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Un logiciel de gestion des notes de frais adapté à votre entreprise est essentiel pour disposer de données précises en temps réel, bénéficier d’une visibilité inégalée sur leurs données financières et éliminer les silos générés par des systèmes obsolètes. Découvrez choisir un logiciel qui répond à vos besoins et qui vous permettra de prendre des décisions plus éclairées, pour une approche optimisée de la gestion des dépenses.
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En sélectionnant un logiciel de gestion des notes de frais adapté, les entreprises gagnent en efficacité, font des économies, renforcent la productivité et la collaboration, tout en bénéficiant d’une visibilité globale sur les finances de l'entreprise.
Certaines solutions combinent tous ces avantages au sein d’un seul et même outil. Ce guide a pour objectif d’aider les entreprises qui sont à la recherche d'une plateforme complète de gestion des notes de frais à faire le choix qui correspond le mieux à leurs besoins.
Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus pertinentes en matière de gestion des notes de frais qu’il est essentiel de prendre en considération. Si elles ne sont pas classées dans un ordre particulier, elles revêtent toutes un caractère indispensable, notamment pour les multinationales en pleine croissance.
Un logiciel de gestion des notes de frais doit être centré sur l'utilisateur. En effet, il doit être facile à prendre en main et à utiliser à différents niveaux de l’entreprise, ainsi que dans les divers départements et entités qui la composent.
Voici les principaux critères à prendre en compte :
Avec des solutions adaptées, l'automatisation remplace les tâches manuelles fastidieuses. Cela permet aux équipes de ne pas se consacrer uniquement à la recherche de reçus ou aux rapprochements manuels et de bénéficier d'informations précises en temps réel, se libérant du temps qui sera consacré à la prise de décisions stratégique plutôt qu’à la saisie de données.
Voici quelques exemples d’automatisation essentiels :
Lorsqu’un système de gestion des notes de frais ne s’intègre pas parfaitement avec les technologies existantes, l’entreprise se retrouve confrontée à des données peu fiables, fragmentées ou dupliquées.
C’est pourquoi un logiciel de gestion des notes de frais adapté doit :
Sans un contrôle rigoureux sur les dépenses et sur la conformité, les dépenses peuvent augmenter très rapidement, ce qui plonge l’équipe Finance dans un véritable marasme en termes de flux de trésorerie.
Les contrôles relatifs aux dépenses et à la conformité doivent inclure les éléments suivants :
Le reporting représente une part essentielle de la gestion des dépenses. À défaut de disposer de données précises, les entreprises ne peuvent pas obtenir les précieux résultats d’analyse dont elles ont besoin pour gérer correctement leurs budgets, prédire et planifier leur croissance future ou mieux comprendre leurs dépenses à un niveau granulaire.
Un reporting financier adapté doit inclure :
En raison du nombre de logiciels existants sur le marché, il est parfois difficile de savoir comment faire le choix le plus adapté.
Voici une analyse comparative de sept logiciels de gestion des notes de frais qui permettra aux entreprises de sélectionner celui qui leur convient le mieux.
Payhawk donne aux grandes entreprises qui connaissent une forte croissance les moyens de contrôler et de bénéficier d’une visibilité en temps réel sur chaque transaction. Cette solution complète de gestion des notes de frais aide les clients à optimiser leurs processus et leur évite de perdre du temps ou de l’argent, tout en leur permettant de poursuivre leur évolution en toute sérénité.
Pour Stéphane Muller, Head of Finance chez Powens, les bénéfices sont nombreux :
Avec l’arrivée des entités espagnoles, on a dû repenser les choses. Des petits problèmes sont apparus, les deadlines étaient serrées. Moins d’une semaine après en avoir discuté, on a décidé de franchir le cap. L’intégration native, l’absence de fichiers à importer, la gestion multi-entité… tout cela a changé notre quotidien. Ne plus avoir à se connecter/déconnecter pour gérer les entités, tout avoir sous la main dans un seul outil : un vrai changement. Avoir un outil unique pour toutes les entités, où les utilisateurs peuvent valider une facture sans changer d’interface, c’est énorme. Et ça marche bien. Nos utilisateurs sont contents.
En plus des fonctionnalités mentionnées ci-dessus, la solution de gestion des notes de frais de Payhawk inclut :
SAP Concur est une solution de gestion des frais de déplacement basée dans le cloud qui permet aux entreprises de rapprocher les factures, les notes de frais et les frais de déplacement.
Elle présente les fonctionnalités suivantes :
Plébiscitée par plus de 400 cabinets d'avocats, la solution Emburse répond parfaitement aux besoins complexes du secteur juridique en matière de frais professionnels.
Elle présente les caractéristiques suivantes :
La solution Airbase s'adresse aux entreprises de taille moyenne comptant moins de 5 000 employés.
