Управление на разходите за финансови директори и финансови лидери в средния бизнес

Ако отговаряте за финансите в средно голяма компания с неадекватни инструменти, знаете какви трудности може да представлява това. Скрити разходи заради изолирани данни, натрупващи се необработени фактури, сложни процеси по отчитане на разходите, които изнервят служителите.

Много финансови лидери се сблъскват с тези препятствия, когато отговарят за управлението на разходите в средния бизнес. 43% от компаниите искат по-добра видимост на разходите, а 44% от тях се борят с фрагментирани данни.

Този материал обяснява защо управлението на разходите за средни компании е от решаващо значение. Ще разберете как финансовите директори изграждат процеси, които се разрастват заедно с бизнеса им и премахват хаоса. Освен това ще научите как да накарате разходите на компанията да стимулират растежа, а не да го блокират.

Защо управлението на разходите е от решаващо значение за растежа на средния бизнес

С разрастването на бизнеса разходите стават по-трудни за проследяване и контрол. Пропуските, които преди са били малки, започват да ви забавят и увеличават риска. Накратко, най-големите предизвикателства включват:

Фрагментираните системи, ръчното засичане и изолираните данни увеличават риска

Много екипи в средни по големина компании все още работят с инструменти, които не са свързани едни с други. Те не разполагат с обща база данни, видимост в реално време и бързо равняване на разходи и плащания. Тези пропуски затрудняват контрола на разходите и увеличават вероятността от вземане на неправилни решения.

Необходимостта да се прави повече с по-малко средства при управление на множество дружества

Разрастването обикновено води до повече дружества, работа с повече валути и до повече хора. Ограничените екипи, които се занимават с трансгранични операции, не могат да разчитат на ръчна работа. Слабият контрол на разходите в този момент забавя всичко.

Правилното управление на разходите от първия ден

Силното управление на разходите през първите 90 дни ви подготвя за растеж. Прегледайте процесите си, поправете пропуските в данните и изградете видимост в ранна фаза. Нашият списък за проверка на финансовия директор разбива стъпките на ясен път, така че да не се налага да работите самостоятелно.

Какво е управлението на разходи в средния бизнес

За да управлявате ефективно разходите в средно голяма компания, трябва да имате ясно разбиране за тази дейност и как тя подпомага налагането на по-добър контрол, по-чисти данни и по-бързо вземане на решения.

Управление на разходите: дефиниции и принципи

Управлението на разходите определя как вашата компания използва ресурсите си, така че всяко евро да има значение.
Повечето финансови лидери вече работят с основните идеи, но е полезно да се съсредоточите над тях, преди да се заемете с по-трудните части на растежа.

Ето един силен подход:

• Определяне на ясни политики за контрол на разходите на служителите
• Осигуряване на прозрачност между отделните структури и екипи
• Автоматизация за оптимизиране на снабдяването и плащанията
• Използване на данни за подобряване на отношенията с доставчиците и за спестявания
• Непрекъснато наблюдение и управление на риска
• Съгласуване на разходните процеси с бизнес целите

Каква е разликата между управление на разходите и управление на служебните разходи?

За повечето финансови екипи разликата между управление на разходите (business spend) и управление на служебните разходи (expenses) вече е ясна, но си струва да я припомним, преди да преминем към по-тежките въпроси. Управлението на разходите обикновено обхваща целия цикъл от снабдяването до плащанията. Управлението на служебните разходи е част от него и се занимава с разходите и възстановяванията на служителите, заедно с обичайното проследяване и одобрения.
На практика управлението на разходите може да включва обработката на поръчки за закупуване на ново оборудване, докато управлението на служебните разходи се отнася до, например, преглеждане и одобряване на разходи за пътувания.

