Как Baton Transport засилиха контрола и прозрачността с Payhawk

Животът преди Payhawk

Baton е прогресивна транспортна компания, която е мотивирана от това да носи позитивна промяна и да се развива постоянно. Но доскоро управлението на техните разходи е изоставало от прогресивната им визия.

Служителите са използвали традиционни банкови карти, което оставяло счетоводния отдел без пряка видимост върху направените разходи. Освен това превеждането на средства по картите отнемало много време, а липсата на вграден контрол често водела до неефективност и блокиране на средства.

За да се установи поне някакъв контрол, новите водачи на камиони са получавали карти без наличност, а когато се наложело да направят разход, например за масло, е трябвало да се обадят на диспечер, да обяснят за какво са им нужни средствата и чак тогава да им бъдат преведени.

Отчитането на разходите също било неефективно. Нели Добрева, Ръководител Процеси и Технологии в Baton, споделя повече:

Когато шофьорите се прибираха от курс, те трябваше да донесат всички касови бележки, събрани в период от четири седмици. В резултат на това много от бележките се губеха. В допълнение, имаше и много работа за счетоводителите да засекат бележките с направените разходи.

“Всички наши служители вече имат карти Payhawk”

Като модерна компания, която се стреми да бъде водена от данни и да работи по дигитализирането на своите процеси, Baton стига до решението на Payhawk. Сред основните причини, по които правят избора, са възможностите за персонализация и гъвкавостта, които платформата носи и които екипът на транспортната компания не може да открие другаде.

С картите на Payhawk финансовият екип на Baton може да налага правила за харчене много по-лесно. Те настройват лимити по всички карти за своите служители, като имат и опция за поискване на допълнително средства през цялото денонощие. Само трябва да посочат основателна причина.

Друго успокоение е възможността за наблюдение на похарчените средства.

Мария Драганова, Специалист Процеси в Baton, споделя:

“В реално време виждаш кой какво е похарчил и при какъв търговец, дори преди да бъде качен разходен документ,” споделя Нели Добрева.

Компанията намира всички тези функции и във виртуалните карти, които Baton може да издава през Payhawk за секунди на своите служители, а след това те лесно добавят в мобилните портфейли на телефоните си. Цялото чакане за издаване е елиминирано, което улеснява всички.

Друга функция, която финансовият екип и служителите много харесват, е възможността да замразяват своите карти в случай на загуба. Преди това е трябвало да стане след връзка с администратор, а през това време съществува потенциален риск от кражба. Сега замразяването става през мобилното приложение и отнема секунди. От друга страна, финансовият екип на Baton може да замрази временно картите на служителите, когато те не са на курс и не са им нужни. Това носи на компанията допълнителна сигурност.

Но плюсовете за компанията не свършват тук:

“Интерфейсът е много лесен за използване. Когато платиш нещо, веднага получаваш разхода отчетен в приложението и можеш да качиш много лесно фактурата или касовата бележка. Елементарният за използване интерфейс на мобилното приложение е важен включително и за нашите водачи.”

Любина Илкова, Консултант Бизнес процеси, Baton

Подобрено управление на фактурите

След като се уверяват в качествата и преимуществата на Payhawk през използването на корпоративните карти и управлението на служебни разходи, Baton включват друг модул от платформата - управлението на фактури от доставчици.

Преди Payhawk, фактурите се получавали от счетоводителите в споделени пощенски кутии като това правело невъзможно да се проследи процеса по тяхното обработване.

Нели Добрева обяснява: “Вече може да видим всичко за една фактура - колко дни е била в етап Преглед, колко дни е била на етап Одобрение, като така можем да си поставим КPIs, които да следим.”

Ако преди е отнемало време фактурата да отиде при правилния човек за одобрение, сега счетоводителят просто избира съответният разходен център от менюто в платформата и това задейства нужният процес на одобрение.

С всичко това идва и повишаване на прозрачността - ясно е какво е получил твоят разходен център, както и кой колко се е забавил при обработването на фактурите. “Всеки, който има нужният достъп, може да прегледа таблото в Payhawk и да види колко фактури висят на определена стъпка, коя е най-старата, при кой е, защо не си е изпълнил задачата.”

“Винаги срещаме разбиране от екипа на Payhawk”

Казвали сме го и преди: всеки в Payhawk работи и като Customer Success. Работата ни с Baton го потвърждава още веднъж.

“Това, което забелязахме при Payhawk още в самото начало, е че когато се подаде обратна връзка към екипа, ние винаги срещаме разбиране и получаваме подкрепа. Имаме увереност, че нашата обратна връзка ще бъде адресирана и ще бъде включена в плана за разработване. Нашата обратна връзка дори се търси много активно, за да може да се подобри продуктът. Вече имаме случаи, при които функции са били добавяни на база нашата обратна връзка.”

Нели Добрева, Ръководител Процеси и Технологии, Baton

Служителите на Baton използват активно чат опцията на Payhawk като от нея се възползват и водачите на компанията, за да задават всички въпроси относно използването на картите и платформата, които имат.

Екипът на Baton се възползва и от услугите на мениджър по имплементацията, особено когато добавят управление на група от дружества, а освен това имат редовни срещи с личния им Customer Success мениджър.

Какво научи Baton от работата си с Payhawk

Едно от нещата, които финансовият екип научава от работата си с нашия продукт е нуждата от дефинирането на ясна структура от разходни центрове. Преди имплементацията на Payhawk такава не съществува, но след като я създават и вкарват в платформата за управление на разходите, те вече правят процеса по отчитане много по-ефективен.

Друг извод, до който екипът стига е нуждата от поръчки за покупка, което е модул на Payhawk, който Baton ще интегрира в бъдеще.

Смятате ли, че и вашата компания може да подобри своите процеси по контрол на разходите, отчитането и управлението на фактури? Може да разберете как Payhawk ще ви помогне с това като си запазите среща с наш експерт ето тук.