Donna agiliza el cierre contable y reduce los costes de los pagos internacionales con Payhawk

Donna es un asistente proactivo de IA para equipos comerciales de campo, desarrollado por Dealside BV, que ayuda a los vendedores a dedicar menos tiempo a tareas administrativas y cerrar más ventas. La empresa experimentó un rápido crecimiento entre 2024 y 2025, pero sus procesos financieros no evolucionaron al mismo tiempo. Los gastos se gestionaban mediante tarjetas bancarias Mastercard tradicionales y un sistema basado en Excel y correos electrónicos. Las facturas de proveedores pasaban por una herramienta de precontabilidad independiente antes de llegar a Exact Online, mientras que los pagos internacionales a proveedores estadounidenses se realizaban mediante transferencias bancarias manuales, con un coste de 28€ por operación.

Las consecuencias de esta forma de trabajar eran cuantificables y el equipo sabía que tenía que haber una solución mejor. Los empleados fotografiaban los recibos y los enviaban a una bandeja de entrada compartida, desde donde otra persona tenía que reenviarlos manualmente a la herramienta de preprocesamiento contable. Como esta herramienta no estaba integrada directamente con Exact Online, el contable externo dedicaba entre seis y ocho horas adicionales a comprobar los resultados del OCR, corregir las categorías y conciliar las transacciones manualmente.

Esta falta de integración también dificultaba el control de los pagos a proveedores. En más de una ocasión se llegaron a pagar facturas duplicadas, ya que no existía ningún sistema que detectara si una factura ya se había abonado.

Además, el equipo financiero de Donna no disponía de una visión consolidada de las suscripciones SaaS de su creciente cartera de proveedores, por lo que los aumentos inesperados de precios podían pasar desapercibidos de un mes a otro.

A medida que la empresa crecía y se expandía, sus herramientas dejaron de dar abasto, así que el equipo empezó a comparar soluciones en el mercado.

Ahora, el equipo financiero de Donna utiliza Payhawk para emitir tarjetas corporativas a los empleados y ha sustituido el antiguo sistema de envío y reenvío de correos electrónicos por la aplicación móvil de Payhawk. Los empleados escanean los recibos en el momento de la compra, la plataforma asigna automáticamente las categorías a los códigos del libro mayor de Exact Online y bloquea el envío de los gastos que no tengan un justificante adjunto.

En cuanto a las facturas de proveedores, el módulo de Cuentas por pagar de Payhawk detecta posibles duplicados y elimina gran parte del trabajo manual asociado a su procesamiento y aprobación. Gracias a los responsables de categoría, el equipo financiero puede configurar flujos de aprobación sin necesidad de que todas las personas encargadas de aprobar los gastos conozcan los detalles de la configuración contable.

Por su parte, la sección Fondos ofrece a Wouter una visión clara de los saldos disponibles de la empresa. Utiliza las vistas de 7 y 14 días para anticiparse a las necesidades de liquidez y añadir fondos a la cuenta principal antes de que el saldo sea demasiado bajo.

La ventaja de la Recuperación mediante agente: menos justificantes pendientes y cierres de mes más rápidos

Si hay una función que ha cambiado la forma en que el equipo financiero de Donna afronta el cierre de mes, esa es la Recuperación mediante agente. Este agente de IA se encarga de recopilar directamente los recibos y las facturas de los proveedores de suscripciones, solucionando un problema que los constantes recordatorios y seguimientos manuales nunca habían conseguido resolver del todo.

Desde que empezó a utilizar Payhawk, el equipo ha recuperado las 50 horas mensuales que antes dedicaba a recopilar y reenviar recibos. Gracias al bloqueo automático de los gastos que no cumplen los requisitos en el momento de su presentación y a la integración con Exact Online, que contabiliza automáticamente las transacciones una vez aprobadas, el equipo financiero ha dejado atrás la introducción manual de datos y la verificación mediante OCR para centrarse exclusivamente en la revisión.

La automatización del procesamiento de facturas y los flujos de aprobación permiten ahorrar otras 15-20 horas al mes. Los controles para evitar pagos duplicados aportan mayor seguridad, mientras que el envío automático de las facturas a los responsables correspondientes agiliza el proceso sin que el equipo financiero tenga que estar pendiente de reclamar cada aprobación.

El Agente Fetch ha reducido entre un 40% y un 50% el trabajo relacionado con las suscripciones durante el cierre de mes de Donna. Además, la vista general de suscripciones permite al equipo controlar los cargos recurrentes y detectar cualquier cambio sin tener que consultar a cada proveedor por separado.

La planificación de tesorería también es ahora más predecible. El equipo financiero puede anticipar las necesidades de fondos de los próximos 7 o 14 días y transferir dinero antes de que sea urgente.

Por otro lado, el coste de 28€ por transferencia internacional, que suponía un gasto considerable para las facturas de importes reducidos, ha desaparecido gracias a los pagos directos desde la cartera en USD.

Y ahora que el servidor MCP forma parte de sus herramientas de trabajo habituales, Donna sigue descubriendo nuevas formas de aprovechar la IA para optimizar sus operaciones financieras.