Ключови категории разходи, които трябва да се наблюдават

Компаниите често управляват разходите в няколко основни категории. Те са:

• Преки разходи (материали, производство на стоки)
• Непреки разходи (канцеларски материали)
• Разходи за пътувания (полети, хотели, дневни)
• Разходи за SaaS (абонаменти, облачни услуги)
• Трансгранични разходи (многовалутни, многонационални)

Интуитивна технология за управление на разходите: ключът към имплементация, съответствие с регулациите и печалби

Лесната за използване платформа е от съществено значение за успешното управление на разходите в средния бизнес. Цялостното решение за управление на разходите подобрява имплементирането, съответствието с политиката за разходите и печалбата. Потърсете функции като:

• Опростен интерфейс
• Бърза имплементация
• Достъп от мобилни устройства
• Автоматизирани работни процеси
• Цялостна поддръжка
• Колаборация в приложението

Защо управлението на разходите е толкова важно за средния бизнес

Управлението на разходите е нещо повече от просто балансиране на цифри. Става въпрос за контрол, информация и увеличаване на растежа. Нека разгледаме защо това е важно за разрастващите се компании и финансовите екипи.

Видимост на разходите в реално време за всички дружества и валути

Грешките при трансграничните разходи могат да струват скъпо. Информацията в реално време ви помага да откриете проблемите рано и да подобрите прогнозирането на паричния поток. С пълна яснота можете да засилите контрола върху бюджета и да подкрепите растежа. Анализът на разходите често води до 15–20% намаление на разходите, а използването на изкуствен интелект в доставките може да доведе до 200% увеличение на създадената стойност.

Намалете разходите и сложността на процесите

Знаете ли, че коригирането на грешка в един отчет за разходи струва $58 и отнема 18 минути повече, отколкото създаването на такъв? Освен това финансовите екипи обикновено губят шест или повече часа всяка седмица за ръчни задачи. Ръчните процеси като тези не могат да се разрастват. Автоматизираното управление на служебните разходи елиминира повтарящите се задачи като равняване на разходи, освобождавайки време за стратегия.

Финансовата цена на лошото управление на разходите

Лошото управление на разходите бързо се натрупва. Средната цена на бизнес пътуване до Лондон е 497 лири. Средностатистическа компания с 2000 служители, която изпраща 500 от тях в Лондон всеки месец, харчи €28 458. Ако служителите загубят 20% от касовите бележки за тези пътувания, това означава €68 300 загубени годишно.

Основни елементи на стратегията за управление на разходите в средния бизнес и как да ги приложите

Подобряването на управлението на разходите за компаниите от средния бизнес означава да се подготвите за растеж с всяко решение. Тази работа изисква стратегия, която може да се разраства и да се справя с нарастващата сложност на организацията. Когато усвоите основните елементи, създавате основа за последователен и устойчив напредък.

Определете цели, KPI и рамки за управление

Както при всички важни постижения, е от решаващо значение да започнете с ясни цели. Оценете настоящите ресурси, задължения, територии и инвестиции. Създайте правила, които ще защитят тези елементи. Укрепете контрола си с технологии като автоматично блокиране на карти и сигнализиране в реално време. Освен това проследявайте KPI като спазване на политиката за разходи, цикъл на възстановяване на разходите и намаляване на разходи.

Въведете анализ на разходите за няколко юридически лица и валути

С разширяването на управлението на разходите за група от дружества (в различни държави, с няколко дъщерни дружества) вашите анализи трябва да станат по-зрели. Не се ограничавайте с основното проследяване на разходите. Използвайте решение, което консолидира разходите за всички юридически лица и валути за по-добър контрол. Сравняването на резултатите, спазването на местните изисквания и ранното откриване на изключения също ще станат по-лесни.

Стартирайте безпроблемна интеграция с ERP и системи за доставки

Фрагментираните системи намаляват ефективността. Потърсете платформа за управление на разходите, която улеснява интеграцията. Например, платформа с автоматизирано двупосочно споделяне на данни с вашите ERP, HR и счетоводни системи и инструменти за доставки. Тази функция ще създаде единен източник на информация. Вашият финансов екип ще намали равняването до часове, като същевременно ще бъде готов за одит.

Използвайте точни прогнози и планиране на сценарии

Предположенията излизат скъпо. Въпреки това, 54% от бизнеса нямат данни за вземане на решения, така че персоналът работи с накъсана информаци. Използвайте прогнозни анализи и моделиране на сценарии, за да разберете и планирате бюджетите. Така ще договаряте по-добри условия и ще реагирате по-бързо.

