtuelle Karten erwiesen sich dabei als besonders geeignete Lösung. Sie ließen sich schnell und skalierbar für Teams in allen Märkten bereitstellen, in denen Vinted tätig ist. Heute nutzt das Team eine Vielzahl von Payhawk-Funktionen – Banküberweisungen, Erstattungen, Kartenzahlungen, benutzerdefinierte Felder, Ausgabenansichten und Filterfunktionen – und vor allem die umfassende Integration mit NetSuite.

Diese Integration erwies sich als entscheidender Wendepunkt.

„Durch die NetSuite-Integration sparen wir viel Zeit, weil Rechnungen und Zahlungen nicht mehr manuell von Payhawk nach NetSuite übertragen und zugeordnet werden müssen. Insgesamt konnten wir dadurch rund 188 Stunden manueller Arbeit pro Monat einsparen.“

Laura Staknienė, Employee Expenses Team Lead, Vinted

188 Stunden entsprechen rund 23 Arbeitstagen pro Monat – Zeit, die zuvor für Dateneingaben, Abstimmungen und manuelle Kontrollen aufgewendet wurde.

Auch die Funktion für Banküberweisungen im Rahmen von Mitarbeiterausgaben hat die täglichen Abläufe deutlich vereinfacht. Dringende Zahlungen können nun schnell genehmigt und ausgeführt werden, die Bestätigung und Autorisierung erfolgen reibungslos innerhalb des Systems, und der Kommentarabschnitt hat die Kommunikation zwischen den Teams beschleunigt und übersichtlicher gestaltet. Zudem hat die automatische Kartensperrung dazu geführt, dass weniger Ausgaben nicht eingereicht werden, da die Mitarbeitenden nun dazu angehalten werden, ihre Ausgaben im Blick zu behalten, ohne dass die Finanzabteilung jemanden daran erinnern muss.

Die Zusammenarbeit entwickelte sich dabei kontinuierlich weiter. Während der inzwischen vierjährigen Partnerschaft hat Payhawk die Plattform laufend ausgebaut und Kundenfeedback in die Weiterentwicklung einbezogen. Kristina Bardauskienė, Payroll and Employee Expenses Manager, hebt dabei insbesondere die enge Zusammenarbeit mit dem Implementation Manager hervor: „Sie nimmt sich die Zeit, unsere Anforderungen wirklich zu verstehen, geht bei Bedarf bis ins Detail und stellt sicher, dass unser Feedback klar an die zuständigen Teams weitergegeben wird.“

Die Auswirkung

Schnellere Zahlungen, zufriedenere Mitarbeitende und eine echte Partnerschaft

Die Einführung von Payhawk brachte für Vinted messbare Verbesserungen:

188 Stunden weniger manueller Aufwand pro Monat durch die Integration mit NetSuite
Deutlich schnellere Zahlungsabläufe: Dringende Zahlungen werden nun innerhalb des Systems in Echtzeit genehmigt und ausgeführt
Weniger nicht eingereichte Ausgaben dank automatischer Kartensperrung
Mehr Transparenz und bessere Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams
Die Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Tool stieg zwischen 2022 und 2024 von 7,9 auf 8,7 von 10 Punkten und blieb bis 2025 stabil

Neben den operativen Verbesserungen hebt Vinted vor allem die langfristige Zusammenarbeit mit dem Team von Payhawk hervor.

„Was den Kundensupport von Payhawk von vielen anderen SaaS-Anbietern unterscheidet, ist die Kontinuität der Zusammenarbeit. Die Unterstützung endete nicht nach der Implementierung. Auch in den vergangenen vier Jahren war das Team jederzeit engagiert, ansprechbar und an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert.“

Kristina Bardauskienė, Payroll and Employee Expenses Manager, Vinted

Für Vinted ist das ein wichtiger Faktor: Neben der Technologie spielt auch die Verlässlichkeit eines Partners eine entscheidende Rolle, wenn Prozesse skaliert und Finanzabläufe kontinuierlich weiterentwickelt werden.