Екипът на Donna приключва месеца по-бързо и намалява разходите за международни плащания с Payhawk

Donna е проактивен AI асистент, с чиято помощ търговските екипи от Dealside BV, работещи на терен, намаляват времето, прекарано в административни дейности, и сключват повече сделки. Компанията се разраства бързо между 2024 и 2025 г., но на фона на ускорения растеж не успява да смогне с финансовите операции. Разходите им тогава минават през традиционни банкови карти Mastercard и процеси, включващи Excel и имейл, фактурите от доставчици минават през отделен инструмент за предварителна счетоводна обработка, преди да стигнат до Exact Online, а международните плащания към доставчици със седалище в САЩ се осъществяват чрез ръчни банкови преводи, костващи на компанията по 28 евро на трансакция.

Екипът успява да измери практическата цена на всичко това и знае, че процесът може да се подобри. До този момент служителите снимат разходните документи и ги изпращат в споделена входяща кутия, където някой ръчно препраща всеки един от тях към инструмента за предварителна счетоводна обработка. Поради липсата на пряка интеграция между този инструмент и Exact Online после на външния счетоводител му отнема от шест до осем часа да прегледа резултатите от оптичното разпознаване на изображенията, да поправи категориите и да извърши равняването на трансакциите на ръка.

Целият този накъсан процес съществено затруднява и контрола върху плащанията към доставчиците. Неведнъж се случва екипът да не забележи някоя дублирана фактура, тъй като няма система, която да проследява дали дадена сметка вече е била платена.

На всичкото отгоре финансовият екип в Donna няма консолидиран поглед върху всичките абонаменти за различни SaaS продукти при нарастващата си база от доставчици, което означава, че неочакваните увеличения в цените от месец до месец могат да останат незабелязани.

Тъй като Donna активно продължава да се разраства и разширява, става ясно, че съществуващото решение няма да бъде достатъчно. Днес финансовият екип на Donna използва Payhawk, за да издава корпоративни карти на служителите, и използва мобилното приложение Payhawk вместо основаващия се на препращане на имейли работен процес. Служителите сканират разходните документи при самата покупка, платформата автоматично съпоставя категориите с кодовете в главната книга в Exact Online и автоматично блокира подадените заявки без прикачен разходен документ.

Когато става дума за фактурите от доставчици, модулът за задължения към доставчиците в Payhawk проверява за дублиращи се документи и премахва голяма част от ръчната работа при обработката и одобряването. Мениджърите на категории дават възможност на финансовия екип да изгражда процеси на одобрение, без да се очаква всеки одобряващ да разбира счетоводната организация.

Чрез раздела за преглед на средствата пък Ваутер получава ясна представа за наличните баланси на компанията. Той използва опциите за 7-дневен и 14-дневен изглед, за да планира предстоящите парични нужди и да захрани основната сметка, преди балансът ѝ да се изчерпи.

Предимството на Agent Fetch: по-малко липсващи разходни документи и по-бързо приключване на месеца

Ако има една функция, която е променила начина, по който финансовият екип на Donna се чувства по отношение на приключванията, то това е Agent Fetch. AI агентът събира разходните документи и фактурите директно от доставчиците на абонаментите, като по този начин преодолява проблема, който никога не остава напълно решен с издирване на ръка.

Откакто започва да използва Payhawk, екипът си възвръща 50-те часа на месец, които преди прекарва в събиране и препращане на разходни документи. С автоматичното блокиране в момента на подаването и с автоматичното публикуване на трансакциите при одобрение чрез интеграцията с Exact Online ролята на финансовия екип се променя – вместо ръчно да въвеждат данни и да проверяват информацията от оптичното разчитане, служителите вече само преглеждат крайния резултат.

Автоматизираната обработка на фактури и процесите за одобрение спестяват на екипа още 15–20 часа на месец. Проверките за дублирани плащания добавят повече контрол, а автоматичното пренасочване придвиждва фактурите, без да се налага финансовият екип да преследва всеки одобряващ.

Функцията Agent Fetch е намалила работата по приключването на абонаментните плащания в края на месецa с 40 – 50%. А прегледът на абонаментите помага на екипа и да проследи регулярните плащания и да забележи евентуалните промени, без да проверява всеки доставчик по отделно.

Планирането на паричните средства също е станало по-предвидимо. Финансовият екип може да види какви ще са необходимите средства за следващите 7 или 14 дни и да прехвърли средства, преди да е станало спешно.

А цената от 28 евро за всеки международен превод, която е била съществен допълнителен разход при по-малките фактури, вече е заместена с директни плащания чрез USD портфейл.

След като MCP сървърът вече е част от набора от инструменти, с които работи ежедневно, екипът на Donna не спира да намира нови начини да прилага AI във финансовите си операции.