Cómo MAN ha simplificado la gestión de gastos y reducido costes en un 85%
MAN Truck & Bus UK, parte del Grupo Volkswagen, vende alrededor de 10.000 vehículos al año en Reino Unido. Con delegaciones repartidas por todo el país y equipos (incluidos aprendices) que se desplazan con frecuencia entre sedes, la gestión de los gastos forma parte del día a día del negocio. Para el equipo financiero, esto convierte los reembolsos en una pieza clave para mantener el control, contener costes y garantizar un trato justo en una organización distribuida.
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Empleados en la sede
Empezó con Payhawk
El reto: un proceso de gastos lento y frustrante
Antes de Payhawk, los gastos con tarjetas corporativas en MAN Truck & Bus UK se gestionaban con un sistema poco ágil y caro. Presentar un gasto llevaba tiempo y los reembolsos se alargaban, algo especialmente complicado para los aprendices que daban sus primeros pasos en la empresa.
El Director de Compras, Mark Cowley, sabía que había margen de mejora:
El sistema de gastos que teníamos era bastante engorroso y hacía que los reembolsos tardaran demasiado en llegar.
Los equipos de taller lo vivían de primera mano. Mark Gowler, responsable de la delegación de Bristol, cuyo equipo se desplaza con frecuencia entre ubicaciones, describía el proceso anterior como lento y poco intuitivo. Cada gasto añadía fricción y cada retraso obligaba a los aprendices a adelantar dinero de su propio bolsillo.
Pero el problema iba más allá de la experiencia del empleado. El proceso de gastos debía integrarse bien en el modelo operativo de Finance, aportando control, reduciendo riesgos y siendo fácil de escalar en todas las delegaciones.
La solución: una única plataforma, pensada para el móvil y más justa para los empleados
MAN Truck & Bus UK llegó a Payhawk a través de un proceso formal de licitación. Para Mark Cowley, la decisión no se basó solo en el precio, sino en el valor total que ofrecía la solución:
No busco únicamente el precio más bajo, sino la mejor combinación de coste, calidad y servicio.
El impacto se notó desde el primer momento:
Al cambiar a Payhawk, conseguimos reducir el coste en un 85 %. Y, además, hicimos la vida mucho más fácil a todo el mundo.
Con Payhawk, presentar gastos pasó a ser un proceso sencillo. Los empleados utilizan la app móvil para hacer una foto al recibo, enviar el gasto al instante y recibir el reembolso con rapidez, sin papeleo ni persecuciones para conseguir aprobaciones.
El cambio también resolvió un problema importante para Finance. Antes, muchos aprendices tenían que adelantar el pago de viajes o alojamiento y esperar después al reembolso. El Finance Director, Richard von Braunschweig, lo explica así:
Antes de Payhawk, nuestros aprendices tenían que pagar de su bolsillo billetes, desplazamientos o estancias en hoteles.
Con Payhawk, ese riesgo desapareció. Ahora, los responsables utilizan tarjetas virtuales para cubrir por adelantado los gastos de viaje y alojamiento. Así, los aprendices pueden centrarse en aprender, sin preocuparse por adelantar dinero. Como señala Mark Gowler:
Todos los aprendices que utilizan Payhawk encuentran el sistema muy fácil de usar y agradecen poder recibir los reembolsos rápidamente.
Los resultados: menos costes, menos carga administrativa y más control
Al estandarizar los procesos de gasto, MAN Truck & Bus UK consiguió reducir costes, simplificar la operativa y ofrecer una experiencia mucho más coherente a empleados y responsables.
Desde la implantación de Payhawk, los beneficios han sido claros:
- Procesos de gasto más rápidos y sencillos
- Reembolsos ágiles, sin intercambios innecesarios
- Los aprendices ya no tienen que adelantar dinero
- Menos tiempo dedicado a tareas administrativas por parte de los responsables
- El área de Procurement redujo costes en un 85 %
- Finanzas trabaja con un proceso más simple y fiable
Para MAN Truck & Bus UK, Payhawk no fue solo un cambio de herramienta. Supuso eliminar fricciones, reducir costes y crear una forma más justa y eficiente de gestionar los gastos en toda la organización. En empresas distribuidas, la gestión de gastos suele ser uno de los caminos más rápidos para simplificar la operativa diaria sin perder control financiero.
Como resume Mark Cowley:
La funcionalidad es muy sencilla y el tiempo que se ahorra marca la diferencia. Es una forma más inteligente de trabajar.
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