Bis zu 40 % niedrigere Kosten für Finanzprozesse bei Starship
Starship Technologies ist Weltmarktführer für autonome Roboterauslieferungen. Über 8 Millionen erfolgreiche Lieferungen und 17 Millionen zurückgelegte Kilometer sprechen für sich. Die Roboter von Starship verändern die Last-Mile-Logistik nachhaltig. Sie liefern Essen, Lebensmittel und Waren effizient und zuverlässig – auf Universitätsgeländen, in Wohngebieten sowie an Industriestandorten in den USA und Europa.
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Payhawk-Kunde seit
Die Payhawk-Ergebnisse von Starship im Überblick:
Seit der Einführung von Payhawk erzielt Starship messbare Verbesserungen:
- 40 % geringere Kosten für die Zahlungsabwicklung
- 30 % geringere Kosten für die Bearbeitung von Rückerstattungen
- 25 % geringere Kosten für die Abwicklung von Kartentransaktionen
- Abstimmungsprobleme vollständig eliminiert
„Payhawk hat die Arbeitsbelastung unseres Buchhaltungsteams deutlich reduziert. Abstimmungsprobleme wurden eliminiert, die Synchronisation ist zuverlässiger und die intuitive, KI-gestützte Oberfläche erleichtert die tägliche Arbeit spürbar.“
Die Zeit vor Payhawk: Manuelle Prozesse und spürbare Reibungsverluste
Vor dem Wechsel zu Payhawk nutzte das Finanzteam von Starship Teampay in Kombination mit fünf verschiedenen Banken in mehreren Ländern. Für Firmenkarten bot die Lösung gute Funktionen. Mit dem Wachstum von Starship zeigte sie jedoch schnell ihre Grenzen.
„Teampay bot eine gute Funktionalität für Firmenkarten und die Slack-Integration, war jedoch bei Rückerstattungen eingeschränkt“, erklärt Andrew Rudchuk, Head of Finance Systems and Data bei Starship Technologies.
Die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben wie Spesenpauschalen und Fahrtkosten lief über Google Sheets und manuelle Uploads. Das sorgte für zusätzlichen Aufwand und verlangsamte die Prozesse spürbar. Zudem unterstützte Teampay keine direkten Auszahlungen an Mitarbeitende. Dadurch wurden Rückerstattungen unnötig langsam und komplex.
Auch die mangelnde Zuverlässigkeit bei der Synchronisation und wiederkehrende Abstimmungsprobleme belasteten das Team. Trotz einer modernen Plattform blieb viel administrative Arbeit manuell – „Diese Lücken führten zu erheblichen Ineffizienzen“, ergänzt Andrew.
Warum Payhawk: Eine Plattform, die sich mit ihren Kunden weiterentwickelt
Starship hatte Payhawk bereits seit einiger Zeit im Blick. Besonders überzeugend war die Geschwindigkeit und Relevanz der Produktentwicklung. Andrew erklärt:
Wir kannten Payhawk schon länger. Der entscheidende Moment kam, als wir eine Demo von vor einem Jahr mit einer aktuellen Demo aus den erneuten Gesprächen verglichen. Innerhalb eines Jahres hatte sich das Produkt deutlich weiterentwickelt. Es ist nicht nur funktional gewachsen, sondern geht gezielt auf die Bedürfnisse der Kunden ein.
Dass Payhawk nicht einfach nur neue Funktionen einführt, sondern konkrete geschäftliche Herausforderungen adressiert, gab Andrew und seinem Team Vertrauen. Die Plattform entwickelt sich nicht nur weiter – sie entwickelt sich konsequent in die richtige Richtung.
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Der Effekt: Weniger Aufwand, geringere Kosten, schnellere Finanzprozesse
Die Einführung von Payhawk verbesserte nicht nur die Nutzererfahrung. Sie sorgte von Beginn an für messbare finanzielle Vorteile.
