[Ranking] Los mejores software de control de gastos en España

Elegir el software adecuado de gestión de gastos significa ganar eficiencia, ahorro de costes, productividad, colaboración y visibilidad total de las finanzas de tu empresa.

Suena a mucho para una sola herramienta, pero algunas soluciones realmente ofrecen todo esto y más. Si estás buscando una plataforma completa de gestión de gastos, esta guía te ayudará a tomar la decisión correcta.

Qué buscar en tu software de gestión de gastos

Aquí tienes algunas de las mejores funcionalidades de gestión de gastos a considerar; no están en orden de prioridad, pero todas son igual de importantes para una empresa internacional en crecimiento.

Experiencia de usuario y accesibilidad

El software corporativo de gestión de gastos debe centrarse en el usuario. Al fin y al cabo, necesitas que se use en distintos niveles, departamentos y entidades.

Busca lo siguiente:

• Interfaz intuitiva. Debe ser fácil de usar para empleados de todos los niveles. La falta de accesibilidad provoca baja adopción, información fragmentada y procesos no estandarizados.
• Onboarding y configuración sencillos. Implementar un nuevo software puede ser un reto, por lo que necesitas una solución que ofrezca un gran soporte inicial, desde formación hasta artículos de ayuda que guíen en cada aspecto del sistema. La configuración debe ser rápida y sin interrupciones para las operaciones.
• App móvil para empoderar a los empleados y que puedan centrarse en su trabajo en lugar de en la administración. La funcionalidad móvil debe incluir una app para escanear y subir recibos, aprobar solicitudes de fondos sobre la marcha e integración con monedero digital para simplificar los gastos.

Automatización, IA y eficiencia

Con buenas soluciones, la automatización sustituye el trabajo manual tedioso. Olvídate de perseguir recibos y conciliaciones manuales, y disfruta de información precisa en tiempo real, liberando a tu equipo para centrarse en decisiones estratégicas, no en introducir datos.

Algunas funcionalidades de automatización incluyen:

• Flujos de aprobación automáticos: eliminan gastos no autorizados y garantizan operaciones fluidas, sin importar la estructura de tu empresa. Con flujos personalizables, las aprobaciones nunca frenan el negocio.
• Captura digital de recibos con OCR: simplifica la gestión de gastos, extrayendo automáticamente datos de los recibos, aumentando precisión y eficiencia, y ahorrando tiempo en tareas manuales.
• Cálculo automático de impuestos: asegura cumplimiento y exactitud, evitando sanciones, multas y pérdidas en la recuperación de IVA.
• Procesamiento masivo de gastos: permite gestionar grandes volúmenes, facilitando la expansión de la empresa sin sobrecargar al equipo.

Integración y compatibilidad

Imagina un software de gestión de gastos que no se integre con tu stack tecnológico actual. El resultado: datos fragmentados o duplicados que no puedes confiar.

Tu software debería:

• Integrarse con sistemas contables y ERP: asegúrate de que tus herramientas actuales se conecten sin problemas. El software debe aportar valor, no obstáculos, y ofrecer una visión financiera completa y confiable.
• Facilitar operaciones entre entidades: la gestión financiera global y la visibilidad en tiempo real son esenciales. Busca soporte multi-divisa, multi-entidad, aceptación de tarjetas corporativas globales y pagos locales gratuitos en varias monedas para operar sin fricciones entre ubicaciones.

Control y cumplimiento

Sin un control estricto del gasto y el cumplimiento, los costes pueden dispararse, dejando a tu equipo en un agujero de flujo de caja.

El control y el cumplimiento deberían incluir:

• Flujos de aprobación personalizados: valida todos los gastos según tipo, con opciones secuenciales, no secuenciales o de un solo paso, según tu organización.
• Controles avanzados de tarjetas: evita gastos no autorizados con restricciones por comerciante, bloqueos por fecha/hora y límites de gasto por equipo o individuo.
• Medidas de seguridad robustas: protege los datos financieros con cifrado, autenticación multifactor y cumplimiento normativo.

Información financiera e informes

La generación de informes es clave en la gestión de gastos. Sin datos precisos no puedes gestionar presupuestos, planificar crecimiento ni entender el gasto en detalle.

Los informes deberían incluir:

• Análisis y reportes avanzados: visualiza el gasto en tiempo real y toma decisiones proactivas. Configura informes personalizados con campos ilimitados, automatización con IA y sugerencias inteligentes de categorías, ahorrando tiempo con datos precompletados.
• Herramientas de comunicación mejoradas: los comentarios integrados permiten etiquetar a las personas relevantes y mantener toda la comunicación en la plataforma, evitando correos dispersos y asegurando transparencia y responsabilidad.

Las mejores herramientas de gestión de gastos

Encontrar el software adecuado para tu empresa puede ser complicado: hay muchísimas opciones.

