Guía para CFOs: Gestión de gastos en empresas de tamaño medio

Si gestionas las finanzas de una empresa de tamaño medio con herramientas poco eficientes, conoces bien el dolor: costes ocultos por datos fragmentados, facturas que se acumulan más rápido de lo que tu equipo puede procesar y procesos de gastos tediosos que frustran a los equipos.

Muchos líderes financieros se encuentran con estos obstáculos al gestionar el gasto en empresas medianas. El 43 % de las compañías busca mayor visibilidad del gasto y el 44 % tiene problemas con datos fragmentados.

Esta guía explica por qué la gestión de gastos en empresas de tamaño medio es más importante que nunca. Descubrirás cómo los CFOs están creando procesos escalables para transformar el caos en claridad y cómo lograr que el gasto de la compañía impulse el crecimiento en lugar de frenarlo.

Por qué la gestión de gastos es clave para escalar empresas de tamaño medio

A medida que una empresa crece, controlar y hacer seguimiento del gasto se vuelve más complejo. Las brechas que antes eran pequeñas empiezan a ralentizar el negocio y aumentan el riesgo. En resumen, los mayores retos incluyen:

Sistemas fragmentados, conciliaciones manuales y datos aislados disparan el riesgo

Muchos equipos de empresas medianas siguen usando herramientas que no se conectan. Pierden acceso a datos compartidos, visibilidad en tiempo real y conciliaciones rápidas. Estas brechas dificultan el control del gasto y aumentan la probabilidad de tomar decisiones incorrectas.

Hacer más con menos mientras se gestionan operaciones multi-entidad

Escalar suele implicar más entidades, más divisas y más complejidad, pero no más personas. Los equipos reducidos que manejan operaciones internacionales no pueden depender de procesos manuales. El control débil del gasto en este punto ralentiza todo.

Acertar en la gestión de gastos desde el primer día

Tener un buen sistema de gestión de gastos en los primeros 90 días prepara a la empresa para crecer. Revisa procesos, corrige brechas de datos y construye visibilidad desde el inicio. Nuestro checklist para CFOs desglosa los pasos para que no tengas que improvisar.

Entendiendo la gestión de gastos en empresas medianas

Para gestionar eficazmente el gasto en una empresa de tamaño medio, necesitas comprender qué implica y cómo mejora el control, la limpieza de datos y la toma de decisiones.

Gestión de gastos: Definición y principios

La gestión de gastos determina cómo tu empresa utiliza sus recursos para que cada euro tenga impacto.

Aunque muchos líderes financieros ya trabajan con estas ideas, conviene enfocarlas antes de abordar los retos del crecimiento.

Un enfoque sólido implica:

• Establecer políticas claras que controlen el gasto de los empleados
• Garantizar visibilidad en todas las entidades y equipos
• Automatizar para agilizar compras y pagos
• Usar datos para mejorar relaciones con proveedores y ahorro
• Supervisar y gestionar riesgos de forma continua
• Alinear procesos de gasto con los objetivos del negocio

Diferencia entre gestión de gastos y gestión de gastos de empleados

Para la mayoría de los equipos financieros, la diferencia es clara, pero merece un recordatorio antes de abordar temas más complejos.

La gestión de gastos cubre todo el ciclo, desde la compra hasta el pago. La gestión de gastos de empleados se centra en gastos y reembolsos, junto con su seguimiento y aprobación.

En la práctica, la gestión de gastos puede incluir órdenes de compra de nuevo equipamiento, mientras que la gestión de gastos de empleados revisa y aprueba recibos de viajes.

Categorías clave de gasto a vigilar

Las empresas suelen gestionar gastos en algunas categorías principales:

• Gasto directo (materiales, producción de bienes)
• Gasto indirecto (material de oficina)
• Gasto en viajes (vuelos, hoteles, dietas)
• Gasto en SaaS (suscripciones, servicios en la nube)
• Gasto internacional (multidivisa, multipaís)

Tecnología intuitiva de gestión de gastos: clave para adopción, cumplimiento y rentabilidad

Una plataforma fácil de usar es esencial para la gestión de gastos en empresas medianas. Una solución completa mejora la adopción, el cumplimiento de políticas y la rentabilidad. Busca funcionalidades como:

• Interfaz sencilla
• Onboarding rápido
• Acceso móvil y multiplataforma
• Flujos de trabajo automatizados
• Soporte integral
• Colaboración dentro de la app

Por qué la gestión de gastos es clave para empresas medianas

La gestión de gastos va más allá de equilibrar números: implica control, visibilidad y desbloquear el potencial de crecimiento. Veamos por qué es crucial para negocios en expansión y sus equipos financieros.

