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Qu’il s’agisse d’effectuer un suivi précis, de planifier le cycle de vie de projets complexes ou d’allouer efficacement des ressources, les entreprises du secteur des énergies renouvelables doivent pouvoir compter sur une solution complète de gestion des dépenses pour les aider dans leurs opérations.
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Aujourd’hui, chaque industrie doit pouvoir gérer ses dépenses de manière intelligente et en toute simplicité – et le secteur des énergies renouvelables ne fait pas exception à la règle !
En effet, la gestion de projets complexes et la forte croissance du secteur a entraîné l’apparition des facteurs suivants :
Pour le DAF, le fait de devoir gérer seul tous ces éléments tout en tenant compte des économies d'échelle, de l'influence géopolitique, ou encore des incitations gouvernementales, peut être un véritable casse-tête. Il est donc primordial de se tourner vers la bonne technologie, c’est-à-dire une solution de gestion des dépenses qui simplifie votre travail et vous permet de gagner en efficacité.
Suivez les émissions de CO2 de toutes vos dépenses par carte
Si chaque industrie possède son lot de défis, la capacité à les identifier et à les résoudre en implémentant les meilleures solutions du marché, permet d’obtenir un avantage concurrentiel non négligeable.
Dans le cas du secteur des énergies renouvelables, les dix principaux défis suivants ont été identifiés :
Qu’il s’agisse d’outils déconnectés ou de l'intégration de systèmes multiples tels que les ERP, les cartes d'entreprise émises par les banques et les applications de gestion des dépenses, tout peut vous faire rapidement basculer dans un environnement de travail fragmenté.
Sans un écosystème bien connecté, vos outils éparpillés peuvent avoir une incidence sur votre efficacité opérationnelle et causer des lacunes dans la communication ou dupliquer certaines données. Ces multiples silos peuvent alors vous empêcher de vous appuyer sur vos données pour prendre des décisions éclairées. Il devient ainsi difficile de préserver la fiabilité des données et de savoir ce qui pourrait venir compromettre le respect des réglementations en vigueur.
Les projets liés aux énergies renouvelables impliquent généralement un grand nombre de transactions. Ainsi, le fait de mettre en œuvre une solution qui élimine le maximum de tâches manuelles et le codage approximatif du processus de rapprochement des dépenses constitue une étape essentielle.
Chez Payhawk, notre solution propose une fonctionnalité de rapprochement automatique des cartes, couplée à notre technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Cela permet de réduire les erreurs humaines et les risques de fraude, mais également d’améliorer la visibilité sur les dépenses en temps réel et l'efficacité opérationnelle.
Que vous financiez des projets dans le monde entier ou que vous utilisiez une chaîne d'approvisionnement internationale, le fait de payer des taux de change élevés peut avoir un impact considérable sur votre chiffre d’affaires et sur la volatilité de vos bénéfices.
Notre conseil : adopter une solution de cartes d'entreprise capable de prendre en charge plusieurs devises et qui offre des taux de change compétitifs. Chez Payhawk, nos cartes Visa d'entreprise prennent en charge les paiements dans 50 devises différentes et proposent des frais standard fixés à 1,99 %.
Pour développer et fournir des systèmes d'énergie propre, il est nécessaire de faire appel à des services de manufacture, comme la création de composants et les services de prototypage, ou à des services de maintenance, comme la gestion des actifs hydroélectriques et l’entretien des turbines éoliennes.
Grâce à nos fonctionnalités de gestion multi-entités, faire la distinction entre tous ces services devient un jeu d’enfant. Notre solution vous permet d'ajouter ou de supprimer des employés d'une entité à l'autre, de filtrer les dépenses par collaborateur ou par groupe, de respecter les exigences en vigueur en matière de sécurité et de conformité des données, mais aussi de visualiser toutes vos entités à partir d'un tableau de bord unifié. Vous obtenez ainsi une visibilité complète sur l’état de vos finances, en toute simplicité.
Qu'il s'agisse de techniciens travaillant sur le terrain, de chefs de projet, d'ingénieurs ou d'analystes, un DAF est parfois amené à gérer plusieurs milliers de salariés itinérants, qui peuvent effectuer régulièrement des dépenses dans le cadre de leurs missions – et soumettre de nombreuses notes de frais au format papier. La gestion de ce volume de personnes et de documents importants représente donc un défi colossal.
Grâce à un système de collecte automatique des reçus et des factures, plus question de conserver des piles de reçus faciles à égarer : il suffit de prendre une photo du reçu dans l'application mobile Payhawk et de laisser notre technologie OCR extraire automatiquement toutes les données dont vous avez besoin.
Par ailleurs, en intégrant votre ERP et/ou vos logiciels comptables, vous pourrez automatiser vos rapprochements bancaires afin de synchroniser toutes les données en temps réel pour effectuer un reporting financier précis et une gestion efficace de vos flux de trésorerie.
Si un grand nombre de vos salariés sont souvent en déplacement professionnel et utilisent des cartes d'entreprise, effectuer le suivi des dépenses engagées peut être extrêmement complexe, en particulier si vous gérez l'ensemble du processus manuellement. Cela peut notamment ouvrir la voie à des demandes de remboursement frauduleuses.
Pour empêcher cela (et si votre solution actuelle manque de contrôles proactifs), nous vous conseillons d’adopter une solution dotée de fonctionnalités utiles, par exemple :
Pour éviter que vos salariés ne se sentent trop restreints, vous pouvez également leur permettre d’effectuer une demande de fonds supplémentaires en cas de besoin et approuver automatiquement certaines demandes. Grâce à ces fonctionnalités de contrôles avancés, les salariés se sentiront à la fois libres et responsables de leurs actions, tout en bénéficiant d’un cadre avec des règles bien établies.