Автоматизирайте одобренията и отчитането без тежка IT поддръжка

Автоматизацията превръща финансовите екипи от натоварени с административна работа в леко натоварени. Вашият финансов екип ще има повече време да се фокусира върху инициативи за растеж. Използвайте автоматизирано управление на служебните разходи за задачи като одобрения, събиране на данни и отчитане. (Повече за това по-късно).

Използвайте анализи, за да вземате информирани и по-бързи решения

Информацията е безсмислена без действие. Дайте на вашите бизнес лидери анализи в реално време и персонализирани табла и отчети. Тези инструменти ще им позволят да забележат тенденции и рискове много преди проблемите да се появят. Насърчавайте лидерите да тестват сценарии и да оптимизират разходите бързо, за да развиват бизнеса ви.

Укрепете работните процеси по снабдяването

Вашата верига за доставки се нуждае от автоматизация, за да остане устойчива. Тук са от жизненоважно значение най-добрите практики за приемане-плащане и доставка-плащане (P2P). Те включват внедряване на автоматизация на доставките (приемане-плащане), трипосочно засичане и видимост на разходите в реално време. Тези стъпки осигуряват на вашия финансов екип съответствие с правилата и контрол, без да се налага да наемате допълнителен персонал.
Усъвършенстваната автоматизация на фактурирането може да намали ръчните стъпки по одобряването почти наполовина. Payhawk намалява десетстепенния ръчен процес до шест стъпки с работни процеси, базирани на OCR. Резултатът е по-висока производителност, печалба и удовлетвореност на служителите.

Използвайте автоматизацията и изкуствения интелект за растеж

Изкуственият интелект все повече заема централно място в най-добрите финансови екипи в средния сегмент. Все повече финансови лидери започват да използват инструменти от типа „агент“, за да проследяват разписки, да насочват одобренията и да поддържат работата без постоянни последващи действия. Идеята е проста. Нека автоматизацията се погрижи за повтарящите се задачи, така че екипът да може да се съсредоточи върху вземането на решения.

Това, което отличава Payhawk, е начинът, по който работят тези агенти. Те са вградени директно в платформата, а не са добавени по-късно. Това поддържа данните чисти, избягва прекъсвания между системите и създава един гладък поток между доставките, разходите и плащанията. Тъй като опитът е лесен и се намира в инструментите, които хората вече използват, екипите го приемат без съпротива. По-доброто приемане води до по-добри данни, по-ясни процеси и по-голяма прозрачност в цялата организация.

AI екипът на финансовия директор, създаден от Payhawk поддържа всичко това още от първия ден. Получавате автоматизация, която расте заедно с бизнеса, и контрол, който остава последователен с разрастването на организацията.

Управление на разходите за средни бизнеси: насоки за имплементация

Имплементацията е етапът, където преминавате от планиране към действие. Следвайте тези стъпки, за да установите трайна промяна:

• Опишете текущите процеси и идентифицирайте нивото на ефикасност. Това включва различните пречки и пропуски. След това се фокусирайте над тези проблеми.
• Създайте централизиран достъп до данните за разходи. Използвайте корпоративни карти, свързани с решение за управление на служебните разходи, за да постигнете повече видимост и контрол.
• Изберете лесен за използване софтуер за управление на разходите. Тази технология трябва да включва функции за управление на разходите. Тя трябва да се вписва естествено в съществуващите ви системи и да опростява задачите. По този начин екипът ви ще прекарва по-малко време в превключване между програми.
• Автоматизирайте процеса по снабдяването и счетоводството. Елиминирайте ръчната работа и ускорете процеса по одобренията с интелигентна автоматизация. Например, съгласуване в реално време на фактури, карти и банкови транзакции.
• Ангажирайте служителите и синхронизирайте отделите в различните ваши региони. Осигурете непрекъснато обучение и ясна комуникация. Този подход ще ви помогне да поддържате ангажираността и да унифицирате процесите в различните локации, в които имате офиси.
• Подгответе почвата за лесна имплементация. Осигурете лесно въвеждане, мобилен достъп и интуитивно потребителско изживяване на всички устройства. Насърчавайте по-нататъшното внедряване с персонализирано обучение и помощ.