Visibilidad del gasto en tiempo real en todas las entidades y divisas

Los errores en gastos transfronterizos pueden ser costosos. Tener información en tiempo real ayuda a detectar problemas antes de que afecten al flujo de caja. Con claridad total, puedes reforzar el control presupuestario y apoyar el crecimiento. El análisis de gastos puede reducir costes entre un 15 % y un 20 %, y el uso de IA en compras puede multiplicar por dos el valor generado.

Reducir costes mientras se gestiona la complejidad

Corregir un error en un solo informe de gastos cuesta $58 y tarda 18 minutos más que crearlo. Los equipos financieros suelen perder seis horas o más a la semana en tareas manuales que no escalan. La automatización de la gestión de gastos elimina tareas repetitivas como la conciliación, liberando tiempo para estrategia.

El coste financiero de una mala gestión de gastos

El gasto ineficiente se acumula rápido. Un viaje de negocios promedio en Londres cuesta 497€. Una empresa con 2.000 empleados que envía 500 a Londres al mes gasta £24.850. Si pierden el 20 % de los recibos, se desperdician 59.640€ al año.

Elementos esenciales de una estrategia de gestión de gastos para medianas empresas

Una buena gestión de gastos prepara a la empresa para crecer con cada decisión. Requiere una estrategia que escale y maneje la complejidad creciente. Si se aplican correctamente los elementos esenciales, se construye una base para un progreso consistente y sostenible.

Definir objetivos, KPIs y marcos de gobernanza

Comienza con metas claras: evalúa recursos, obligaciones, territorios e inversiones. Crea reglas que protejan estos elementos. Refuerza los controles con tecnología como bloqueo automático de tarjetas y alertas en tiempo real. Mide KPIs como cumplimiento de políticas, tiempo de reembolso y ahorro de costes.

Adoptar análisis de gastos multi-entidad y multi-divisa

Al expandir operaciones en varias entidades o países, los análisis deben madurar. Busca soluciones que consoliden el gasto en todas las entidades y monedas para mejorar el control. Esto facilita cumplir normativas locales y detectar anomalías a tiempo.

Integrar ERP y sistemas de compras

Los sistemas desconectados reducen eficiencia. Busca plataformas de gestión de gastos que faciliten integraciones automáticas bidireccionales con ERP, HR, contabilidad y compras. Esto crea una fuente única de verdad, reduce conciliaciones y mantiene la auditoría lista.

Previsión precisa y planificación de escenarios

El azar cuesta caro. El 54 % de las empresas carece de datos para tomar decisiones. Usa dashboards, analítica predictiva y modelos de escenarios para planificar presupuestos, negociar mejores condiciones y reaccionar rápido.

Automatizar aprobaciones e informes sin soporte IT pesado

La automatización libera al equipo financiero de tareas administrativas y les permite centrarse en crecimiento. Gestiona aprobaciones, captura de datos e informes de forma automática.

Usar analítica para decisiones rápidas e informadas

La información sin acción no sirve. Proporciona dashboards y reportes en tiempo real. Permite detectar tendencias y riesgos antes de que se conviertan en problemas y optimiza el gasto ágilmente.

Reforzar flujos de trabajo de compras

La cadena de suministro necesita automatización. Adopta prácticas P2P (procure-to-pay), conciliación de tres vías y visibilidad en tiempo real. Esto garantiza cumplimiento y control sin aumentar personal.

La automatización avanzada de facturas puede reducir pasos manuales a la mitad. Por ejemplo, Payhawk pasa un proceso de 10 pasos a 6 con OCR. Resultado: mayor productividad, rentabilidad y satisfacción del equipo.

Aprovechar automatización e IA para escalar

La IA forma parte del núcleo de los mejores equipos financieros medianos. Los agentes automatizados rastrean recibos, guían aprobaciones y mantienen el flujo sin seguimiento constante.

En Payhawk, estos agentes están integrados nativamente en la plataforma, manteniendo los datos limpios y los procesos fluidos desde compras hasta pagos. Esto mejora adopción, datos y visibilidad.

La Oficina IA para CFOs de Payhawk asegura gobernanza desde el primer día, ofreciendo automatización que escala y controles consistentes ante mayor complejidad.