Aujourd’hui, 25 % des professionnels de la finance ne parviennent pas à récupérer la TVA, car certains employés soumettent parfois des notes de frais incomplètes ou incorrectes.
Chez Payhawk, notre intégration avec 60dias vous simplifie la tâche en récupérant automatiquement la TVA collectée à partir des factures et des reçus. Fini de perdre de l’argent inutilement !
Le processus de transfert de fonds aux employés par virement bancaire peut vous faire considérablement perdre en efficacité et ralentir vos opérations ; les virements SEPA à eux seuls peuvent parfois prendre jusqu'à une journée entière et l'argent peut se retrouver éparpillé dans différents systèmes.
Pour gagner en efficacité et conférer plus de liberté et de contrôle à vos salariés, vous devez leur fournir un moyen rapide de demander et de recevoir des fonds instantanément. Grâce à notre solution, dès qu'un employé soumet une demande de fonds, celle-ci est automatiquement transmise à l'approbateur désigné, qui peut alors l'accepter ou la rejeter.
Si vos salariés effectuent régulièrement des déplacements professionnels, il est essentiel de faire en sorte que leur carte d’entreprise sera valable auprès de tous les commerçants, afin de leur éviter de payer de leur propre poche sans savoir quand ils pourront être remboursés.
C'est là que nos cartes d’entreprise Visa entrent en jeu : elles sont acceptées par plus de 36 millions de commerçants à travers le monde et vous pouvez les utiliser pour régler n’importe quelle dépense professionnelle, qu’il s’agisse d’une location de voiture ou d’une réservation d'hébergement.
Grâce aux cartes Payhawk et à Payhawk Green, vous pouvez désormais mesurer automatiquement votre empreinte carbone en fonction de vos dépenses d’entreprise, en toute simplicité.
Par ailleurs, grâce à notre intégration avec Lune, vous pouvez obtenir des informations instantanées sur l'impact environnemental de chacune de vos transactions, afin de vous permettre de prendre des décisions plus éclairées et d'aligner votre gestion des dépenses sur vos objectifs de développement durable.
Vous souhaitez disposer d’un processus de gestion des dépenses pour gagner en efficacité, mais vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique : Payhawk vous partage 6 étapes clés pour le mettre en place.
Tout d'abord, il est essentiel de comprendre la manière dont vos processus financiers actuels fonctionnent. Pour ce faire, effectuer un audit constitue une étape cruciale.
Le processus d'audit vous aide à identifier les points faibles et les écarts enfouis au sein de votre entreprise, ce qui vous permet d'élaborer un plan d’avenir précis.
La centralisation de la gestion des dépenses permet à chacun d'accéder à une source unique de vérité, sans doublons de données ou d’erreurs humaines.
En regroupant l’ensemble de vos dépenses sur une plateforme tout-en-un, vous pouvez ainsi accéder à des données fiables en temps réel, ce qui vous permet de toujours prendre des décisions éclairées.
Afin de garder un contrôle total sur les dépenses de l’ensemble de vos entités, de réduire les frais de change et de gagner en efficacité opérationnelle, il est fondamental d’optimiser votre stratégie en matière de devise et de paiements.
Grâce à la plateforme Payhawk, vous pouvez gérer les paiements internationaux dans plus de 150 pays et bénéficier d'une prise en charge multidevise, en effectuant des transferts dans plus de 50 devises en toute simplicité.
Grâce à l’introduction de contrôles proactifs des cartes d’entreprise, vos employés peuvent ainsi respecter automatiquement vos politiques de dépenses, ce qui permet de mettre en place un processus de gestion autonome des dépenses et de favoriser un environnement de travail alliant responsabilité et transparence. Dites adieu aux dépenses non autorisées : désormais, vous disposez d’un contrôle total sur vos budgets, sans restreindre vos équipes !
Le succès de votre gestion des notes de frais dépend surtout de l’adoption de la plateforme par les utilisateurs : si personne ne l'utilise ou ne sait comment l'utiliser, vos processus resteront inchangés.
C’est pourquoi nous vous conseillons de proposer une formation à l’ensemble de vos collaborateurs et d’assurer une communication optimale tout au long de l’implémentation de la nouvelle solution. Vous pourrez ainsi recueillir les impressions de chacun et utiliser leurs retours d’expérience pour façonner et améliorer vos processus de gestion des dépenses.
La mise en œuvre d'un nouveau processus de gestion des dépenses peut être un véritable casse-tête, car il est souvent synonyme de modifications et de changements multiples.
C'est pourquoi il est essentiel de le contrôler en continu, notamment en récoltant des informations et des feedbacks auprès des utilisateurs, en impulsant des changements et en optimisant vos processus pour gagner davantage en efficacité.
Alors que les professionnels de la finance du secteur des énergies renouvelables sont toujours confrontés à des défis spécifiques à l’industrie – qu’il s’agisse de la gestion des cycles de vie de projets complexes ou de l’optimisation de l’allocation des ressources –, ils ont besoin de se tourner vers une solution de gestion des dépenses complète, qui leur permette non seulement de gagner en efficacité en rationalisant leurs processus financiers, mais aussi de prendre des décisions éclairées en s’appuyant sur des données précises et fiables, afin d’atteindre les objectifs de durabilité de leur entreprise.
Vous souhaitez transformer vos processus de gestion des dépenses professionnelles ? Programmez une démo personnalisée et découvrez comment Payhawk peut vous apporter des avantages concurrentiels critiques grâce à ses fonctionnalités uniques.
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
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