AllPoints Fibre Networks consolida la gestión de gastos con Payhawk

AllPoints Fibre Networks es un proveedor mayorista nacional de fibra óptica del Reino Unido, creado en 2023 a partir de la fusión de cuatro proveedores de servicios de Internet (ISP) con integración vertical.

Tras la fusión, la empresa consolidó las cinco entidades anteriores en dos entidades operativas y adoptó Oracle NetSuite como única fuente de información financiera.

Sin embargo, las herramientas de gestión de gastos heredadas presentaban un panorama muy distinto: SAP Concur para los gastos, ZoneCapture como complemento de OCR para NetSuite, dos tarjetas de crédito corporativas compartidas de NatWest y flujos de aprobación de órdenes de compra gestionados directamente en NetSuite.

El resultado era una clara desconexión entre las distintas herramientas, con problemas concentrados principalmente en tres áreas. En primer lugar, unos 30 responsables de aprobación disponían cada uno de una licencia completa de NetSuite únicamente para aprobar órdenes de compra. Además, no existía ninguna función de delegación para cubrir periodos de vacaciones ni la posibilidad de asignar la responsabilidad sobre los presupuestos de cada departamento en el momento de la aprobación.

En segundo lugar, Concur no estaba integrado con NetSuite, por lo que el equipo financiero tenía que dedicar entre dos y tres horas cada semana a cargar manualmente los archivos de gastos de un sistema a otro. Además, los controles de las políticas de Concur se limitaban a mostrar simples avisos, en lugar de garantizar su cumplimiento.

Por último, el uso de dos tarjetas compartidas de NatWest obligaba al equipo financiero a perseguir constantemente los recibos, mientras que la categorización y la conciliación se acumulaban con retraso en NetSuite y la visibilidad sobre los gastos era prácticamente nula.

Con los equipos de Finanzas y Compras de acuerdo en que las herramientas existentes no podrían acompañar al crecimiento de la empresa, AllPoints Fibre Networks puso en marcha un proceso formal de RFP. Tras preseleccionar a ocho proveedores e implicar a los equipos de Finanzas, Compras y TI, además de responsables de otras áreas, la empresa acabó eligiendo Payhawk.

Este es un resumen de su transformación:

• Las órdenes de compra dejaron de gestionarse en NetSuite y pasaron a Payhawk, con flujos de aprobación multinivel definidos según el importe, el departamento, el proveedor y la categoría. Así, se aplica de forma estricta la regla "sin orden de compra, no hay pago" y los responsables de aprobación ya no necesitan disponer de una licencia de NetSuite.
• Las facturas de proveedores empezaron a recibirse a través del buzón de recibos, donde se capturaban mediante OCR y se sometían a una conciliación triple automática con la orden de compra correspondiente. Esto permitió sustituir ZoneCapture y eliminar las tareas de seguimiento manual.
• Las dos tarjetas compartidas de NatWest se sustituyeron inicialmente por diez tarjetas individuales de Payhawk, físicas y virtuales, con reglas de captura de recibos y bloqueo automático configuradas directamente en las tarjetas.
• Concur se sustituyó por completo por el flujo nativo de reembolsos de Payhawk, conectado directamente con NetSuite e HiBob para sincronizar automáticamente los datos bancarios y los centros de coste.

¿El resultado? Los responsables de presupuesto ahora pueden consultar en tiempo real el gasto comprometido de las órdenes de compra abiertas, y no solo las facturas ya pagadas. Además, la integración con NetSuite abarca segmentos personalizados, campos de líneas de transacción, departamentos, calendarios de amortización y mucho más, lo que permite disponer de una única fuente de información fiable.

Uno de los primeros resultados fue retirar de la matriz de aprobación unas 30 licencias completas de NetSuite y sustituirlas por licencias de Payhawk, lo que supuso un ahorro considerable.

Además, la captura de recibos en todo el equipo ha alcanzado el 100 % y ahora todos los gastos se gestionan mediante tarjetas corporativas individuales, en lugar de cuentas compartidas. Esto proporciona al equipo financiero una visibilidad sobre los gastos que la configuración de NatWest nunca ha podido ofrecer.

Y como las políticas se aplican directamente a nivel de tarjeta y de flujo de aprobación, en lugar de depender de simples avisos, el equipo de Cuentas por Pagar ya no tiene que revisar manualmente cada gasto para comprobar que cumple las políticas. También se han eliminado las dos o tres horas semanales que se dedicaban a cargar manualmente los datos de Concur en NetSuite.

Pero eso no es todo. A mediados de 2026, el equipo de AllPoints Fibre Networks también puso en marcha el AI Payments Agent y el AI Procurement Agent de Payhawk, y ya tenía a 12 responsables de presupuesto listos para empezar a utilizar el módulo Presupuestos.

Asimismo, han activado el seguimiento de órdenes de compra y la supervisión de suscripciones,y han creado un modelo operativo de compras y finanzas basado en procesos formales de "procure-to-purchase" y "purchase-to-pay". El resultado es un flujo sólido que garantiza el cumplimiento de las políticas en cada paso.

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