Най-добри практики за успех на средния пазар

Финансовите екипи, които управляват разходите на средния бизнес, успяват като следват най-добрите практики. Ето как да създадете стратегия за управление на разходите за дългосрочен успех.

• Създайте ясни политики за разходите. Изберете правила, които се прилагат в различните ви фирми, за да поддържате контрол и да намалите риска. Използвайте технологии с персонализирани функции за контрол на разходите, за да прилагате правилата на автопилот.
• Провеждайте редовни проверки. Одитът трябва да стане рутинно действие, за да откривате несъответствията навреме. Използването на автоматизирани одитни следи ще улесни тези задачи. Те също така ще намалят скъпите изненади и ще укрепят доверието в системата.
• Започнете с прозрачност и разширявайте въз основа на данни. Поставете солидна основа, като проследявате основните разходи. Развийте я с данни за показатели като времето за одобрение, разходите за транзакция и разходите по отдели. Проследявайте промените, за да поддържате темпото
• Измервайте възвръщаемостта на инвестициите. Проследявайте резултатите още от първия ден, за да демонстрирате осезаеми ползи. Поддържайте отчетите лесни за преглед, за да имате ясни данни. Повечето бизнес лидери, които отговарят за управлението на разходите в средни бизнеси, виждат напредък в първото тримесечие след въвеждането на най-добрите практики.
• Предотвратете хаоса с касовите бележки. Премахнете хартията от вашите административни процеси. Автоматизирайте качването на касови бележки и фактури и се откажете от хартиените формуляри, за да увеличите скоростта и точността на работния процес. Използвайте технологии, за да поддържате персонала в крак с разходите си. Например, вашите служители могат незабавно да сканират и качват разписки с нашата OCR камера. Известията в приложението също ще напомнят на служителите да подават липсващи касови бележки, за да се предотвратят потенциални загуби.

Чести предизвикателства при растежа (и лесно решение)

Растежът носи нови предизвикателства, но всяко препятствие е възможност за имплементация на по-иновативни решения. Често срещани проблеми са:

• Разходи извън контрол в отделите и структурите. Децентрализираните разходи могат бързо да излязат извън контрол с разрастването на компанията.
• Лошото качество на данните подкопава доверието в цифрите и може да доведе до значителни загуби. Лошите данни струват на бизнеса $12,9 милиона годишно. Този проблем често се проявява като непълни или несъответстващи счетоводни записи.
• Ограничен поглед върху глобалните операции. Когато екипите не могат да видят какво се случва в офисите в други държави, скрити рискове може да ги изненадат.
• Ограничения на бюджета, които ограничават гъвкавостта. Бързото действие без преразходване е от съществено значение за защита на растежа.
• Съответствие с местните данъчни и регулаторни изисквания. Новите региони добавят още правила, които трябва да се спазват, което повишава риска от грешки.

За да преодолеете тези предизвикателства, ще ви са необходими:

• Стандартизирани процеси
• Видимост на разходите в реално време
• Автоматизирано прилагане на правила за разходите
• Редовни проверки на данните
• Интегрирани преглед на политиките
• Автоматизирани предпазни мерки за съответствие

Как можете да постигнете всичко това с малък екип?
С помощта на платформа за управление на разходите, интегрирана с вашата ERP система, с детайлни функции за контрол на картите. Например, нашите функции за контрол дават възможност да:

• Защитите бизнеса си с помощта на карти, подходящи за еднократни или проектни разходи, които могат да се деактивират автоматично, намалявайки риска от измами и преразходи.
• Контролирате кога картите работят, например само в работно време, за да предотвратите неразрешени разходи.
• Гарантирате, че всяка транзакция отговаря на политиката за разходи на вашата компания, като ограничите използването на картите до одобрени търговци или категории търговци.
• Незабавно се адаптирате към промени във фирмената политика за разходи с възможности за персонализирани правила и работни процеси.