Elle présente les caractéristiques suivantes :
Ce logiciel complet conçu pour les entreprises qui cherchent à combiner gestion des notes de frais avec des solutions de cartes prépayées.
Il présente les caractéristiques suivantes :
Permettant de gérer les frais de déplacement au sein d’une seule et même plateforme, Zoho aide les collaborateurs itinérants à planifier et à gérer efficacement leurs voyages, tout en optimisant le processus de gestion des notes de frais.
Elle compte parmi ses principales fonctionnalités :
Brex offre un plan d'abonnement gratuit, parfaitement adapté à la gestion des dépenses pour les startups ou les petites entreprises qui souhaitent minimiser les coûts. L’outil s'adresse également aux entreprises qui connaissent une croissance rapide, en leur proposant une assistance et des fonctionnalités adaptées à chaque étape de leur développement.
Ce logiciel compte parmi ses principales fonctionnalités :
La solution Expensify s’adresse aux entreprises de toutes tailles, aussi bien aux freelances et aux indépendants qu’aux grandes et moyennes entreprises.
Elle présente les caractéristiques suivantes :
Il est avant tout essentiel de ne pas se précipiter. En effet, les entreprises doivent prendre leur temps, étudier les options qui s’offrent à elles et choisir celle qui est la mieux adaptée à leurs besoins.
Tout d'abord, il est primordial d’identifier les points de friction au sein du processus de gestion des notes de frais. Il faut commencer par cartographier le processus actuel avant d’échanger avec les différents départements pour mieux comprendre les problèmes qu’ils rencontrent et écouter leurs suggestions afin de rendre la gestion plus efficace à l'avenir.
Il est essentiel de prendre en compte le nombre d'utilisateurs et les équipes qui seront amenées à utiliser le logiciel afin de trouver la formule d'abonnement la plus adaptée (certaines facturent par utilisateur). Il faut également tenir compte des règles de conformité ou des réglementations fiscales spécifiques au secteur d'activité – le cas échéant, il est préférable de faire appel à un logiciel qui permet de créer des politiques de conformité personnalisées.
Après avoir évalué les besoins, il sera plus facile de déterminer quelles fonctionnalités sont susceptibles d’apporter une valeur ajoutée à l’entreprise. Il est notamment plus simple de savoir quels systèmes intégrer avec le nouveau logiciel de gestion des notes de frais et s’il est nécessaire de faire appel à une solution qui permet d'émettre instantanément des cartes de paiement virtuelles et physiques.
Au sein d’une entreprise en pleine croissance, les processus ont tendance à se complexifier et la gestion des notes de frais devient plus ardue et plus longue. Il faut se demander de quel type d’assistance l’entreprise aura besoin pour gérer ses notes de frais à mesure qu’elle poursuit son évolution, s’il sera facile d'ajouter de nouveaux utilisateurs ou d'émettre des cartes de paiement, par exemple.
Il est important de tenir compte des coûts d’implémentation et de maintenance : non seulement le coût monétaire, mais également l'effet d'entraînement que la perturbation de l'activité peut avoir sur la productivité du personnel.
Il faut trouver le juste équilibre entre le coût et les gains de productivité. En permettant à l’équipe Finance d’économiser du temps afin de se concentrer sur des tâches plus importantes, telles que l'affectation des ressources ou la gestion des flux de trésorerie, l’entreprise dans son ensemble gagne en efficacité. Un tel avantage à lui seul peut suffire à justifier l'investissement.
Il est essentiel de faire des recherches, en consultant les résultats et les retours d’expérience des entreprises qui ont adopté vos logiciels favoris. Cela peut parfois mettre au jour un potentiel de création de valeur qui n’avait pas été envisagé.
Payhawk est très fière des commentaires favorables et de la réussite de ses clients. Dans le cadre du rapport « G2 Spring 2025 », l’entreprise a été reconnue pour son expertise dans les catégories suivantes :
Selon Laura J., utilisatrice de Payhawk :
La gestion de nos notes de frais s’est considérablement améliorée [grâce à Payhawk]. Celles-ci sont automatiquement envoyées au manager pour approbation. Ainsi, notre équipe Finance n’a plus besoin de servir d’intermédiaire.
Vous souhaitez échapper à la saisie manuelle des données, à la lenteur des processus de gestion des notes de frais et vous débarrasser des dépenses non gérées ?
Payhawk vous propose de récupérer ce temps perdu grâce au rapprochement en temps réel, à des intégrations fluides et à un contrôle total sur les dépenses.
Notre plateforme vous permet de gérer facilement vos budgets, de suivre vos dépenses par entité, d’émettre des cartes de paiement, de paramétrer des contrôles de dépenses et de créer des workflows d'approbation, tout en assurant la conformité.
Réservez une démo personnalisée et découvrez comment notre plateforme complète de gestion des dépenses peut contribuer à stimuler votre croissance.
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
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