Tout ce que vous devez savoir sur le remboursement des notes de frais

Lorsque les salariés utilisent des fonds personnels pour payer des frais de déplacements ou d’autres frais professionnels comme les abonnements, ils s’attendent à ce que vous les remboursiez correctement. Mais un remboursement efficace ne se limite pas à un remboursement rapide.

Pourquoi suivre les remboursements de notes de frais des salariés ?

En tant que professionnel des finances, vous savez que le suivi des frais remboursables est vital. Sans ça, il vous est impossible d’effectuer une bonne planification budgétaire ou de gérer les frais professionnels de manière efficace. Vous devez connaître le montant que vous remboursez à vos salariés pour conserver des registres financiers précis et transparents, minimiser le risque de fraude sur les frais professionnels et vous assurer de ne pas manquer les remboursements de TVA.

Dans ce contexte, mettre en place une politique de notes de frais est essentiel : vous avez besoin de lignes de conduite claires pour éliminer les zones grises et éviter la fraude et les dépenses excessives.

Un processus en quatre étapes pour rationaliser le remboursement des notes de frais des salariés

La meilleure façon de suivre et de garder une trace de vos frais remboursables est d'utiliser un logiciel efficace et reconnu comme Payhawk. L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais automatise toute l'administration manuelle qui, autrement, prendrait tout votre temps et vous empêcherait de vous concentrer sur des choses importantes telles que la planification, la budgétisation et la stratégie.

Alors, comment utiliser un logiciel pour suivre et enregistrer les remboursements de notes de frais de vos salariés ?

Étape 1 : Définir une politique claire de remboursement des notes de frais

Tout d'abord, vous devez définir ce que votre entreprise classe comme frais remboursable admissible : par exemple, vous pouvez vous faire rembourser les frais d'hôtel, mais pas les surclassements de chambre d'hôtel ou le service de blanchisserie. Vous pouvez également autoriser les réparations de voiture de société, mais pas les upgrades sur les services de location lorsque vous voyagez pour affaires.

Il est donc important de bien détailler chaque frais remboursable, pour ensuite créer votre propre politique dans le logiciel de gestion des notes de frais de votre choix.

Notre conseil : donnez des exemples de frais non remboursables dans votre politique pour aider les salariés à comprendre pourquoi ils ne sont pas remboursables.

Étape 2 : Éliminez la chasse aux reçus en automatisant le processus de saisie

L'expérience des salariés doit être fluide pour s'assurer qu'ils peuvent soumettre leurs notes de frais rapidement et facilement. La façon la plus simple de le faire est de permettre à vos salariés de scanner des reçus et d’automatiser la collecte de données à l’aide de la technologie OCR, grâce à notre appareil photo IA, rendant l’ensemble du processus de soumission des notes de frais plus transparent.

Étape 3 : Utilisez un système de reporting des dépenses pour rationaliser les remboursements des salariés

Une fois que vous avez décrit ce qui est et ce qui n’est pas inclus dans les frais remboursables, il est temps de mettre en œuvre et de communiquer la stratégie. Vous pouvez le faire en utilisant un système unifié de reporting des notes de frais avec des workflows d’approbation personnalisés. La solution Payhawk guide vos équipes financières et vos salariés tout au long du processus de remboursement, depuis le moment de la dépense jusqu’au moment où ils reçoivent les fonds.

L'utilisation d'un système comme le nôtre garantit que votre processus est aussi rationalisé et efficace que possible, éliminant les tâches administratives pour les salariés et le personnel administratif.

Étape 4 : Intégrer une nouvelle politique des workflows d’approbation à la gestion des notes de frais

Une fois que l’un de vos collaborateurs a soumis sa note de frais et que son responsable la valide, la note de frais est marquée dans le système de reporting des dépenses comme « approuvée ».
Le salarié peut ensuite ajouter ses coordonnées bancaires et le service financier est informé qu’il y a une note de frais à rembourser.

L’équipe Finance peut rembourser les salariés en quelques clics (individuellement ou en masse).

L'automatisation de ces étapes permet de s'assurer que le processus est efficace et sans retards inutiles. De plus, cette automatisation signifie que vous pouvez rembourser vos salariés plus rapidement tout en gardant le contrôle et la visibilité sur l'ensemble du processus.

Une meilleure façon de gérer les notes de frais grâce aux cartes d’entreprise Payhawk

Ce processus de remboursement permet de gérer les frais remboursables facilement, tout en gardant le contrôle des dépenses. Mais l’utilisation des cartes d’entreprise pour gérer toutes vos dépenses va vous changer la vie.

Présentation des cartes d’entreprise

L’utilisation de cartes d’entreprise signifie que vous n’avez pas à rembourser les dépenses professionnelles engagées par vos salariés. Au lieu de cela, ils ont un accès direct aux fonds de l'entreprise pour leurs frais professionnels ou leurs frais de déplacements.

Proposer un accès direct aux fonds de l'entreprise peut sembler impressionnant. Mais ne vous inquiétez pas ; vous avez toujours un contrôle total sur toutes les dépenses professionnelles. Vous pouvez définir des limites de dépenses individuelles ou d'équipe et même limiter le type de dépenses, pour autoriser seulement les paiements en ligne par exemple. .

Tout comme pour les remboursements, notre solution recherche automatiquement les reçus, en extrait les informations et, grâce à des champs personnalisables, aide à regrouper toutes les dépenses au bon endroit avant de les transférer en toute transparence vers votre ERP ou votre logiciel comptable.

Les salariés ont simplement besoin de prendre une photo de leur reçu, de sélectionner une catégorie, et c'est tout. Payhawk automatise même le processus de téléchargement des données grâce à notre technologie OCR, éliminant ainsi la nécessité de saisir manuellement les données des reçus.

Vous souhaitez passer aux cartes d’entreprise ? Réservez une démonstration dès aujourd’hui.