Бъдещето на управлението на разходите за средния бизнес

Пазарите се променят бързо и само гъвкавите финансови екипи просперират. Ето как се развива управлението на разходите за средни бизнеси:

• Изкуственият интелект и прогнозните анализи стават все по-достъпни. Тези решения вече не са само за големи компании. Сега можете да получите достъп до задълбочени анализи и да увеличите производителността и защитата си. Например, вече може да наблюдавате за подозрителни разходи с нашите инструменти с AI за мониторинг на измами.
• Интегрирани работни процеси като стандартна практика. Управлението на разходите, интегрирано с ERP системата, означава, че вече няма фрагментирани данни. Решенията и одобренията се извършват в реално време, така че екипът ви никога не губи контрол и инерция.
• Първи стъпки към устойчивост и ESG отчетност за инвеститори и партньори. Ясните и навременни ESG данни информират инвеститорите и подпомагат спазването на регулациите. Това прави отчитането за устойчивост по-бързо, надеждно и готово за одит. Дори малките промени са от значение. Например, можете автоматично да проследявате, отчитате и намалявате емисиите от обхват 3 с нашата функция за отчитане на въглеродните емисии.
• Възможност за колаборация, която не изисква тежка ИТ инфраструктура. Можете да включвате, проследявате и взаимодействате с доставчици на едно място с нашето решение за управление на доставчици.
• Финансовите агенти с изкуствен интелект, поемат административните задачи. Средните бизнеси вече използват AI асистенти за управление на рутинни финансови операции. За разлика от общите AI инструменти, нашите агенти са специализирани във финансови задачи като одитируемост и контрол на предприятието.

Лесно управление на разходите: примери от реалния свят

Екипи като вашия, които контролират управлението на разходите за средни бизнеси, растат с помощта на Payhawk. Ето няколко примера, които показват какво е възможно.

Baton Transport постигна пълна видимост над всяка транзакция и елиминира загубите при касовите бележки (Логистика)

Традиционните банкови карти и старите инструменти за фактуриране скривали разходите и забавяли отчитането. С Payhawk финансовият отдел вече контролира всяка карта, проследява фактурите на доставчиците в реално време и управлява разходите без хартия.

• Всеки член на екипа получава карта и така счетоводният екип има пълен контрол над всички транзакции.
• Финансовият отдел получава пълна прозрачност за всяка транзакция, което подобрява сигурността.
• Екипът може да наблюдава и контролира разходите незабавно.
• Служителите управляват разходите без хартия с нашето мобилно приложение, което намалява ръчното равняване и загубените разходни документи.
• Управлението на доставчиците е просто. Финансовият отдел проследява статуса на всяка фактура, задава KPI и автоматизира одобренията.

Нели Добрева, ръководител процеси и технологии в Baton, споделя:

С традиционните банкови карти ни липсваше прозрачност и контрол; сега проследяваме разходите в реално време без ръчна работа.

Прочетете цялата история

Chaos Group намали административната работа с 5 дни на месец и елиминира затрудненията при одобряването на разходи (Софтуерна разработка)

Ръчното одобряване на фактури забавяло растежа на Chaos. С Payhawk вече обработват фактурите по-бързо, предотвратяват дублирането на плащания и сравнява разходите на глобалните екипи без затруднения. Екипът сега се радва на:

• Спестяване на три до пет дни месечно за финансова администрация и намаляване на ръчното равняване
• По-бързо обработване и одобрение на фактури, предотвратяване на двойни плащания и намаляване на затрудненията
• Видимост и контрол в реално време върху карти, екипи и доставчици
• Сравнене на глобалните разходи с един клик

Петър Миков, директор счетоводство в Chaos Group, казва:

Благодарение на автоматизацията постигнахме значително подобрение в ефективността. Това от своя страна доведе до по-ниски оперативни разходи, по-висока надеждност и възможност за фокус върху стратегически инициативи.