Hoja de ruta de implementación para medianas empresas

1. Mapear procesos y detectar ineficiencias
2. Centralizar datos de gasto con tarjetas corporativas y solución integral de gestión de gastos
3. Elegir software fácil de usar que se integre con sistemas existentes
4. Automatizar P2P y cuentas por pagar, incluyendo conciliaciones en tiempo real
5. Involucrar a empleados y departamentos en todas las regiones
6. Facilitar adopción con onboarding simple, acceso móvil y experiencia consistente

Buenas prácticas para el éxito en medianas empresas

• Políticas de gastos globales y escalables
• Conciliaciones y auditorías regulares
• Comenzar con visibilidad básica y crecer con datos
• Medir ROI desde el primer día
• Automatizar captura de recibos y procesos sin papel

Retos comunes al escalar (y cómo solucionarlos)

• Gasto descontrolado en departamentos y entidades
• Mala calidad de datos que reduce confianza y causa pérdidas
• Visibilidad limitada de operaciones globales
• Equilibrio entre presupuesto y agilidad
• Cumplimiento de normativas locales

Para superar estos retos necesitas:

1. Procesos estandarizados
2. Visibilidad en tiempo real
3. Reglas automáticas de gasto
4. Revisión periódica de datos
5. Integración de políticas
6. Salvaguardas de cumplimiento automatizadas

Un sistema ERP-integrado con controles avanzados de tarjeta permite:

• Gastos puntuales o por proyecto que se desactivan automáticamente
• Control horario de uso de tarjetas
• Cumplimiento de políticas en cada transacción
• Adaptación instantánea a cambios de políticas

El futuro de la gestión de gastos para empresas medianas

Los mercados cambian rápidamente, y solo los equipos financieros ágiles sobreviven. Así es como evoluciona la gestión de gastos para las medianas empresas:

• La IA y la analítica predictiva se vuelven accesibles. Estas soluciones ya no son solo para grandes empresas. Ahora puedes acceder a información detallada para aumentar tu productividad y protección. Por ejemplo, puedes detectar y marcar automáticamente gastos sospechosos con nuestras herramientas de monitoreo de fraude respaldadas por IA.

• Flujos de trabajo conectados y en tiempo real como práctica estándar. La gestión de gastos integrada en ERP elimina los silos de datos. Las decisiones y aprobaciones fluyen en tiempo real, por lo que tu equipo nunca pierde de vista el control ni la eficacia.

• Primeros pasos hacia la sostenibilidad y la presentación de informes ESG para inversores y socios. Los datos claros y oportunos sobre ESG mantienen informados a los inversores y apoyan el cumplimiento desde el primer día. Esto hace que los informes de sostenibilidad sean rápidos, listos para auditoría y fiables. Incluso los pequeños cambios importan, como el seguimiento y la reducción de las emisiones del Alcance 3 con nuestra función de contabilidad de carbono.

• Colaboración impulsada por tecnología sin necesidad de un IT pesado. Las herramientas especializadas de fácil integración permiten colaborar sin fricciones. Por ejemplo, puedes incorporar, hacer seguimiento y gestionar proveedores en un solo lugar con nuestra solución de gestión de proveedores.

• Agentes financieros impulsados por IA lideran la carga administrativa. Las empresas medianas ahora utilizan asistentes de IA para gestionar operaciones financieras rutinarias. A diferencia de las herramientas genéricas de IA, nuestros agentes se especializan en tareas financieras como la auditabilidad y el control empresarial.

Gestión de gastos sin esfuerzo: aplicaciones reales y casos de estudio

Cualquiera que sea tu configuración actual, estás a un paso de conseguir grandes resultados. Equipos como el tuyo, que gestionan los gastos de empresas medianas, están prosperando con Payhawk. Descubramos qué es posible.

Aventum ahorró dos semanas al mes en procesamiento de gastos al unificar 11 entidades en un solo sistema

Antes, el equipo financiero luchaba con hojas de cálculo en las entidades del Reino Unido y EE. UU. Con Payhawk, ahora todas las entidades son visibles en un solo lugar, reduciendo los tiempos de reembolso de 45 a 5 días y agilizando el crecimiento.

• Visibilidad completa a través de 11 entidades y múltiples divisas
• Ahorro de dos semanas al mes en procesamiento de gastos
• Reducción de tiempos de reembolso de hasta 45 días a 5 días

Tim Green, Head of Finance Transformation de Aventum Group, explicó:

A medida que escalamos, necesitamos sistemas que escalen con nosotros. Ahora, cada gasto fluye sin problemas hacia NetSuite.