„Payhawk hat die Arbeitsbelastung unseres Buchhaltungsteams deutlich reduziert, Abstimmungsprobleme eliminiert, die Synchronisation verbessert und eine intuitive, KI-gestützte Oberfläche bereitgestellt.“
Noch aussagekräftiger sind die Zahlen hinter der Transformation:
- 30 % geringere Kosten für die Bearbeitung von Rückerstattungen
- 40 % geringere Kosten für die Zahlungsabwicklung
- 25 % geringere Kosten für die Abwicklung von Kartentransaktionen
Dabei geht es nicht nur um Zeitersparnis. Auch Personal- und Softwarekosten sind einbezogen. So konnte Starship die Gesamtkosten seiner Finanzprozesse über alle Abläufe hinweg deutlich senken.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Compliance. Mitarbeitende reichen Belege heute deutlich zuverlässiger ein. Payhawk sperrt Karten automatisch, wenn Belege nach fünf Tagen fehlen. Diese Automatisierung entlastet das Finanzteam, reduziert wiederholte Nachfragen und stärkt die Verbindlichkeit im gesamten Unternehmen.
„Insgesamt hat Payhawk unsere Finanzprozesse spürbar verschlankt, die Bearbeitungskosten in mehreren Workflows gesenkt und unnötigen administrativen Aufwand eliminiert“, so Andrew.
Support, der sich wie ein Teil Ihres Teams anfühlt
Der Support bei den meisten SaaS-Plattformen ist oft rein transaktional – bei Payhawk ist das anders.
„Das Customer-Success-Team von Payhawk ist außergewöhnlich. Anders als bei typischen SaaS-Support-Erfahrungen, bei denen man nur eine Ticketnummer ist, fühlt sich der Support bei Payhawk an, als würde man mit Kolleginnen und Kollegen aus dem eigenen Unternehmen zusammenarbeiten. Das Team ist proaktiv, menschlich und agiert wirklich wie ein Teil unseres Teams – so etwas haben wir bei anderen Anbietern noch nie erlebt.“
Vom Onboarding bis zur Klärung alltäglicher Fragen liefert das Payhawk-Team konkrete Lösungen statt standardisierter Antworten. So kann das Finanzteam von Starship schneller und mit mehr Sicherheit arbeiten.
Ein Perspektivwechsel: Von administrativ geprägt zu performanceorientiert
Durch die Automatisierung vieler täglicher Aufgaben hat Payhawk dem Finanzteam von Starship ermöglicht, seinen Fokus neu auszurichten – weg von reaktiver Problemlösung, hin zu strategischer Finanzarbeit.
„Die wichtigste Erkenntnis betrifft Effizienz und Performance“, erklärt Andrew. „Payhawk ermöglicht es unseren Finanz- und Buchhaltungsteams, deutlich effektiver zu arbeiten und sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Belegen hinterherzulaufen oder Abstimmungsprobleme zu lösen.“
Dieser Wandel hat im gesamten Team Zeit und Kapazitäten freigesetzt. Gleichzeitig sind die Finanzprozesse skalierbarer und widerstandsfähiger geworden, während das Unternehmen weiter wächst.
Ausblick: Eine Zukunft, angetrieben von KI
Starship Technologies ist aus innovativer Ingenieursarbeit entstanden. Daher überrascht es nicht, dass Andrew der künstlichen Intelligenz eine zentrale Rolle in der Zukunft der Finanzprozesse zuschreibt.
„KI-Agenten werden Finanzteams zunehmend unterstützen, indem sie Dateneingaben automatisieren, Abweichungen in Echtzeit abstimmen und proaktiv Einblicke zur Optimierung von Ausgaben liefern“, sagt er. „Langfristig wird KI Finanzteams von administrativen Aufgaben entlasten und stärker in Richtung strategischer Entscheidungen entwickeln.“
Da Payhawk bereits KI einsetzt, um Belegerfassung, Richtlinienkontrolle und ERP-Abstimmungen zu automatisieren, ist Starship bestens aufgestellt – nicht nur als Vorreiter in der Robotik, sondern auch für die Zukunft der Finanzprozesse.
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