Прочетете цялата история

FFW постигна пълна видимост на разходите и спестява часове всеки ден чрез автоматизация (Маркетинг)

Фрагментираните системи затруднявали видимостта на разходите в различните структури на FFW. С Payhawk те постигат централизиран контрол, намаляват грешките и прилагат безпроблемно политиките за разходи в различните локации, валути и юрисдикции, в които работят. Днес FFW има:

• Видимост и контрол на разходите в цялата компания в различни локации, валути и юрисдикции.
• Спестени часове всеки ден от намалената административна работа чрез автоматизация.
• По-бързи и по-точни финансови данни чрез директна интеграция със системите.
• Опростени, централизирани вериги за одобрение и по-лесно прилагане на политиките.

Красмир Ангелов, финансов мениджър за Европа и управляващ директор на FFW България, заяви:

Прозрачността, която Payhawk осигурява, ни позволява да сравняваме разходите на различните пазари незабавно.

Прочетете цялата история

Aventum спести две седмици на месец при обработката на разходите, като обедини 11 юридически лица в една система (Застрахователна индустрия)

Преди това финансовият екип се борел с таблици в своите компании в Обединеното кралство и САЩ. С Payhawk всички юридически лица вече са видими на едно място, което намалява времето за възстановяване на разходите от 45 на 5 дни и оптимизира растежа.

• Пълна видимост на 11 юридически лица и множество валути.
• Спестяване на две седмици всеки месец при обработката на разходите.
• Намаляване на времето за възстановяване на разходите от 45 на 5 дни.

Тим Грийн, ръководител на финансовата трансформация в Aventum Group, споделя:

С разрастването ни се нуждаем от системи, които могат да растат заедно с нас. Сега всички разходи влизат безпроблемно в NetSuite.

Прочетете цялата история

Често задавани въпроси

Как се различава управлението на разходите за компании с множество юридически лица?

Компаниите с множество юридически лица се нуждаят от нещо повече от автоматизирано управление на служебните разходи. Те се нуждаят и от унифицирани възможности за контрол и гъвкавост на всяка локация, на която оперират. Една система проследява разходите в различни региони, юридически лица и валути. Тази конфигурация осигурява пълна прозрачност и съответствие с правилата.

Как финансовите директори могат да намерят време и да подкрепят преминаването към модерно управление на разходите?

Финансовите директори на средни предприятия преминаха от правене на всичко към делегиране на правомощия на своите екипи и фокусиране върху стратегическото лидерство. Модерната платформа за управление на разходите им помага да правят точно това, като автоматизира ръчната работа, опростява одобренията и предоставя информация в реално време. Вместо да преследват разписки или да съгласуват сметки, финансовите екипи и финансовите директори могат да се фокусират върху формирането на стратегията на компанията, насочването на растежа и вземането на по-интелигентни финансови решения в цялата компания.

Могат ли системите за управление на разходите да се интегрират с ERP и HR платформи?

Да, водещите решения, като Payhawk, предлагат директна интеграция с ERP и HR системите. В резултат на това потребителите могат да работят с унифицирани данни, праявт по-малко ръчно въвеждане и получават по-гладко одобрение на разходите.

Как се автоматизацията се пренася, когато фирмата работи в множество региони и валути?

Автоматизираните платформи се адаптират към всяка валута или локация. Правилата, отчетите и одобренията се актуализират в реално време. Тази настройка опростява глобалното управление на разходите за средни компании.

Колко често трябва да преразглеждаме стратегиите за разходите на една средна компанмия?

Преразглеждайте стратегиите на всяко тримесечие, за да постигнете най-добри резултати. По този начин ще поддържате контрола строг и съобразен с вашия растеж.

Развивайте вашия бизнес с персонализирано управление на разходите за средни компании

Разширяването на процесите за управление на разходите в средни компании не трябва да бъде главоболие. Финансовите екипи се нуждаят от интелигентни инструменти, за да бъдат начело.

Управлението на разходите, интегрирано директно с ERP системата, ще даде яснота на хаоса. Това се случва с помощта на финансова автоматизация за финансови директори, видимост в реално време и персонализирани контроли.

Финансовите директори на средни предприятия, които автоматизират процеси, постигат по-бързо приключване на счетоводните периоди, по-ясни одити и по-точни анализи. И всичко това без допълнителен персонал. Готови ли сте да разберете как? Разгледайте платформата за управление на разходите на Payhawk или се свържете с наш експерт, който ще ви консултира безплатно.