Chaos Group redujo entre 3 y 5 días de administración financiera al mes y eliminó cuellos de botella en las aprobaciones

Las aprobaciones manuales de facturas ralentizaban el crecimiento. Con Payhawk, Chaos ahora procesa facturas más rápido, previene pagos duplicados y compara el gasto entre equipos globales al instante. El equipo ahora disfruta de:

• Ahorro de tres a cinco días al mes en administración financiera y reducción de conciliaciones manuales
• Procesamiento y aprobaciones más rápidas de facturas, previniendo pagos duplicados y reduciendo cuellos de botella
• Visibilidad y control en tiempo real sobre tarjetas, equipos y proveedores
• Comparaciones de gastos globales al alcance de un clic
• Y mucho más

Ivan Slavchev, Administrador de Sistemas en Chaos Group, compartió:

Las cadenas de aprobación simples y la capacidad de pagar facturas directamente nos ahorran tanto tarifas como tiempo.

FFW logró visibilidad total de los gastos de la empresa y ahorra horas al día a través de la automatización

Los sistemas desconectados dificultaban el seguimiento de los gastos entre entidades. Con Payhawk, FFW ganó control centralizado, redujo errores y ejecuta políticas sin fricciones entre ubicaciones, divisas y jurisdicciones. Hoy en día, FFW tiene:

• Visibilidad y control de los gastos a nivel global en varias ubicaciones, divisas y jurisdicciones
• Ahorro de horas diarias gracias a la automatización de la administración
• Menos errores y datos financieros más rápidos y precisos a través de integraciones sin problemas
• Cadenas de aprobación más simples y más fáciles de aplicar

Krasmir Angelov, Finance Manager Europe & Managing Director en FFW Bulgaria, expresó:

La transparencia que Payhawk nos proporciona nos permite comparar los gastos entre mercados al instante.

Preguntas frecuentes

¿Cómo varía la gestión de gastos en empresas con múltiples entidades?

Las empresas con múltiples entidades necesitan más que solo gestión automatizada de gastos. También necesitan controles unificados y flexibilidad local. Un sistema único rastrea los egresos a través de regiones, entidades y divisas, creando visibilidad y cumplimiento total.

¿Cómo pueden los CFOs encontrar tiempo y liderar el cambio hacia una gestión moderna de gastos?

Los CFOs de medianas empresas han pasado de “hacer todo” a empoderar a sus equipos y centrarse en el liderazgo estratégico. Una plataforma moderna de gestión de gastos les ayuda a hacer justamente eso, automatizando el trabajo manual, agilizando aprobaciones y entregando información en tiempo real. En lugar de perseguir recibos o conciliar cuentas, los equipos financieros y CFOs pueden centrarse en la estrategia empresarial, guiar el crecimiento y tomar decisiones financieras más inteligentes en toda la empresa.

¿Se pueden integrar los sistemas de gestión de gastos con ERP y plataformas de RR.HH.?

Sí, soluciones líderes como Payhawk ofrecen integraciones sin fricciones con software ERP y RR.HH. Como resultado, los usuarios disfrutan de datos unificados, menos entrada manual y aprobaciones más ágiles.

¿Cómo escala la automatización a través de regiones y divisas?

Las plataformas automatizadas se adaptan a cualquier divisa o ubicación. Las reglas, informes y aprobaciones se actualizan en tiempo real. Esta configuración simplifica la gestión de gastos globales para empresas medianas.

¿Con qué frecuencia deben revisar las estrategias de gasto para empresas medianas?

Revisa las estrategias cada trimestre para obtener los mejores resultados. Así, mantendrás los controles alineados con el crecimiento.

Crece con una gestión de gastos adaptada a empresas medianas

Escalar la gestión de gastos para empresas medianas no tiene por qué ser una pesadilla. Los equipos financieros del mañana necesitan herramientas inteligentes para mantenerse a la vanguardia. La gestión de gastos integrada en ERP transformará el caos en claridad. El secreto: automatización financiera para CFOs, visibilidad en tiempo real y controles personalizables.

Los CFOs de empresas medianas que adoptan la automatización logran cierres más rápidos, auditorías más limpias y análisis más claros, todo sin necesidad de personal adicional. ¿Listo para ver cómo? Explora la plataforma de gestión de gastos de Payhawk o solicita una demostración personalizada.