Cómo consigue Girteka controlar en tiempo real los gastos de una flota de 10 000 conductores

Acerca de Girteka

Girteka es la mayor empresa de logística de Europa con flota propia y tiene su sede en Vilna, Lituania. Con una plantilla de más de 15 000 empleados, una flota de 6500 camiones y más de 10 000 conductores, Girteka transporta mercancías por toda Europa y conecta las cadenas de suministro desde los países bálticos hasta Europa Occidental, el Reino Unido y los países nórdicos. Su envergadura la convierte en un referente de las operaciones logísticas europeas de larga distancia.

Los conductores incurren habitualmente en gastos operativos durante sus trayectos, como aparcamiento, peajes, pequeñas reparaciones y otros gastos relacionados con el viaje. Antes de Payhawk, los gastos de los conductores se gestionaban mediante una combinación de anticipos, reembolsos y conciliación de recibos en papel.

A medida que aumentaba el volumen de transacciones, surgió la oportunidad de seguir automatizando la conciliación, mejorar la visibilidad y reducir las tareas administrativas manuales.

Con más de 10 000 conductores que trabajan por toda Europa, incluso los procesos de gastos más habituales implicaban un volumen considerable de transacciones. Por tanto, la prioridad era reducir el trabajo manual, mejorar la visibilidad de las operaciones en tiempo real y agilizar el proceso tanto para los conductores como para los equipos de Finanzas, sin renunciar a una visibilidad y un control claros.

A medida que las operaciones de Girteka crecían por toda Europa, la empresa vio una oportunidad para simplificar y estandarizar aún más la gestión de los gastos de sus conductores.

El equipo evaluó decenas de bancos y plataformas especializadas en gestión de gastos según una serie de criterios predefinidos, como la facilidad para emitir tarjetas virtuales y físicas, los controles y límites de gasto, la captura automatizada de recibos, las funciones de generación de informes, las integraciones contables y mediante API y la posibilidad de que los conductores solicitaran fondos adicionales y los responsables pudieran aprobarlos directamente desde la aplicación. Varias alternativas ofrecían buenos resultados en determinados aspectos, pero presentaban carencias en otros.

Para Girteka, la decisión final se redujo a cuatro pilares: eficiencia, escalabilidad, rapidez y trazabilidad. Payhawk fue la solución elegida por reunir todos estos elementos en una única plataforma: disponibilidad de tarjetas en tiempo real, políticas y controles de gasto, escaneo automático de recibos y un flujo integrado en la aplicación para solicitar y aprobar fondos.

Actualmente, alrededor del 99 % de los conductores de Girteka disponen de una tarjeta de Payhawk, que se activa cuando comienzan un trayecto. Si surgen gastos adicionales o imprevistos durante el viaje, los conductores pueden enviar una solicitud directamente desde la aplicación mediante un diseñador de flujos de aprobación. El responsable de Transporte correspondiente revisa la solicitud y, una vez aprobada, los fondos necesarios pueden ponerse a disposición del conductor casi de inmediato.

En el ámbito de Finanzas, la integración contable actual permite a los equipos de Girteka trabajar directamente en Payhawk, mientras los datos de las transacciones permanecen conectados entre los distintos sistemas internos de la empresa. De este modo, Girteka obtiene una mayor visibilidad, trazabilidad y control sobre los gastos de sus conductores.

Una de las ventajas más evidentes es la posibilidad de gestionar los gastos relacionados con los conductores de forma más rápida y coherente en operaciones de gran escala en toda Europa. Por ejemplo, cuando un conductor se encuentra con un gasto imprevisto durante un trayecto, las solicitudes, aprobaciones y transacciones siguen un proceso claro que permite a los equipos responder con rapidez sin perder visibilidad ni control.

Con Payhawk, cada transacción se registra en el momento en que se produce, lo que ofrece una visión clara y en tiempo real de los gastos y ayuda a los equipos de Transporte y Finanzas a tomar decisiones fundamentadas.

Esta automatización también se extiende a la contabilidad. La tecnología OCR captura automáticamente la mayoría de los datos de los recibos, lo que agiliza el proceso de conciliación y permite al equipo de Finanzas dedicar más tiempo a actividades de mayor valor para el negocio.

La atención al cliente también ha demostrado ser rápida y eficaz, con una experiencia que destaca frente a los modelos de otros proveedores SaaS basados únicamente en el correo electrónico, el chat y el teléfono. Más allá de estas mejoras operativas, uno de los efectos más importantes ha sido el impulso al rendimiento de la empresa: los conductores disponen de medios de pago con controles definidos sin renunciar a una supervisión completa, mientras que los equipos de toda la organización pueden operar a gran escala con un enfoque moderno y eficiente.