Introducción de facturas automática al ERP con tecnología OCR

La gestión manual de facturas está llena de pequeños fallos inevitables. Y esos errores acaban generando datos poco fiables, procesos lentos y decisiones financieras que se toman con menos información de la que deberían.

La buena noticia es que la IA ya está transformando el back office, y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es solo el primer paso. Con tecnología avanzada, el OCR de Payhawk extrae al instante todos los datos clave de cada factura, lo que acelera el procesamiento, reduce errores y libera tiempo del equipo financiero.

Y esto es solo el comienzo. Como la IA es la base de todo lo que desarrollamos en Payhawk, vienen automatizaciones aún más potentes. Aquí te contamos cómo.

Cómo funciona el OCR de Payhawk en el procesamiento de facturas

Entonces, ¿cómo funciona realmente? El OCR mejora la precisión del procesamiento de facturas en distintos formatos gracias a técnicas de machine learning que analizan e interpretan los datos con cada vez más fiabilidad.

En resumen, ofrece:

• Soporte multilingüe. Nuestro OCR reconoce facturas en más de 65 idiomas, incluidos alfabetos como el cirílico. Así puedes gestionar facturas de todas tus entidades sin traducciones ni pasos extra.
• Extracción de datos con IA. Nuestro OCR con inteligencia artificial lee y extrae todos los datos clave de la factura y del proveedor, lo que permite una categorización totalmente automática, hasta el último campo personalizado. Sin esfuerzo manual y sin riesgo de registrar duplicados.
• Subida sencilla mediante drag-and-drop. Arrastra tus facturas a la plataforma o utiliza un buzón inteligente para capturarlas directamente desde el correo. ¿Quieres ir aún más rápido? Usa la carga masiva.
• Algoritmos de machine learning. Payhawk OCR rellena automáticamente los datos de las facturas basándose en entradas anteriores y en las reglas que definas. Aprende con cada interacción, por lo que su precisión mejora continuamente.
• Categorización automática. Nuestro sistema distingue de forma autónoma entre facturas y recibos y los clasifica donde corresponde. Así eliminas tareas manuales desde el principio.
• Automatización dinámica de datos. Además de separar documentos, la IA aplica reglas a nivel de campo. Por ejemplo, puedes definir que todos los gastos de Apple se sugieran automáticamente como "Material de IT". Lo configuras una vez, y cada factura nueva sigue la misma lógica.

El proceso de extracción de datos

La extracción de datos de una factura sigue cinco pasos:

1. Captura del documento. Los usuarios pueden subir documentos desde la app móvil de Payhawk (haciendo una foto con nuestra cámara con IA) o enviarlos a un buzón inteligente.
2. Reconocimiento de texto. El OCR convierte la imagen o el PDF en texto legible por máquina.
3. Extracción de información. El sistema identifica y extrae datos clave como:
   • Nombre del proveedor
   • Fecha
   • Fecha de vencimiento
   • País
   • NIF/VAT
   • Importe
   • Importe del IVA
4. Relleno automático de campos. La información extraída se completa automáticamente en los campos correspondientes.
5. Generación del informe de gasto. El sistema crea informes de gasto automáticos basados en los datos capturados.

Así, tu equipo recibe facturas limpias, precisas y listas para contabilizar, sin cuellos de botella ni errores manuales.

Siete ventajas de usar el OCR de Payhawk para procesar facturas

Incorporar OCR al proceso de facturación aporta mejoras claras y medibles. A continuación, te contamos siete razones de peso para apostar por el OCR de Payhawk.

1. Procesos más sencillos y rápidos

La introducción manual de datos consume tiempo y recursos. Con OCR, el procesamiento de facturas se agiliza de manera notable, reduciendo los ciclos de pago y permitiendo gestionar mayores volúmenes sin complicaciones.
Los datos se extraen automáticamente: solo tienes que arrastrar y soltar la factura en la plataforma y listo.

2. Mayor precisión en los datos

El 89 % de los CFO toman decisiones clave basándose en datos inexactos. Con OCR, la información gana fiabilidad y se reducen los errores típicos de la introducción manual, como transcripciones incorrectas o duplicados.
Además, el sistema detecta discrepancias entre cargos bancarios y facturas, así como facturas repetidas, garantizando pagos precisos y registros consistentes.

3. Doble o Triple conciliación automática

Una de las grandes ventajas del OCR de Payhawk es la conciliación automática de pedidos, facturas y albaranes. El sistema cruza la información al instante y alerta sobre diferencias de precio o cantidad.
De este modo, se evitan errores costosos, se asegura la precisión de las compras y se detectan incidencias antes de emitir pagos.

4. Ahorro de costes

Al reducir los procesos manuales, también se disminuyen los costes operativos. El tiempo que antes se dedicaba a introducir datos ahora se puede invertir en tareas de mayor valor, como previsiones o planificación presupuestaria. Además, al procesar las facturas más rápido, se evitan recargos por pagos atrasados y se pueden aprovechar descuentos por pronto pago.

5. Datos accesibles al instante

Una vez digitalizadas con OCR, las facturas se vuelven totalmente buscables y accesibles para todo el equipo. Esto permite generar informes en segundos, analizar patrones de gasto y tener una visión clara del rendimiento de los proveedores.

6. Mayor cumplimiento y trazabilidad

Digitalizar facturas garantiza un rastro claro para auditorías y reduce el riesgo de fraude. El OCR sincroniza los datos en tiempo real, lo que facilita detectar incidencias y asegura que la información se capture de manera precisa y consistente.

7. Flujos de trabajo más ágiles

Automatizar las tareas más pesadas del proceso libera tiempo al equipo financiero y agiliza la operativa. Menos tareas manuales significa más capacidad para centrarse en la estrategia y en la toma de decisiones, haciendo que la gestión de facturas sea realmente eficiente.

Menos errores, más control

Mindquest (antes Club Freelance) sufría problemas de seguimiento y conciliación de pagos. Por eso, recurrieron a Payhawk para simplificar la gestión financiera.

Alessandro Lupo, Director Financiero, lo resume así:

La app de Payhawk es muy intuitiva. Al equipo le encanta porque es fácil de usar. Hemos reducido los errores desde que el OCR captura automáticamente los datos del recibo en cuanto se sube. Solo tienen que elegir la categoría correcta y listo.

OCR en facturación: imprescindible para trabajar con datos fiables

Integrar OCR significa reducir errores, mejorar la accesibilidad de la información y aumentar la eficiencia del equipo.
Con esta tecnología, podrás trabajar con datos fiables, tomar decisiones con rapidez y optimizar la gestión del gasto.

Habla con un experto y descubre cómo Payhawk, con app móvil para la gestión y el control de gastos (con OCR integrado), puede ayudarte a ahorrar tiempo, controlar costes y disponer de información precisa al instante.