Aquí tienes una comparación de siete soluciones de gestión de gastos para ayudarte a evaluar cuál se adapta mejor a tus necesidades.

1. Payhawk

En Payhawk, ofrecemos a empresas grandes y en crecimiento control y visibilidad en tiempo real de cada transacción. Nuestra plataforma integral de gestión de gastos ayuda a optimizar procesos, reducir costes y escalar con seguridad.

Adrià Vázquez, CFO de la cadena de hamburgueserías VICIO, comenta:

“Tengo la seguridad de que controlamos nuestros gastos gracias a los controles de Payhawk y a la visión en tiempo real. Mantener este control nos permite evaluar la rentabilidad y priorizar lo que realmente importa.”

Otras funciones destacadas:

• Emisión de tarjetas con un clic
• Aprobación masiva de pagos
• Filtros de aprobación personalizados
• Extracción de datos con OCR en más de 60 idiomas
• Gestión de facturas, reembolsos, presupuestos, multi-divisa y gastos en una sola plataforma

2. SAP Concur

Solución cloud de viajes y gastos que unifica facturas, gastos y viajes.

Funciones:

• Aprobaciones, flujos y reportes personalizables
• Informes en tiempo real
• Integración con CRM, ERP y sistemas de RR. HH.
• Captura automática de facturas
• Planificación de viajes (trenes, hoteles y más)

3. Emburse

Especialmente adaptado al sector legal, confiable para más de 400 despachos de abogados.

Funciones:

• Soporte multi-divisa
• Gestión de recibos
• Tarjetas virtuales y físicas
• Categorización de gastos
• Integración con sistemas contables

4. Soldo

Software completo para gestión de gastos y tarjetas prepago.

Funciones:

• Límites de gasto predefinidos
• Aprobación digital de gastos
• Delegación de revisiones de gastos
• Tarjetas corporativas prepago
• App intuitiva para seguimiento de gastos

5. Zoho Expense

Plataforma integral de viajes y gastos que simplifica la gestión de viajes y gastos de empleados.

Funciones:

• Importación masiva de recibos
• Seguimiento de kilometraje con GPS
• Gestión de presupuestos de viaje
• Control de caja chica
• Captura automática de recibos

6. Brex

Plan gratuito ideal para startups o empresas pequeñas; también ofrece soporte para empresas en crecimiento.

Funciones:

• Políticas personalizadas aplicadas automáticamente
• Aprobaciones automáticas con detección de anomalías
• Integraciones con ERP y contabilidad
• Reglas contables sugeridas por IA
• App móvil intuitiva

7. Expensify

Sirve para todo tipo de empresas, desde autónomos hasta grandes corporaciones.

Funciones:

• Escaneo de recibos con SmartScan
• Creación automática de informes de gastos
• Categorías personalizables
• Almacenamiento digital de recibos
• Seguimiento de kilometraje con GPS

Cómo elegir el software de gestión de gastos adecuado

No tomes decisiones a la ligera. Investiga y selecciona la opción que mejor se adapte a tu empresa en crecimiento.

1. Evalúa tus necesidades

Identifica los puntos débiles de tu proceso actual y consulta con los equipos para detectar áreas de mejora. Considera el número de usuarios, departamentos y requisitos específicos de tu sector.

2. Revisa las funcionalidades

Determina qué características aportan valor real, desde integraciones con sistemas existentes hasta emisión instantánea de tarjetas físicas y virtuales.

3. No descuides la escalabilidad

A medida que la empresa crece, los procesos se complejizan. Evalúa la facilidad para añadir usuarios, emitir tarjetas y gestionar operaciones a gran escala.

4. Evalúa ROI y opiniones

Ten en cuenta costes de implementación y mantenimiento, así como el impacto en productividad. Comprueba reseñas y casos de éxito de clientes.

En Payhawk, destacamos en G2 Primavera 2025 por:

• Gestión de gastos: High Performer Enterprise, Grid Leader
• Gestión de facturas: High Performer Enterprise
• Gestión de spend: High Performer Enterprise, Grid Leader
• Viajes y gastos: High Performer Enterprise, Grid Leader
• Automatización de cuentas por pagar: High Performer, Mid-market
• Emisión de pagos y tarjetas: High Performer, Grid Leader

Laura J., usuaria de G2, dice:

“Con Payhawk, los gastos se envían automáticamente al responsable para su aprobación, eliminando a nuestro equipo financiero como intermediario.”

El poder de la automatización

Si estás cansado de introducir datos manualmente y de procesos lentos, Payhawk te devuelve ese tiempo con conciliaciones en tiempo real, integraciones fluidas y control total del gasto.

Gestiona presupuestos, rastrea gastos por entidad, emite tarjetas, establece restricciones y crea flujos de aprobación, todo dentro de un marco de cumplimiento.

Solicita una demo personalizada y descubre cómo impulsar tu crecimiento con nuestra plataforma completa de gestión de gastos.