Leitfaden 2024: Auslagenerstattung für Mitarbeitende

Wenn Mitarbeiter:innen private Gelder zur Bezahlung von geschäftsbezogenen Reisekosten oder anderen Ausgaben für die Arbeit, wie z. B. Abonnements für Tools, verwenden, erwarten sie zu Recht, dass Sie sie umgehend erstatten. Doch bei der effizienten Erstattung geht es nicht nur um Schnelligkeit.

Monitoring der Auslagenerstattungen Ihrer Teams?

Sie wissen, wie wichtig es ist, erstattungsfähige Ausgaben im Auge zu behalten. Ohne korrekte Informationen können Sie weder Budgets prognostizieren noch die Geschäftsausgaben effektiv managen. Sie benötigen genaue Daten, um präzise und transparente Finanzunterlagen zu führen, das Risiko eines Spesenbetrugs zu minimieren und sicherzustellen, dass Ihnen keine Mehrwertsteuererstattungen entgehen.

Ein weiterer Grund, warum Sie Ihre erstattungsfähigen Ausgaben monitoren sollten, ist die Einhaltung der Ausgabenpolitik. Sie brauchen klare Regeln und Richtlinien, um die Ausgabenpolitik für Mitarbeiter effektiv umzusetzen, Grauzonen zu beseitigen und Betrug und überhöhte Ausgaben zu vermeiden.

Ein vierstufiger Prozess zur Optimierung von Auslagenerstattungen

Die beste Möglichkeit, Ihre erstattungsfähigen Auslagen zu verfolgen und erfassen, ist die Verwendung einer smarten Ausgabenmanagement-Software. Der Einsatz dieser auch sogenannten Spesenmanagementsoftware automatisiert die gesamte manuelle Finanzverwaltung und gibt dabei einen transparenten Einblick in alle Ausgaben Ihres Unternehmens.

Wie können Sie also eine Software einsetzen, um die Auslagenerstattungen Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und zu erfassen?

Schritt 1: Definieren Sie eine klare Ausgabenpolitik

Zunächst müssen Sie festlegen, was Ihre Organisation als zulässige erstattungsfähige Auslage einstuft, z. B. Hotelkosten, nicht aber Hotelzimmer-Upgrades oder Wäscheservice. Oder Sie erlauben zwar die Reparatur von Firmenwagen, nicht aber ein Upgrade von Mietwagen, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind.

Sie müssen sich mit Ihrem Managementteam zusammensetzen, alle Aspekte, die Sie erstatten möchten, detailliert auflisten und dann Ihre Richtlinie in der Spesenmanagementsoftware Ihrer Wahl implementieren.

Zusätzlicher Tipp: Geben Sie in Ihrer Richtlinie Beispiele für nicht erstattungsfähige Auslagen an, damit alle Beteiligten verstehen, warum diese nicht erstattungsfähig sind.

Schritt 2: Eliminieren Sie die Suche nach Belegen durch Automatisierung der Belegerfassung

Ihr Team sollte einen reibungslosen Ablauf haben, damit sie ihre Ausgaben schnell und einfach einreichen können. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Belege zu fotografieren und die Datenerfassung mithilfe der OCR-Technologie zu automatisieren, die mit einer verbesserten KI-Kameratechnologie ausgestattet ist und den gesamten Prozess der Spesenabrechnung nahtlos automatisiert.

Schritt 3: Kommunikation der Strategie

Nachdem Sie auf dem Papier festgelegt haben, welche Auslagen erstattungsfähig sind und welche nicht, ist es an der Zeit, die Strategie umzusetzen und zu kommunizieren. Dies können Sie durch ein einheitliches Ausgabenerstattungssystem mit benutzerdefinierten Genehmigungsabläufen erreichen. Das benutzerfreundliche System von Payhawk unterstützt Ihr Finanzteams im gesamten Prozess der Auslagenerstattung, vom Zeitpunkt der Ausgabe bis zur Rückerstattung der Gelder.

Schritt 4: Integrieren Sie eine neue Mitarbeiterrichtlinie in Ihre Spesenmanagementprozesse

Nachdem der Mitarbeiter seine Spesen eingereicht und sein Vorgesetzter (oder die von Ihnen als Genehmiger vorgesehene Person) die Spesen genehmigt hat, wird die Ausgabe im System als „genehmigt“ markiert. Dadurch wird die Finanzabteilung benachrichtigt, dass eine Ausgabe zu erstatten ist.

Mitarbeiter können dann ihre Bankdaten hinzufügen und die nahtlos die Erstattung erhalten, sobald der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist, sodass das Finanzteam Ihr Team schnell die entstandenen Kosten erstatten kann.

Die Automatisierung dieser Schritte trägt dazu bei, den Prozess effizient und ohne unnötige Verzögerungen ablaufen zu lassen.

Effiziente Alternative mit Firmenkarten von Payhawk

Unsere schnellen, effizienten Rückerstattungen sind eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter zufriedenzustellen und gleichzeitig die Kontrolle über die Ausgaben zu behalten. Firmenkarten (oder eine Mischung aus beiden Zahlungsmitteln) können jedoch dazu beitragen, das Ausgabenmanagements Ihres Unternehmens noch weiter zu professionalisieren.

Einführung von Firmenkarten

Durch den Einsatz von Firmenkarten müssen Sie Ihren Mitarbeitenden die Ausgaben nicht erstatten. Stattdessen haben sie direkten Zugang zu Firmengeldern, wenn sie diese benötigen.

Die Übergabe des direkten Zugriffs auf Unternehmensgelder mag abschreckend wirken. Aber keine Sorge, Sie haben immer noch die volle Kontrolle darüber, wie die Mittel des Unternehmens eingesetzt werden. Sie können Ausgabenlimits für Einzelpersonen oder Teams festlegen und festlegen, wie Unternehmensgelder genutzt werden können. Beispielsweise, ob ihre Firmenkarte für Online-Zahlungen verwendet werden kann.

Genau wie bei Erstattungen sucht unsere Lösung automatisch nach Belegen, zieht die wichtigsten Informationen heraus und hilft dank anpassbarer Felder dabei, alle Ausgaben an der richtigen Stelle einzuordnen und zu kategorisieren, bevor sie nahtlos an Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Ihre Mitarbeitenden müssen lediglich ein Foto ihres Beleges machen, eine Kategorie auswählen und fertig. Payhawk automatisiert zudem das Hochladen von Daten durch unsere OCR-Technologie, wodurch die manuelle Eingabe von Belegen überflüssig wird.

Möchten Sie wissen, wie eine Zukunft mit Firmenkarten (oder einem Mix aus Ausgabelösungen) aussehen könnte? Buchen Sie noch heute eine Demo.